Създаване на отчет с Crystal Reports 10

Когато стартирате Crystal Reports 10, обикновено искате да направите едно от трите неща: да създадете отчет, да промените отчет или да стартирате отчет спрямо данните във вашата база данни. Отчетите вземат данни от база данни, обработват ги, форматират ги и след това ги извеждат на принтер, компютърен екран или уеб сайт.

Crystal Reports идва с примерна база данни, която можете да използвате за практика. Това е база данни на Microsoft Access за фиктивна компания на име Xtreme Mountain Bikes Inc.

В xtreme.mdb базата данни съдържа редица таблиците в базата данни, които са представителни на таблиците истински производител велосипед може да се поддържа. Таблиците са пълни с примерни данни, които можете да манипулирате и показвате с Crystal Reports. Можете да използвате тези примерни данни като основа за първия си отчет.

За да създадете отчет, трябва да знаете няколко неща:

• Кои таблици в базата данни съдържат данните, които искате

• Кои елементи от данни искате в тези таблици

• Какви манипулации на данните трябва да бъдат извършени, за да ви дадат информацията, която искате

• Как искате да бъде форматиран отчетът ви

• Независимо дали потребителите на вашия отчет го извличат от черно-бял принтер, цветен принтер, локален компютърен екран или уеб сайт

За целите на това въведение (и засега), представете си, че вече знаете всички тези неща.

Стартиране на Crystal Reports 10

Вероятно сте избрали Crystal Reports, защото имате база данни, която съдържа информация, която е важна за вас. По всяка вероятност данните в тази база данни се променят с времето и вие искате да можете да сте в крак с текущото й състояние. Можете да извлечете информацията, която искате, като направите SQL заявки, но това би било твърде много като работа. Много по-добре е да създадете отчет с Crystal Reports и след това да стартирате отчета, когато искате най-новото състояние на информацията, която ви интересува. Трябва да създадете отчета само веднъж, но можете да го стартирате много пъти, като получавате най-новите резултати при всяко следващо изпълнение. Не е нужно да изучавате SQL или друг метод за изтегляне на данни от бази данни. Отчетите, създадени с Crystal Reports, са лесни за изграждане, лесни за четене и разбиране. Какво може да бъде по-добро?

Първата стъпка за създаване на отчет е да стартирате Crystal Reports от менюто "Старт" на Windows. Когато го направите, се появява главният прозорец на Crystal Reports, показващ диалоговия прозорец, който ви приветства в Crystal Reports.

Поканени сте да изберете от три варианта. Можете да създадете документ Crystal Reports с помощта на съветника за отчети или като започнете с празен отчет. Като алтернатива можете да отворите отчет, който вече съществува, или да го промените, или да го стартирате.

Въпреки че съветникът за отчети може да спестява време и труд, той ограничава формата на отчета. Така че тази глава ви отвежда точно до въпроса и ви показва как да създадете отчет по ваш начин, като започнете от празен отчет, вместо да използвате съветника за отчети.

Използване на опцията за празен отчет

За да създадете отчет от нулата, като започнете с опцията за празен отчет, следвайте тези стъпки:

1. Стартирайте Crystal Reports.

Появява се диалоговият прозорец Добре дошли в Crystal Reports.

2. Изберете опцията Като празен отчет и след това щракнете върху бутона OK.

Появява се диалоговият прозорец Database Expert, който показва възможните места за намиране на източника на вашите данни.

3. В екрана Налични източници на данни щракнете върху знака плюс вляво от папката Създаване на нова връзка, за да я разширите.

Това е папката, която избирате, когато създавате отчет от нулата. Когато се свържете с база данни, Crystal Reports запомня къде се намира.

4. Щракнете двукратно върху типа база данни, който съответства на вашия източник на данни.

Crystal Reports разпознава разнообразие от различни типове бази данни. Трябва да изберете правилния. Ако не знаете кой тип е правилен, попитайте някой, запознат с източника на данни. За да следвате примера, щракнете двукратно върху Access/Excel (DAO). Появява се диалоговият прозорец Access/Excel (DAO), който пита как да се свържете с вашия източник на данни.

5. Щракнете върху бутона с многоточие (…) вдясно от полето Име на базата данни.

Появяват се файловете на Access и Excel във вашата система. Този пример използва файл на база данни на Access с име xtreme. Това може да не е толкова лесно, колкото звучи – файлът се намира на адрес D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Може да се наложи да прегледате, за да намерите този файл във вашата система.

6. Щракнете върху бутона Готово.

Database Expert се появява отново със свързана база данни xtreme.

7. Разгънете възела Таблици и след това щракнете двукратно върху таблицата, на която искате да базирате отчета си.

Дървото в екрана Налични източници на данни се състои от редица възли, някои от които се разклоняват от други. Всеки източник на данни има четири от тези възли, които се разклоняват от него: Добавяне на команда, таблици, изгледи и съхранени процедури.

8. За да следвате примера, разгънете възела Таблици и след това щракнете двукратно върху Продукт.

По този начин таблицата с продуктите се копира от екрана Налични източници на данни в екрана Избрани таблици.

9. Щракнете върху бутона OK, за да затворите Database Expert.

Празен отчет запълва прозореца.

Разделът Дизайн (в левия край) показва пет секции от отчета:

• Заглавка на отчета: Появява се само в горната част на отчета и е първото нещо, което зрителят вижда.

• Заглавка на страницата: Появява се под заглавката на отчета и в горната част на всички други страници в отчета.

• Подробности: Действителното съдържание на доклада.

• Долен колонтитул на отчета: Появява се след последната подробна информация в отчета.

• Долен колонтитул на страницата: Показва се в долната част на всяка страница на отчета.