Как да споделяте съдържание с участниците в срещата в Zoom

Инструментите за споделяне на екрана и анотации съществуват от десетилетия. Всъщност, ако Zoom не беше успял да включи тези ценни функции, много хора с право биха ги сметнали за крещящи пропуски, включително и вашите наистина.

Срещи и чат са нещо повече от задача. Можете да споделяте екрана си с други и дори да им позволите да контролират мишката и клавиатурата на вашия компютър. Нещо повече, можете да позволите на други да маркират екрана ви – и обратно.

Споделете екрана си с други

Като домакин на срещата, можете лесно да споделите екрана си с участниците, като следвате тези стъпки:

По време на срещата плъзнете мишката си до долната част на екрана. Zoom показва менюто по време на срещата.

Щракнете върху иконата за споделяне на екрана. Zoom показва всички отворени в момента програми на вашия компютър, както можете да видите тук.

Избиране на екран за споделяне с участниците в срещата.

Ако използвате множество монитори и програми, тогава очаквайте широк спектър от възможности за избор.

Щракнете върху конкретния екран, работен плот или приложение, което искате да споделите с участниците в срещата. Можете също да изберете бялата дъска на Zoom или вашия таблет или смартфон, ако сте ги свързали към компютъра си чрез кабели.

(По избор) Ако искате да споделите звука на компютъра си и/или да оптимизирате сесията си за споделяне на екрана за възпроизвеждане на видеоклипове, поставете отметка в съответните квадратчета в долния ляв ъгъл на екрана.

Щракнете върху раздела Разширени в горната част на екрана, за да направите следното:

• Споделете част от екрана си
• Споделяйте само музика или компютърен звук
• Съдържание от втора външна камера

Кликнете върху синия бутон Споделяне в долния десен ъгъл.

Zoom добавя както зелено известие за споделяне на екрана, така и червен индикатор Stop Share в долната част на менюто по време на срещата, както е показано.

Меню за мащабиране, показващо активно споделяне на екрана.

Zoom също така поставя зелена рамка около конкретния екран, който споделяте, като фино напомняне.

Само защото друг участник в срещата може да контролира вашия екран, не означава, че сте на негова милост. Това означава, че все още можете да местите мишката, да въвеждате клавиатурата си и да изпълнявате други нормални компютърни функции.

Разберете какво точно споделяте

Стабилните опции за споделяне на екрана на Zoom могат да объркат начинаещите и дори опитните потребители. За да премахнете това объркване, вижте първата фигура в тази статия. Защо Zoom показа всички тези екрани?

За да отговоря на този въпрос, трябва да предоставя някаква основна информация за това как работя. Текущата ми компютърна настройка включва MacBook Pro и външен монитор на ASUS. По времето, когато споделих екрана си, изпълнявах девет различни програми на компютъра си. Взети заедно, сега разбирате защо Zoom ми предложи толкова много различни опции за споделяне. (Когато става въпрос за споделяне на екрана, Срещи и чат не дискриминират.) За по-лесно, подчертавам само четири от тях:

• Desktop 1: Ако избера тази опция (A), тогава споделям всички програми, работещи на екрана на моя MacBook Pro. Кажете, че натиснах Command+Tab на моя Mac, за да превключя към друга програма. (Потребителите на компютър използват Alt+Tab, за да направят същото.) Тъй като преди това избрах Desktop 1, всички участници ще продължат да виждат всичко на екрана на моя Mac. Обърнете внимание, че Zoom поставя голямо бяло „1“ от лявата страна на екрана ми, за да ми напомни, че ще споделям този работен плот.
• Desktop 2: Ако избера тази опция (B), тогава споделям всички програми, които съм закрепил към външния си монитор. Когато натисна превключване към друга програма, тогава участниците продължават да виждат всичко, което показвам на този монитор. Обърнете внимание, че Zoom поставя голямо бяло 2 от лявата страна на външния ми монитор, за да ми напомни, че ще споделя този работен плот.
• Бялата дъска на Zoom: Избирането на тази опция (C) означава, че споделям бялата си дъска на Zoom само с участници в срещата
• Microsoft Word: Избирането на тази опция означава, че споделям Microsoft Word (D) само по време на срещата си. В резултат на това, когато премина към уеб браузър или Spotify, тогава Zoom автоматично поставя на пауза споделянето на екрана за всички участници в срещата, защото ефективно преместих Word на заден план. Тоест вече не е активната програма на моя компютър.

