Transaksionet me kartë krediti në QuickBooks 2021

Ju mund të përdorni QuickBooks për të gjurmuar kartat tuaja të kreditit të biznesit në të njëjtën mënyrë që e përdorni për të mbajtur një libër çeqesh. Procesi është pothuajse i njëjtë, me disa rrudha.

Meqë ra fjala, edhe pse ky artikull ka të bëjë me të vërtetë që ju të paguani para në kartat tuaja të kreditit, ne flasim gjithashtu se si të trajtoni problemin e ndërlikuar të klientëve tuaj që paguajnë me karta krediti.

Si të gjurmoni kartat e kreditit të biznesit në QuickBooks 2021

Nëse dëshironi të gjurmoni shpenzimet dhe bilancet e kartës së kreditit me QuickBooks, duhet të konfiguroni një llogari të kartës së kreditit—nëse nuk e keni bërë tashmë këtë në QuickBooks Setup. (Për krahasim, ju përdorni llogaritë bankare për të gjurmuar gjëra të tilla si paratë që derdhen brenda dhe jashtë një llogarie kontrolli, kursimi ose parash të imta.)

Krijimi i një llogarie karte krediti

Për të konfiguruar një llogari karte krediti, ju ndiqni afërsisht të njëjtat hapa që përdorni për të krijuar një llogari bankare:

1. Zgjidhni Listat → Grafiku i Llogarive.

Ose klikoni ikonën e Grafikut të Llogarive në ekranin bazë. QuickBooks shfaq dritaren e Grafikut të Llogarive, siç tregohet.

Dritarja e Grafikut të Llogarive

2. Klikoni butonin Llogaria në këndin e poshtëm majtas të dritares së Grafikut të Llogarive dhe më pas zgjidhni E Re nga menyja rënëse.

QuickBooks shfaq dritaren e parë Shto një llogari të re, e cila thjesht shfaq një listë të butonave të opsioneve që korrespondojnë me llojet e ndryshme të llogarive që QuickBooks lejon.

3. Zgjidhni opsionin Kartë Krediti.

Zgjedhja e Kartës së Kreditit i tregon QuickBooks se dëshironi të konfiguroni një llogari karte krediti. Jam i sigurt se jeni habitur. Kliko Vazhdo. QuickBooks shfaq dritaren e dytë të Shto një llogari të re, siç tregohet.

Dritarja e dytë Shto një llogari të re

4. Shkruani një emër për llogarinë në kutinë e tekstit "Emri i llogarisë".

Pse të mos e bëni siç duhet? Zhvendosni kursorin te kutia e tekstit Emri i llogarisë dhe më pas futni emrin e kartës suaj të kreditit.

5. Shkruani numrin e kartës në llogarinë e kartës së kreditit. Kutia e tekstit nr.

Nëse po krijoni një llogari të përgjithshme të kartës së kreditit për më shumë se një kartë, lini Acct të kartës së kreditit. Kutia e tekstit nr. bosh. Ndërsa jeni në të, mund ta përshkruani edhe kartën. Ju mund të dëshironi të shkruani Usury! në kutinë e tekstit Përshkrimi, në varësi të normës së interesit të kartës suaj.

6. Klikoni butonin Save & Close.

QuickBooks rishfaq dritaren e Grafikut të Llogarive. Tani dritarja liston një llogari shtesë: llogarinë e kartës së kreditit që sapo krijuat.

Zgjedhja e një llogarie të kartës së kreditit në mënyrë që ta përdorni

Për t'i thënë QuickBooks se dëshironi të punoni me një llogari karte krediti, përdorni dritaren e Grafikut të Llogarive. Zgjidhni Listat → Grafiku i Llogarive. Pasi të shfaqet dritarja, klikoni dy herë në llogarinë e kartës së kreditit që dëshironi të përdorni. QuickBooks shfaq regjistrin e Kartës së Kreditit në mënyrë që të mund të filloni regjistrimin e transaksioneve.

