Редактиране на документи с IBM Workplace Services Express

Обикновено можете да редактирате свои собствени документи в IBM Workplace Services Express (WSE) и, в зависимост от настройките за достъп на библиотеката с документи, може да редактирате и документите на съотборниците си. Понякога обаче изобщо не можете да редактирате документи, дори документите, които сте създали сами.

Можете лесно да разберете дали можете да редактирате документ, защото когато го отворите, или виждате бутона Редактиране, или не.

Ето някои причини, поради които може да бъдете възпрепятствани да редактирате документ:

• Библиотеката с документи може да не е настроена да ви позволява да редактирате някой от документите поради естеството на самата библиотека.

• Документът е заключен — или някой друг от вашия екип го редактира, или някой го е заключил ръчно, за да предотврати по-нататъшни промени.

Ако приемем, че можете да редактирате конкретен документ — тъй като имате правилен достъп и документът не е заключен — следващите раздели обхващат някои от допълнителните неща, които можете да правите с документа в допълнение към редактирането на действителното му съдържание.

Редактиране на свойствата на документа

Най-важната част от един документ, разбира се, е неговото съдържание. Но има още нещо в документа, що се отнася до WSE.

Можете да редактирате свойствата на документа — полетата, които WSE проследява за всеки документ — като име на документа, описание и т.н. Това съдържание за документ понякога се нарича метаданни. Свойствата на документа могат да бъдат много важни, за да сте сигурни, че другите членове на екипа могат да намерят документа, особено когато го търсят. Колкото повече информация включите в полетата за свойства, толкова по-вероятно е други потребители да имат достъп и да използват съдържанието в документа.

За да редактирате свойствата на документ, независимо дали е създаден с Office или WSE редактор, изпълнете следните стъпки:

1. Намерете и отворете документа, който искате да промените, и щракнете върху бутона Редактиране.

Появява се формулярът за редактиране на документ.

2. Използвайте формуляра Редактиране на документ, за да промените заглавието, описанието или предпочитания език на документа.

3. Когато приключите, щракнете върху бутона Публикуване, Изпращане за одобрение или Запазване като частна чернова, според случая.

Документът е запазен и затворен.

Подмяна на документ

Понякога може да се наложи да смените документ, ключалка, приклад и цев. Това не е нещо, което правите често, но понякога имате файл на вашия локален твърд диск, който трябва да качите вместо документ, който вече е в библиотеката. Излишно е да казвам, че съществуващият документ е заменен - за постоянно - така че продължете с повишено внимание. Не можете да замените документ, който е бил записан като чакаща чернова.

Използвайте тези стъпки, за да замените съществуващ документ в библиотека с документи с такъв от вашия компютър:

1. Намерете и отворете документа, който искате да замените.

2. Щракнете върху бутона Replace.

Появява се формулярът за замяна на документ.

3. Щракнете върху бутона Преглед и изберете файла на вашия твърд диск, който искате да качите като замяна.

4. Щракнете върху бутона Публикуване, Изпращане за одобрение или Запазване като частна чернова, според случая.

Новият документ се появява в библиотеката с документи, а старият изчезва.

Преместване или копиране на документ

Въпреки че стъпките за копиране и преместване на документ са почти еднакви, резултатите, разбира се, са различни. Когато копирате документ, в крайна сметка получавате две идентични версии на документа в две различни папки. Когато преместите документ, документът се изважда от оригиналната папка и се депозира в папката, която сте посочили.

Използвайте тези стъпки, за да копирате или преместите документ в библиотека с документи:

1. Намерете и отворете документа.

2. Изберете Още действия –> Копиране или Още действия –> Преместване.

Появява се формулярът Копиране в папка (или Преместване в папка).

3. Изберете целевата папка, където искате да поставите копирания или преместен документ.

4. Щракнете върху OK.

Документът се копира или премества на новото му място.