Няма нищо абсолютно за опциите за споделяне на екрана на Zoom. Вашият конкретен избор ще зависи от вашия хардуер и приложенията, които използвате. Един прост пример ще илюстрира тезата ми.

Samir работи в Initech и използва Microsoft Surface и не свързва външен монитор към него. В момента той се занимава както с документ на Microsoft Word, така и с електронна таблица на Excel. Тази фигура показва груб макет на екрана на Самир.

Макет на програми, работещи на настолен компютър на служител.

Време е за седмичната среща на Самир с шефа му Бил. Самир споделя с него само Microsoft Word. В конкретния случай терминът споделяне на екрана е малко погрешно наименование . С други думи, Самир не споделя целия екран на компютъра си. По-скоро той споделя само една конкретна програма: Word.

Ако Самир искаше да сподели Excel с Бил, тогава той ще трябва да прекрати новата си сесия за споделяне на екрана и да започне нова. Разбира се, ако Самир сподели целия си работен плот, тогава той би могъл едновременно да сподели и двете програми с Бил от самото начало.

Споделянето на работния плот с участниците в срещата може да бъде много различно от споделянето на конкретна програма.

Когато споделяте вашия работен плот, по подразбиране не можете да споделяте самото приложение Zoom. Можете да промените тази настройка, като следвате тези стъпки:

Стартирайте настолния клиент Zoom.

Кликнете върху иконата Настройки в горния десен ъгъл. Zoom показва вашите настройки.

Щракнете върху Споделяне на екрана от лявата страна.

Поставете отметка в квадратчето Показване на прозорците за мащабиране по време на споделяне на екрана.

Изпълнявайте различни задачи, докато споделяте екрана си

Разбира се, може да искате да направите нещо повече от просто да споделите екрана си. Zoom ви позволява да изпълнявате следните свързани функции по време на съществуваща сесия за споделяне на екрана:

• Поставете на пауза сесията си за споделяне на екрана
• Спрете да споделяте екрана си напълно
• Споделете различен от вашите екрани с потребителите

За да изпълните тези опции, следвайте кое от следните указания искате:

• Ако искате временно да спрете да споделяте екрана си, щракнете върху бутона Пауза на споделяне. Zoom показва съобщение, което гласи: „Споделянето на екрана ви е на пауза.“
• Ако искате да споделите различен екран с участниците в срещата, щракнете върху бутона Ново споделяне.
• Когато искате да спрете споделянето на екрана си, щракнете върху червения бутон Спри споделяне под менюто по време на срещата в центъра.

Тези, които не проявяват повишено внимание, когато споделят своите екрани, рискуват да се засрамят и дори да загубят работата си

Позволете на участниците в срещата да контролират екрана ви

Питър работи в IT и помага на Боб да диагностицира проблем на компютрите на последния. По много причини Питър може да иска да контролира екрана на Боб дистанционно:

• Това е просто по-ефективен начин на работа.
• Питър не иска да лае заповеди на Боб. (Тази причина е моят личен фаворит, за да дам на другите възможността да контролират екрана ми.)
• На Боб не му пука да знае точните стъпки, необходими за решаването му. Той просто иска Питър да се погрижи за него вместо него.

Кажете, че искате участник в срещата да контролира компютъра ви. За да позволите на всеки текущ участник в срещата да кара (както казват децата), изпълнете следните стъпки:

По време на вашата среща на живо плъзнете мишката или курсора си до края на Zoom. Zoom показва менюто по време на срещата.

Щракнете върху иконата за споделяне на екрана.

След като споделите екрана си, щракнете върху иконата за дистанционно управление.

(По избор) Изберете опцията Автоматично приемане на всички заявки.

За да позволите на конкретен човек да контролира вашия компютър, следвайте същите стъпки, но вместо това изберете Предоставяне на управление на мишката/клавиатурата на: и щракнете върху името на участника, на когото искате да предоставите контрол над компютъра си.

Посъветвайте другите в срещата, че могат да контролират екрана ви, ако поискат достъп.