Si një alternativë ndaj dritares së Grafikut të Llogarive, mund të klikoni ikonën Futni tarifat e kartës së kreditit në zonën Bankare të ekranit bazë. Ose mund të zgjidhni Banking→ Futni tarifat e kartës së kreditit.

Futja e transaksioneve me kartë krediti

Nëse zgjidhni komandën Banking→Use Regjistrohu dhe zgjidhni një llogari të kartës së kreditit, QuickBooks shfaq regjistrin e Kartës së Kreditit. Kjo shifër tregon regjistrin për një llogari të kartës së kreditit të quajtur Kartë Fluturuese të Shpeshta. Duket shumë si një regjistër kontrollues, apo jo?

Regjistri i Kartës së Kreditit

Regjistri i Kartës së Kreditit funksionon si dritarja e regjistrit të rregullt që përdorni për një llogari rrjedhëse. Ju futni transaksione në rreshtat e regjistrit. Kur regjistroni një tarifë, QuickBooks përditëson bilancin e kartës së kreditit dhe kufirin e mbetur të kreditit.

Regjistrimi i tarifës së kartës së kreditit

Regjistrimi i tarifës së kartës së kreditit është i ngjashëm me regjistrimin e një çeku ose tërheqjeje nga llogaria bankare. Për hir të ilustrimit, supozoni se keni ngarkuar burrito dhe margarita me vlerë 75 dollarë në restorantin tuaj të preferuar meksikan, La Cantina. Ja se si e regjistroni këtë tarifë:

1. Zgjidhni Banking→ Futni tarifat e kartës së kreditit.

Shfaqet dritarja Enter Credit Card Charges, siç tregohet.

Dritarja Fut tarifat e kartës së kreditit

2. Nga menyja rënëse e kartës së kreditit, zgjidhni kartën e kreditit për të cilën keni ngarkuar shpenzimet.

Klikoni shigjetën poshtë pranë fushës së Kartës së Kreditit dhe më pas zgjidhni një kartë nga menyja rënëse.

3. Në kutinë Purchased From, shënoni emrin e biznesit që keni paguar me një kartë krediti.

Zhvendosni kursorin te rreshti Purchased From dhe klikoni shigjetën poshtë. Ju shihni një menu me emra. Zgjidhni një nga menyja.

Nëse nuk keni ngrënë kurrë më parë në këtë ambient të shkëlqyer, zgjidhni Shto të Re; pastaj shtoni emrin e biznesit.

4. Zgjidhni butonin e duhur të opsionit për të treguar nëse transaksioni është një blerje apo një kredi.

Zgjidhni butonin e opsionit Bler/Ngarkim nëse dëshironi të regjistroni një blerje (që është ajo që bëni shumicën e kohës dhe çfarë ju tregon ky shembull). Zgjidhni butonin e opsionit Rimbursim/Kredi nëse dëshironi të regjistroni një kredi në llogarinë tuaj (nëse keni kthyer diçka, për shembull).

5. Fusni datën e tarifimit në fushën Date.

Zhvendosni kursorin në rreshtin e datës (nëse kursori nuk është tashmë aty) dhe shkruani datën, duke përdorur formatin MM/DD/VVVV. Shkruani ose 07012021 ose 7/1/21 për 1 korrik 2021, për shembull. Nëse po e vendosni këtë tarifë dy ose tre ditë pas faktit, mos e shkruani datën e sotme; shkruani datën kur është bërë tarifimi. Përdorimi i asaj date e bën më të lehtë harmonizimin e të dhënave tuaja me të dhënat e kompanisë së kartës suaj të kreditit kur merrni deklaratën tuaj mujore.

6. Shkruani shumën e tarifës në kutinë Shuma.

Zhvendosni kursorin në linjën Shuma dhe vendosni shumën totale të tarifës. Shënim: Mos shkruani një shenjë dollari, por shkruani pikën për të treguar numrin dhjetor.

7. (Opsionale) Futni një përshkrim memo në kutinë e tekstit Memo.

