Gmail, едно от приложенията на G Suite , предлага сравнително прост интерфейс на повърхността, но копайте малко по-дълбоко и виждате, че приложението има по-дълбока страна – страницата с настройки и привидно безкрайното му предлагане на опции, конфигурации и персонализации. Там има много неща.
Да, разбира се, много от настройките трябва да бъдат обозначени само за маниаци. Въпреки това, има истинска съкровищница от налични настройки, които всъщност са полезни в реалния свят и могат да ви помогнат да бъдете по-продуктивни, по-ефективни, по-здрави, по-богати и по-мъдри. (Е, може би не последните три; но никога не се знае!)
Направете обиколка на десет изключително полезни и практични настройки на Gmail, свързани с двете основни задачи на Gmail: изпращане на съобщения и четене на съобщения. Пригответе се да бъдете изумени!
Изпращането на имейл изглежда толкова просто нещо: щракнете върху „Създаване“, вмъкнете адрес или три, създавате бърза тема, напишете самото съобщение и след това щракнете върху Изпращане. Какво повече може да се каже за такава проста процедура?
Е, доста, както се оказва. Gmail всъщност идва с доста настройки, които могат да направят изпращането на неща още по-полезно. Този раздел ви превежда през половин дузина (минус една) настройки и функции, които ще искате да добавите към вашия инструментариум за изпращане.
Изпращане на съобщение като обикновен текст
Можете да използвате един от двата режима на съобщения, когато изпращате имейл:
Каква е ползата от този режим на обикновен текст? В днешно време е рядкост, но все още има някои много стари или много прости програми за електронна поща, които се задавят, когато се сблъскат с богат текст. Ако изпратите имейл с богат текст на някого и този човек се оплаква, че текстът ви е просто бутон от неразбираеми символи, трябва да изпратите съобщението си отново, като използвате режим на обикновен текст. Ето как се прави:
Създайте, адресирайте и съставете своя имейл.
Щракнете върху Още опции. Още опции са трите вертикални точки близо до долния десен ъгъл на прозореца за ново съобщение. (Посочено е на фигурата.)
От менюто, което се показва, щракнете, за да изберете Режим на обикновен текст. Gmail добавя отметка отляво на командата, както е показано. Gmail също така премахва цялото форматиране от текста на вашето съобщение.
Когато изберете командата Режим на обикновен текст, Gmail премахва цялото ви съществуващо форматиране на текст и го изхвърля. Може да си помислите, че изключването на режима на обикновен текст ще възстанови предишното ви форматиране, но не, това не се случва. Ето защо, ако имате сложно форматирано съобщение, помислете два пъти, преди да включите командата Режим на обикновен текст.
Щракнете върху Изпращане. Gmail изпраща вашето съобщение в обикновен текст.
За да изпратите съобщението си без текстово форматиране, изберете опцията Режим на обикновен текст.
Задаване на поведението на отговор по подразбиране
Както ще научите малко по-късно в тази глава, когато отворите съобщение, Gmail предлага бутон за отговор, върху който щракнете, за да изпратите отговор на лицето, изпратило съобщението. Ако съобщението е изпратено до двама или повече души и искате да изпратите отговора си на всички, трябва да щракнете върху бутона Още и след това да щракнете върху Отговор на всички.
Много хора откриват, че използват „Отговор на всички“ по-често от „Отговор“, така че допълнителното щракване върху бутона „Още“ става малко притеснително. За щастие можете да помолите Gmail да превключи нещата и да направи бутона „Отговор на всички“ по подразбиране и да направи „Отговор“ бутона, до който имате достъп, като първо щракнете върху „Още“. Ето как:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
За настройката за поведение на отговор по подразбиране щракнете върху бутона за избор Отговор на всички, както е показано. За да се върнете към отговора по подразбиране, щракнете върху радио бутона Отговор.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Щракнете върху бутона за избор Отговор на всички, за да направите тази команда поведение на отговор по подразбиране на Gmail.
Отговаряне и архивиране с един замах
Архивирането на съобщение — преместването на съобщението в папката „Всичка поща“ на Gmail — е афера в 2 стъпки:
Щракнете върху Отговор, за да изпратите отговор до подателя на съобщението.
