Когато работите в софтуерна програма, като текстообработваща програма, записвате документа си като файл. Можете да записвате файлове на твърдия диск на вашия компютър, сменяеми носители за съхранение, като например USB флаш памети (които са с размерите на пакет дъвка и ги вмъквате в USB порт на вашия компютър) или DVD дискове за запис (малки плоски дискове, които поставете в дисково устройство на вашия компютър).
Можете да организирате файлове, като ги поставите в папки. Операционната система Windows ви помага да организирате файлове и папки по следните начини:
-
Възползвайте се от предварително дефинирани папки: Windows настройва някои папки вместо вас. Например, когато стартирате Windows 7 за първи път, ще намерите папки за документи, снимки, видеоклипове и музика, които вече са настроени на вашия компютър. Можете да ги видите изброени в Windows Explorer.
-
Папката „Документи“ е добро място за съхраняване на писма, презентации за вашата общностна група, домакински бюджети и т.н. Папката Pictures е мястото, където съхранявате файлове с изображения, които можете да прехвърляте от цифров фотоапарат или скенер, да получавате в имейл съобщение от приятел или член на семейството или да изтегляте от Интернет. По същия начин папката Videos е добро място за поставяне на файлове от вашата видеокамера, а папката Music е мястото, където поставяте мелодии, които изтегляте или прехвърляте от музикален плейър.
-
Създайте свои собствени папки: Можете да създадете произволен брой папки и да им дадете име, което идентифицира типовете файлове, които ще съхранявате там. Например, можете да създадете папка, наречена Digital Scrapbook, ако използвате компютъра си за създаване на лексикони, или папка, наречена Taxes, където запазвате разписки по имейл за покупки и информация за електронно данъчно подаване.
-
Поставете папки в папки, за да организирате допълнително файлове: Папка, която поставяте в друга папка, се нарича подпапка. Например във вашата папка „Документи“ може да имате подпапка, наречена Списък с ваканционни карти, която съдържа вашия годишен празничен бюлетин и списъци с адреси. В папка Pictures можете да организирате файловете с изображения, като създадете подпапки, които започват с годината и след това описание на събитието или темата, като 2008 Home Garden Project, 2010 Christmas и т.н.
-
Преместване на файлове и папки от едно място на друго: Възможността за преместване на файлове и папки ви помага, ако решите, че е време да реорганизирате информацията на вашия компютър. Например, когато започнете да използвате компютъра си, може да запишете всичките си документи в папката си Документи. Това е добре за известно време, но след време може да имате десетки документи, запазени в тази една папка. За да направите вашите файлове по-лесни за намиране, можете да създавате подпапки по тема и да премествате файлове в тях.