Zhvendosni kursorin në kutinë e tekstit Memo dhe shkruani arsyen specifike pse po e ngarkoni artikullin. Në këtë rast, mund të shkruani "Attorney/CPA Lunch" ose diçka të tillë.

Prisni. E dini çfarë? Më lejoni të jem më serioz. Pa shaka për një minutë, mirë? Kjo kuti memo është një vend i mirë për të dokumentuar qëllimin e biznesit për një tarifë, e cila është një kërkesë e ligjit tatimor nëse regjistroni një tarifë për kartën e kreditit të biznesit për udhëtim, vakt ose argëtim.

8. Plotësoni skedën Shpenzime.

Ju përdorni skedën Shpenzime për të regjistruar shpenzimet e biznesit.

Kaloni te kolona Llogaria e skedës Shpenzimet, klikoni shigjetën poshtë dhe zgjidhni një llogari të shpenzimeve nga menyja (me shumë mundësi Udhëtim & Ent: Ushqimi për një drekë biznesi). Nëse futni një emër këtu që QuickBooks nuk e njeh tashmë, ai ju kërkon të konfiguroni një llogari shpenzimesh.

QuickBooks plotëson automatikisht kolonën Shuma kur futni një shumë në fushën Shuma. Shkruani diçka në kolonën Memo dhe caktojeni këtë shpenzim një Customer:Job and Class nëse dëshironi. Duhet të aktivizosh gjurmimin e klasës nëse dëshiron t'i caktosh shpenzimet një klase.

9. Plotësoni skedën Artikuj.

Për shkak se kjo tarifë është për një vakt në një restorant, ju nuk e përcaktoni tarifën. Megjithatë, nëse po ngarkonit artikujt e inventarit si lëndë druri, furnizime letre etj., do të plotësoni skedën Artikuj.

Nëse keni një porosi blerjeje (PO) në dosje me shitësin që keni futur në linjën "Blirë nga", QuickBooks ju thotë këtë. Klikoni butonin Zgjidh PO për të parë një listë të PO-ve tuaja të pazgjidhura me shitësin.

10. Regjistroni tarifën duke klikuar butonin Save & New ose butonin Save & Close.

Pagesa regjistrohet në regjistrin e kartës së kreditit. Kjo figurë tregon se si duket regjistri i Kartës së Kreditit pasi të keni futur një sërë tarifash.

Regjistri i Kartës së Kreditit me disa transaksione

Ndryshimi i tarifave që keni futur tashmë

Ndoshta ju regjistroni një tarifë për kartën e kreditit dhe më pas kuptoni se e keni regjistruar gabimisht. Ose ndoshta nuk duhet ta kishit regjistruar fare sepse nuk keni paguar për drekën e biznesit. (Dikush tjetër e pagoi atë pas një prej atyre debateve miqësore se kush duhet të paguajë faturën. Ju e dini llojin e argumentit që dua të them: "Jo, unë insistoj." "Përkundrazi, unë insistoj." Ju e kuptoni foton.)

Duhet të futeni në regjistrin e Kartës së Kreditit dhe të modifikoni ose fshini tarifën duke ndjekur këto hapa:

1. Zgjidhni Listat → Grafiku i Llogarive.

Ju shihni dritaren e Grafikut të Llogarive.

2. Klikoni dy herë në llogarinë e kartës së kreditit ku është tarifimi i gabuar.

Si magjike, regjistri i Kartës së Kreditit shfaqet në ekran.

3. Zgjidhni transaksionin e kartës së kreditit që dëshironi të fshini ose ndryshoni.

Kjo është e lehtë. Thjesht lëvizni kursorin te transaksioni.