Щракнете върху Архив, за да преместите полученото съобщение в папката Цяла поща.
Ако откриете, че изпълнявате тези две стъпки отново и отново, можете бързо да накарате Gmail да ги комбинира в една стъпка:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
За настройката „Изпращане и архивиране“ щракнете върху бутона „Показване на бутона „Изпращане и архивиране““ в радио бутона „Отговор“. За да се върнете към поведението по подразбиране, щракнете върху бутона Скриване на „Изпращане и архивиране“ в радио бутона „Отговор“.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Сега, когато щракнете върху Отговор или Отговор на всички, полученият прозорец със съобщение, който се показва, включва както бутон Изпращане (този отдясно), така и бутон Изпращане и архивиране (този отляво). Ако щракнете върху Изпращане и архивиране, Gmail изпраща отговора и автоматично премества оригиналното съобщение в папката Цяла поща. Сладко на квадрат!
Щракнете върху бутона Изпращане и архивиране, за да архивирате автоматично оригиналното съобщение.
Задаване на стила на текста по подразбиране
По-рано в тази глава говоря за това как можете да форматирате текста на вашето съобщение с различен шрифт, размер на текста, цвят и други атрибути. Ако установите, че непрекъснато правите едни и същи корекции за форматиране на текст, можете да спестите малко износване на пръстите си, като зададете тези корекции в еквивалента на камък в Gmail. Gmail предлага настройка за стил на текст по подразбиране, която включва шрифт, размер на шрифта и цвят на текста. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да промените тази настройка на нещо, което отговаря на вашия типографски стил:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
За настройката за стил на текста по подразбиране използвайте контролите за шрифт, размер и цвят на текста, за да форматирате текста според предпочитанията. Под тези контроли текстът Това е как ще изглежда основният ви текст показва резултата от труда ви.
Ако го объркате, можете да започнете от нулата, като щракнете върху иконата Премахване на форматиране (посочена на фигурата).
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Използвайте контролите за стил на текст по подразбиране, за да персонализирате текста на вашия имейл.
Предотвратяване на автоматичното създаване на контакти на Gmail
Една от настройките по подразбиране на Gmail е, че когато изпратите ново съобщение до — или отговорите на съобщение от — някой, който не е във вашето приложение Контакти, Gmail автоматично добавя имейл адреса на този човек към секцията Други контакти на приложението Контакти.
Защо Gmail би правил това? Тъй като по този начин следващия път, когато започнете да въвеждате имейл адреса на този човек в полето До, CC или BCC, Gmail показва адреса, за да можете да го изберете, вместо да пишете цялото. Това се нарича автоматично попълване на адреса.
Това със сигурност е похвална причина, но това означава, че ще се окажете с тонове потенциално безполезни адреси в приложението Контакти. Разбира се, тези адреси са скрити в секцията Други контакти, но ако наистина не искате всички тези адреси да се натрупват, можете да изключите автоматичното попълване на адреса, като изпълните следните стъпки:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
Превъртете надолу до настройката Създаване на контакти за автоматично довършване и след това щракнете върху радио бутона Аз ще добавя контакти, както е показано.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Щракнете върху бутона за избор Аз сам ще добавя контакти.
Четенето на съобщения в Gmail изглежда като друга просто от тази страна на тривиална задача. В крайна сметка, за да прочетете съобщение, щракнете върху него и след това прегледайте текста или в прозореца на съобщението, или в прозореца за четене. Готово и готово, нали? Не толкова бързо. Gmail има много настройки, които можете да използвате, за да персонализирате изживяването при четене според вашия стил. Останалата част от тази глава ви превежда през пет от най-полезните.
Изключване на изгледа на разговор
По подразбиране Gmail организира съобщенията по разговор , който се отнася до оригинално съобщение и всички негови отговори, отговори на отговорите и т.н. Това е разумна настройка, защото улеснява виждането на тенденцията на разговора и намирането на конкретен отговор. Разговорите също поддържат входящата ви кутия изрядна, тъй като целият разговор се намира в едно „съобщение“ във входящата кутия.
Все пак много хора не обичат да организират съобщения по разговори, защото всички съобщения са „скрити“ в оригиналното съобщение. Тези хора предпочитат да виждат всичките си съобщения на открито.