Кажете, че не искате да приемате автоматично всички заявки. Когато видите заявка на участник да поеме контрола, щракнете върху синия бутон Одобряване, за да й предоставите контрол над вашия екран.

Заявете контрол върху екрана на хост

Следните стъпки се прилагат за участници в срещата, които биха искали да поискат контрол върху екрана на домакина:

Преместете курсора на компютъра си в горната част на прозореца на клиента на десктоп Zoom. Когато го направите, Zoom представя менюто с опции за преглед.

Щракнете върху менюто Опции за преглед и изберете Заявка за дистанционно управление от менюто, което се показва. Zoom показва, че искате контрол върху екрана на хоста.

Щракнете върху синия бутон Заявка.

Zoom показва вашата заявка за поемане на контрол на екрана на хоста.

В този момент хостът трябва да одобри вашата заявка.

Възстановете контрола над компютъра си

Ако сте хост и искате да възобновите контрола над компютъра си, изпълнете следните стъпки:

Върнете се към срещата в Zoom. С други думи, контролирайте мишката и раздела от всяка друга програма или екран, който споделяте.

Задръжте курсора на мишката върху менюто по време на срещата

Щракнете върху червения бутон Stop Share.

Как да коментирате екрана си

Zoom позволява на участниците в срещата да правят много повече от просто да споделят екраните си един с друг. С няколко щраквания можете да коментирате екраните на другите. По този начин можете да предоставите конкретна обратна връзка, да направите проницателни предложения или да посочите проблем по начин, който самите думи често не успяват да направят.

Използване на специална бяла дъска

Вероятността е да сте виждали физическа бяла дъска в някакъв момент на работа. С помощта на маркери хората в стаята могат да скицират произволен брой диаграми върху дъски за сухо изтриване. Те могат да документират бизнес процеси, да препроектират организационни диаграми, да правят макет на лога, да пишат код или почти всичко друго.

Защо Zoom трябва да е различен?

След като го направите, Zoom показва своята бяла дъска на следващата фигура.

Бяла дъска с мащабиране с меню за пояснения.

Следващата таблица показва елементите от менюто на бялата дъска и описва какво правят.

Опции за анотации за мащабиране

Кажете, че губите представа за менюто с инструменти за анотации на Zoom. Просто щракнете върху бутона Анотиране в менюто по време на срещата. Zoom отново извежда своите инструменти за пояснения отпред.

Инструментите за пояснения на Zoom са достъпни само по време на сесии за споделяне на екрана.

След като стартирате общата бяла дъска, други може да искат да добавят свои собствени бележки към нея. Ако сте участник и искате да добавяте бележки към обща бяла дъска, следвайте тези стъпки:

От настолния клиент преместете курсора на компютъра си в горната част на прозореца на настолния клиент на Zoom.

От менюто Опции за изглед, което се показва, изберете Анотиране.

Вече можете да добавяте каквито пожелаете бележки към бялата дъска.

Имайте предвид, че всеки в срещата може да коментира едновременно.

Анотиране на екран

Zoom не принуждава домакините и участниците на срещата да използват специална бяла дъска, за да правят пояснения. Всеки в срещата може да маркира обикновен екран и програмата, която се изпълнява на него. Възможностите тук са неограничени, но ето един често срещан пример.

Гено разработва нова версия на уебсайт за своя клиент Джери. Гено кани Джери на видеосреща в Zoom и следва тези указания:

Споделете екрана си с други.

Щракнете върху бутона Анотиране в менюто по време на срещата.

Оттук нататък определяйте елементите на дизайна и промените по много по-специфичен начин, отколкото обикновените думи биха позволили. Връщайки се към предишния пример, Джери вече може да покаже на Geno точно къде иска да премести снимка или лого в заглавката.

Извикване на други опции за среща

Домакините могат да извикат няколко други опции, за да контролират своите срещи.

Следвайте тези стъпки, за да извикате тези опции:

Стартирайте настолния клиент Zoom.

Започнете среща и активирайте вашето видео.

Щракнете върху иконата на участниците в черното меню на срещата в долната част на екрана. Zoom показва нов екран от дясната страна.

В долния десен ъгъл щракнете върху бутона Още.

Zoom представя самообяснителните избори в следващата таблица.

Допълнителни опции за срещи за домакини