4. Anuloni, fshini ose modifikoni transaksionin, si më poshtë:

• • Për të anuluar transaksionin me kartën e kreditit, zgjidhni Edit→ Void Charge Card Credit dhe më pas klikoni OK.
  • Për të fshirë transaksionin, zgjidhni Ndrysho → Fshi tarifën e kartës së kreditit. QuickBooks shfaq një kuti mesazhi që pyet nëse vërtet dëshironi ta fshini transaksionin. Klikoni OK.
  • Për të modifikuar transaksionin, klikoni butonin Edit Transaction në shiritin në krye të dritares. Ju ktheheni në dritaren Fut tarifat e kartës së kreditit. Bëni ndryshimet tuaja atje dhe më pas klikoni Ruaj & Risi ose Ruaj & Mbyll. Ju gjithashtu mund të bëni ndryshime brenda regjistrit të Kartës së Kreditit dhe klikoni Regjistro kur të keni mbaruar.

Si të rakordoni deklaratën e kartës suaj të kreditit dhe të paguani faturën

Ju rakordoni, ose balanconi, një llogari të kartës së kreditit në të njëjtën mënyrë që balanconi një llogari bankare. Pasi të balanconi llogarinë dhe të klikoni "Rakordi tani", QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Bëni pagesën", duke pyetur se si dëshironi të paguani faturën. Mund të paguani me çek ose të vendosni një faturë për t'u paguar më vonë. (Opsioni i dytë është metoda e llogarive të pagueshme.)

Nëse vendosni të paguani faturën duke shkruar një çek, shkoni direkt në dritaren "Write Checks" dhe skeda "Shpenzimet" plotësohet e gjitha për ju. Plotësoni emrin e lëshuesit të kartës, datën, e kështu me radhë. Kliko "Ruaj dhe e re" ose "Ruaj dhe mbyll" kur të kesh mbaruar. Pagesa regjistrohet si në regjistrin e çeqeve ashtu edhe në atë të kartës së kreditit sepse ju ngarkoni llogarinë e detyrimit të kartës së kreditit me totalin e çekut.

Nëse vendosni të vendosni pagesën si një faturë për t'u paguar në një datë të mëvonshme, ju shkoni te dritarja Futni faturat. Plotësoni gjithçka ashtu si do të ishit në dritaren "Write Checks". Kur klikoni Save & New, transaksioni regjistrohet në regjistrin e llogarive të pagueshme dhe në regjistrin e kartës së kreditit.

Pra, po në lidhje me kartat e debitit dhe ATM?

Kartat e debitit dhe të ATM-ve, kur të filloni, nuk janë fare karta krediti. Përdorimi i një karte debiti ose një karte ATM është më shumë e ngjashme me shkrimin e një çeku se çdo gjë tjetër. Megjithatë, në vend që të tërhiqni para duke shkruar një çek, ju tërheqni para duke përdorur një kartë debiti (që është ajo që unë e quaj këtë lloj karte nga këtu e tutje).

Megjithëse një transaksion me kartë debiti ndonjëherë duket (të paktën për miqtë tuaj dhe tregtarët me të cilët blini) si një transaksion me kartë krediti, ju duhet ta trajtoni një transaksion me kartë debiti ashtu siç trajtoni një çek. Me pak fjalë, ja çfarë duhet të bëni:

• Kur ngarkoni diçka në një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin ashtu si regjistroni një çek të rregullt. Ju mund të dëshironi të vendosni numrin e transaksionit si numër kontrolli ose në linjën Memo në mënyrë që të mund të mbani gjurmët e transaksionit.
• Kur tërhiqni para duke përdorur një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin si tërheqje të rregullt (ose transferoni në një llogari me para të imta), sikur të kishit shkuar në bankë me një fletë tërheqjeje.
• Kur bëni një depozitë përmes një kase duke përdorur një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin ashtu si regjistroni një depozitë të rregullt.

Pra, po në lidhje me kartat e kreditit të klientëve?

Unë dua të flas për një temë të vështirë para jush dhe mbyll diskutimin tonë se si të punojmë me kartat e kreditit. Këtu, unë flas për-gëlltitjen-si të trajtohen pagesat e klientëve me kartë krediti.