Ако попаднете в този лагер, можете да следвате тези стъпки, за да изключите изгледа за разговор по подразбиране на Gmail:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
Превъртете надолу до настройката Преглед на разговора и след това щракнете върху бутона за избор Изключен изглед на разговор, както е показано.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Щракнете върху бутона за избор Изключен преглед на разговор.
Добавяне на маркери за важност
Gmail следи как използвате приложението и съобщенията, които получавате, като начин да разберете кои съобщения са важни и кои не. Ако анализът на Gmail му каже, че дадено съобщение е важно, Gmail автоматично добавя етикет „Важно“ към съобщението, което означава, че можете да видите съобщението извън шума на вашата входяща кутия, като изберете етикета „Важен“ в главното меню.
Това е много удобно, но има нещо в тази супа: Единственият начин да разберете дали Gmail е обявил съобщение за важно е да видите съдържанието на етикета Важно. Тоест Gmail не предлага индикация във входящата поща за това кои съобщения са важни и кои не.
Ако това ви се струва просто нередно, ето как да го поправите:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
Щракнете върху раздела Входящи.
За настройките на маркерите за важност щракнете върху бутона за избор Покажи маркери, както е показано.
Ако смятате, че е страховито, че Gmail анализира съобщенията ви за важност, чувам ви. За щастие можете да изключите това поведение на подслушване. В раздела Входяща кутия щракнете върху бутона за избор Не използвайте предишните ми действия, за да предскажете кои съобщения са важни и след това щракнете върху Запазване на промените.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата.
Щракнете върху бутона за избор Покажи маркери.
Задаване на максимален размер на страницата
Етикетите на Gmail могат да се окажат с много съобщения в тях. Gmail обработва дълги списъци със съобщения, като разделя списъка на отделни страници, с до 50 съобщения (или разговори, ако все още използвате изглед на разговор) на страница. В зависимост от начина, по който работите, 50 ще изглеждат или абсурдно голямо число, или абсурдно малко число.
Така или иначе, номерът не е заложен в камък и можете да следвате тези стъпки, за да зададете различен максимален размер на страницата:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
За настройката за максимален размер на страницата използвайте падащия списък Показване на X разговори на страница, за да изберете колко съобщения (или разговори) искате на страница, както е показано.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Използвайте падащия списък Показване на X разговори на страница, за да изберете максималния размер на страницата.
Управление на известия
По подразбиране Gmail не показва известие на работния плот на вашия компютър, когато идва ново съобщение. Това вероятно е също толкова добре, защото много проучвания показват, че известието за новополучено съобщение (и придружаващото го „пинг“) е голямо разсейване и следователно основен убиец на производителността.
Въпреки това може да искате да рискувате разсейването и да дадете на Gmail разрешение да показва известия на работния плот. Също така е възможно да конфигурирате Gmail да показва известие само за съобщения, обозначени като Важни, така че считайте това за компромис, който заслужава внимание.
Ето стъпките, които трябва да следвате, за да дадете на Gmail разрешение да показва известия на работния плот и да конфигурирате тези известия:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
В настройката Известия на работния плот щракнете върху Щракнете тук, за да активирате известията на работния плот за фирмена поща (където Компанията е името на вашия бизнес). Вашият уеб браузър пита дали искате да разрешите на mail.google.com да показва известия, както е показано.
Вашият браузър иска да знае дали ще разрешите на Gmail да показва известия.
Щракнете върху Разрешаване.
Изберете опцията за известяване на работния плот, която предпочитате:
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Щракнете върху радио бутона Важни известия по пощата, за да видите известия на работния плот само за важни съобщения.
Показва съобщения, изпратени само до вас
Ако получавате много поща от пощенски списъци и подобни групови съобщения, е удобно да правите разлика между съобщенията, които получавате чрез списъка или групата, и съобщенията, адресирани директно до вас. (Разграничаването на съобщенията по този начин има допълнителната полза от подобряване на откриването на спам, тъй като много нежелани съобщения се изпращат като масови съобщения.)
