Изготвяне на отчет в ACT! 2005 г

Следните стъпки важат за всички ACT! доклади. Диалоговият прозорец е един и същ за всички отчети. Въпреки това, в зависимост от отчета, който изпълнявате, някои от опциите може да не са налични и по този начин да изглеждат неактивни.

За да управлявате ACT! отчет, просто следвайте тези стъпки:

1. Извършете търсене или покажете записа или записите на контакта, които искате да включите в отчета.

Всички пътища в ACT! водят — или поне подминават — търсенето. Преди да стартирате отчет, решете данните на кои контакти или групи искате да включите в отчета си. Например, можете да стартирате обобщен отчет за историята за един контакт или отчет за контакти за всички контакти в даден щат или регион. Можете да включите данни от текущия запис на контакт или група, текущия контакт или търсене на група или от всички контакти или групи.

2. Сортирайте контактите, преди да стартирате отчета, ако искате контактите в отчета да се показват в определен ред.

Искате ли контактите да се показват по азбучен ред по име на фирма или по фамилия? Ако имате много контакти с фамилно име Смит, искате ли да ги сортирате по компания или щат? Трябва да вземете тези решения, преди да стартирате ACT! доклад.

Сортирайте контактите си по един от двата начина: Сортирайте по до три критерия, като изберете Редактиране –> Сортиране, или сортирайте контакта си по критерий, като щракнете върху съответното заглавие на контакта в списъка с контакти.

3. Изберете менюто Отчети и след това изберете името на отчета, който искате да изпълните. (За да стартирате отчет, който не се показва в менюто, изберете Отчети –> Други отчети за контакти и изберете подходящия отчет.)

Отваря се диалоговият прозорец Дефиниране на филтри. Разделът Общи е идентичен за всеки ACT! отчети, които създавате.

4. В падащия списък Изпращане на изходния отчет на отчета изберете изход за отчета:

• Визуализация: Изберете опцията Визуализация, ако изобщо се колебаете относно възможностите си за отчитане. На екрана се появява визуализация на отчета. След като прегледате отчета, отпечатайте го или го стартирайте отново, ако не изглежда точно така, както сте го възнамерявали да изглежда.

• Rich-Text File: Записва отчета като RTF файл, който можете да отворите в Word.

• HTML файл: Записва отчета като HTML файл. Изберете тази опция, ако искате да използвате отчета на вашия уеб сайт.

• PDF файл: Записва отчета като PDF файл, който може да се чете в Adobe Reader.

• Текстов файл: Записва отчета като TXT файл, който можете да прочетете с голямо разнообразие от софтуер, включително Excel.

• Принтер: Ако сте напълно уверени, че отчетът ви ще се отпечата правилно от първия път, направете го! Тази опция изпраща отчета директно на вашия принтер по подразбиране.

• E-mail: Изпраща запазения отчет като прикачен файл към имейл съобщение. Прикаченият файл има разширение .rpt и може да се чете само от получатели, които имат ACT! инсталирани на техните компютри.

5. В областта Създаване на отчет за посочете контактите, които да включите в отчета.

Изборът се разбира от само себе си. Или ще стартирате отчета за текущия контакт, текущото търсене или всички контакти.

Ако сте сортирали контактите, изберете бутона за избор Текущо търсене, дори ако искате да включите всички контакти в базата данни. Ако не изберете тази опция, контактите в отчета няма да се показват в реда на сортиране, който сте посочили.

6. Поставете отметка в квадратчето Изключване „Моят запис“, за да изключите информация от вашия Моят запис в отчета.

Тази опция не е налична за всички отчети.

7. В областта Използване на данни, управлявани от, изберете Мениджъра на записи на контактите, които включвате в отчета си.

• Всички потребители: Включва записи за контакти, управлявани от всички потребители на базата данни.

• Избрани потребители: Включва записи за контакти, управлявани от избрани потребители на базата данни. Ако сте единственият потребител на базата данни, в списъка се появява само вашето име.

8. В разделите Дейности, Бележка и/или История направете подходящите селекции.

• В раздела Дейности изберете типа дейности и съответния период от време на дейностите, които да включите във вашия отчет.

• В раздела Забележка и история изберете типа хронология и съответния период от време, които включвате в отчета си.

• В областта Използване на данни, управлявани от, изберете потребителите, чиято информация искате да включите в отчета.

9. Щракнете върху раздела Възможност, ако изпълнявате отчет за продажбите.

• В областта „Възможности за продажба“ изберете дали искате да включите в отчета си „Възможности за продажби“, „Затворени/Спечелени продажби“ и/или „Загубени продажби“.

• В падащото меню В рамките на периода от време посочете периода от време на възможностите за продажби, които да включите в отчета.

• В областта Използване на данни, управлявани от, изберете да включите информация от Всички потребители или Избрани потребители на вашата база данни.

10. Щракнете върху OK.

ДЕЙСТВАЙТЕ! стартира отчета. Ако не сте доволни от резултатите, изпълнете същия отчет втори път, като използвате различни критерии, или опитайте да изготвите различен отчет.