Ако не запазите работата си в документ, работна книга или презентация на Office, всичко, което сте въвели, изчезва, когато затворите приложението или изключите компютъра си. Запазването на вашата работа я съхранява за по-късна употреба. Когато дойде „по-късно“, можете да отворите файла по различни начини.
Стъпките за запазване, отваряне и отпечатване на файлове с данни са почти еднакви във всяко приложение, така че овладяването му в една програма ви дава голяма преднина в другите програми. В тази глава ще видите основните умения, които ще ви послужат добре за работа с файлове с данни, независимо коя програма използвате.
Във всяко приложение връзките към най-скоро използвани файлове се появяват в менюто Файл, в списъка Последни. Щракнете върху бутона Файл и след това щракнете върху категорията Скорошни; след това щракнете върху всеки наскоро използван файл, за да го отворите бързо отново.
Докато отваряте и запазвате повече файлове, списъкът с наскоро използвани файлове се променя. Ако искате да сте сигурни, че конкретен файл остава в списъка, щракнете върху иконата на щифт вдясно.
Ако файлът, който искате да отворите, не се появи в списъка Последни, щракнете върху командата Отвори (Файл→Отвори), за да се покаже диалоговият прозорец Отвори. От там можете да изберете желания файл и след това да щракнете върху Отвори.
Ако искате да отворите файл на място, различно от папката по подразбиране, можете да промените на различни места за съхранение в диалоговия прозорец Отваряне по същия начин, както правите в диалоговия прозорец Запиши като.