За съобщенията, които получавате, всъщност има три нива на адресиране, които трябва да се разграничат тук:
Това не е универсално вярно, но от ваша гледна точка предходният списък може да се третира като индикатор за увеличаване на уместността на съобщението. Тоест е по-вероятно съобщенията, изпратени до пощенски списък или група, да не са толкова уместни; съобщенията, които получавате и са изпратени до множество хора, вероятно ще бъдат по-подходящи; и съобщенията, изпратени само до вас, вероятно ще бъдат най-подходящите.
Gmail има функция, наречена индикатори за лично ниво, която отразява тази йерархия на уместност:
Ако това звучи като разумна подредба, следвайте тези стъпки, за да започнете да използвате индикатори за лично ниво:
Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря страницата с настройки с показан раздел Общи.
Превъртете надолу до настройката Personal Level Indicators и щракнете върху бутона за избор Show Indicators, както е показано.
Щракнете върху бутона Запазване на промените в долната част на страницата с настройки.
Щракнете върху бутона за избор Показване на индикатори.
Клипартът е предварително нарисувано общо произведение на изкуството и Microsoft предоставя много файлове с клипарт безплатно със своите продукти на Office. Можете да вмъкнете изрезки в оформлението на слайда на PowerPoint. Най-лесният начин да вмъкнете клип арт е като използвате един от заместителите в оформлението на слайда: Покажете слайд, който съдържа клипарт […]
Цвят на запълване — наричан още засенчване — е цветът или моделът, който запълва фона на една или повече клетки на работния лист на Excel. Прилагането на засенчване може да помогне на очите на читателя да следват информацията в цялата страница и може да добави цвят и визуален интерес към работния лист. В някои видове електронни таблици, като например регистър на чековите книжки, […]
На най-простото ниво, основната цел на ACT! е да служи като място за съхранение на всички контакти, с които взаимодействате ежедневно. Можете да добавяте и редактирате всичките си контакти от прозореца Подробности за контакт, защото съдържа цялата информация, която се отнася до един конкретен запис и […]
Използвайте този Cheat Sheet, за да преминете директно към използването на Discord. Открийте полезни Discord ботове, приложения, които можете да интегрирате, и съвети за интервюиране на гости.
Офис пакетът OpenOffice.org има много инструменти за улесняване на работния живот. Когато работите в OpenOffice.org, запознайте се с функционалната лента с инструменти (която изглежда почти еднакво във всички приложения) и главните бутони на лентата с инструменти за помощ с основните команди за повечето задачи.
Машината Bombe на Алън Тюринг не беше никаква форма на изкуствен интелект (AI). Всъщност това дори не е истински компютър. Счупи криптографските съобщения на Enigma и това е всичко. Това обаче даде повод за размисъл за Тюринг, което в крайна сметка доведе до документ, озаглавен „Компютърни машини и интелигентност“?? която той публикува през 50-те години на миналия век, която описва […]
Възможността за създаване на модулна система има значителни предимства, особено в бизнеса. Възможността за премахване и замяна на отделни компоненти поддържа разходите ниски, като същевременно позволява постепенни подобрения както в скоростта, така и в ефективността. Въпреки това, както при повечето неща, няма безплатен обяд. Модулността, осигурена от архитектурата на фон Нойман, идва с някои […]
Ако трябва да изберете десет лесни за забравяне, но изключително полезни неща, които да запомните за QuarkXPress, тези в следващия списък, скъпи читателю, биха били те. Намасте. Говорете с вашия търговски принтер. Всички проекти за печат започват и завършват с принтера. Това е така, защото само принтерите знаят своите ограничения и хилядите начини, по които един проект може да бъде […]
Най-важният аспект на биткойн може да е концепцията зад него. Биткойн е създаден от разработчика Сатоши Накамото. Вместо да се опитва да създаде изцяло нов метод на плащане, за да премахне начина, по който всички плащаме за нещата онлайн, Сатоши видя някои проблеми със съществуващите платежни системи и искаше да ги разреши. Концепцията за […]
Известно ниво на анонимност е обвързано с използването на биткойн и цифровата валута като цяло. Дали можете да го обозначите като „достатъчно анонимен“ е лично мнение. Има начини да защитите поверителността си, когато използвате биткойн за преместване на средства, но те изискват известно усилие и планиране: Можете да генерирате нов адрес за […]