Mirë, nëse nuk e dini tashmë këtë, megjithëse klientët tuaj ndoshta duan t'ju paguajnë me karta krediti, kartat e kreditit të klientëve ju krijojnë një dhimbje koke. Arsyeja është se banka juaj tregtare ose procesori i kartës së kreditit grumbullon tarifat e kartës së kreditit të klientit dhe më pas - ndoshta në baza ditore ose ndoshta çdo disa ditë - depoziton një sasi të madhe parash në llogarinë tuaj bankare. Paratë e gatshme përfaqësojnë shumën e tarifave të fundit të kartës së kreditit minus një tarifë (që shpresoj se është modeste).

E gjithë kjo tingëllon mjaft e padëmshme, por këtu është një shembull se si funksionon. Klientët A, B dhe C vijnë të hënën dhe shpenzojnë përkatësisht 5, 10 dollarë dhe 15 dollarë. Më pas, të martën, klientët D, E dhe F vijnë dhe shpenzojnë përkatësisht 10, 50 dollarë dhe 30 dollarë. Të mërkurën, ju nuk i shisni asgjë dikujt që përdor një kartë krediti, por shihni një depozitë prej 105 dollarësh në llogarinë tuaj bankare nga kompania e kartës së kreditit.

Problemi është se ju po shikoni transaksionet e dy ditëve të fundit të kartës së kreditit dhe ju e dini se ato gjithsej 120 dollarë sepse kjo është shuma totale që u shitë klientëve A, B, C, D, E dhe F. Pra, çfarë është me 105 dollarë? A janë 15 dollarët që mungojnë një tarifë shërbimi? Oh, jo, prit. Ndoshta klienti A telefonoi kompaninë e tij të kartës së kreditit dhe bllokoi tarifën e parë prej 5 dollarësh. Apo ndoshta ishte Klienti B?

Nëse pranoni një kartë krediti, e dini se si funksionon kjo, apo jo? Është një dhimbje koke mbretërore.

Unë mendoj se ju ndoshta keni dy qasje të arsyeshme për t'u marrë me këtë çmenduri:

• Mënyra e Kontabilistit të Mirë: Ju mund të regjistroni pagesat e klientëve me kartë krediti në mënyrën e zakonshme - në mënyrën që pret QuickBooks. Mënyra e Kontabilistit të Mirë prodhon regjistrime të bukura dhe të sakta, por me koston e telasheve të mëdha të kontabilitetit. Të interesuar për më shumë informacion? E madhe! Përdorni komandën QuickBooks Help për të kërkuar ndihmën në internet të QuickBooks për temën që regjistron një pagesë me kartë krediti.
• Mënyra e Kontabilistit të Keq: Thjesht mund të regjistroni transaksionet e faturave të shitjeve kur kompania e kartës së kreditit depoziton shumat e tarifave neto në llogarinë tuaj bankare. Me fjalë të tjera, duke përdorur numrat shembull të dhënë në një paragraf të mëparshëm, në vend që të regjistroni transaksione individuale për klientët A, B, C, D, E dhe F kur ndodhin shitjet, ju mund të regjistroni një transaksion prej 105 dollarësh kur kompania e kartës së kreditit depoziton 105 dollarë në llogarinë tuaj bankare. Nëse e dini tarifën e shërbimit të kompanisë së kartës së kreditit, mund ta regjistroni edhe atë, duke përdorur një hyrje në ditar. (Me siguri do të dëshironi të kërkoni ndihmë nga llogaritari juaj për këtë.)

Unë duhet t'ju them diçka tjetër. Mënyra e Kontabilistit të Keq ndoshta nuk është e justifikuar nëse nuk jeni në një situatë me volum të lartë—si p.sh. një dyqan me pakicë—dhe kur jeni duke përdorur një sistem periodik të inventarit ose kur nuk shisni inventar. Nëse keni vetëm një pjesë të vogël të transaksioneve me kartë krediti - të themi, një çdo disa ditë - ose nëse po përpiqeni të përdorni një sistem të përhershëm të inventarit, duhet të përdorni "Mënyrën e Kontabilistit të Mirë".