Strategjitë e pastrimit dhe arkivimit për QuickBooks

Vendosja se kur dhe si dëshironi të pastroni ose arkivoni skedarin tuaj të kompanisë QuickBooks është kryesisht një çështje e sensit të përbashkët. Shqyrtimi juaj i parë duhet të jetë nëse keni nevojë të përmbledhni fare dosjen e kompanisë.

Nëse QuickBooks ende funksionon me një shpejtësi të arsyeshme, nëse nuk e gjeni veten duke u çmendur për shkak të shumë artikujve të papërdorur në lista, ose nëse skedari i të dhënave nuk është rritur jashtëzakonisht i madh (më i madh se 100 MB ose më shumë), mund të mos keni nevojë të kondensoj. Në shumë raste, nuk arrini asnjë përfitim duke pastruar. Dhe duke mos pastruar, ju keni ende të dhëna të plota dhe të detajuara financiare në majë të gishtave.

Kryerja e një operacioni pastrimi nuk zvogëlon domosdoshmërisht madhësinë e skedarit të të dhënave QuickBooks. Prandaj, nëse vërtet duhet të keni një skedar të dhënash më të vogël, fillimisht duhet të kryeni një operacion pastrimi dhe më pas të ruani dhe rivendosni një skedar të dhënash portativ QuickBooks.

Këtu është një tjetër nocion i zakonshëm për pastrimin dhe arkivimin e skedarëve të kompanisë QuickBooks: Duhet të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks. Në fakt, krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks në fund të vitit, pasi ju ose CPA-ja juaj të bëni ndonjë rregullim përfundimtar të vitit.

Është një ide e shkëlqyeshme të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks që përdoret për të përgatitur deklaratën tuaj tatimore dhe çdo pasqyrë financiare, sepse gjithmonë mund të shpjegoni disa numra në një deklaratë ose pasqyrë financiare duke parë kopjen arkivore të skedarit të të dhënave. .

Një nga problemet me përdorimin e QuickBooks është se njerëzit mund të ndryshojnë qëllimisht ose pa dashje transaksionet e vjetra. Kjo do të thotë që dikush, për fat të keq, mund të ndryshojë transaksionet në një skedar të dhënash QuickBooks në një vit të mëparshëm. Kur ndodh ky ndryshim, dikush që shikon skedarin e të dhënave QuickBooks më vonë mund të mos jetë në gjendje të shpjegojë një numër në një deklaratë tatimore ose një deklaratë financiare.

Për shembull, nëse dikush kthehet dhe ndryshon një transaksion në një vit të mëparshëm dhe ai transaksion përdoret për të llogaritur të ardhurat totale për vitin, nuk mund të përdorni më të dhënat e QuickBooks për të shpjeguar numrat në deklaratën tuaj tatimore dhe pasqyrat tuaja financiare për totalin. Të ardhurat.

Për fat të mirë, duke pasur një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks - skedari i të dhënave QuickBooks që jep numrat në deklaratën tuaj tatimore dhe pasqyrat financiare - ju gjithmonë mund të shihni se cilat transaksione të QuickBooks mbështesin një numër të caktuar deklarate tatimore ose një numër të pasqyrës financiare.

Nëse jeni ende të hutuar për këtë pikë - dhe është paksa e ndërlikuar - pyesni këshilltarin tuaj tatimor ose CPA-në tuaj për problemin. Ai mund t'ju shpjegojë rrezikun e një ndryshimi në të dhënat e QuickBooks që janë përdorur për të përgatitur një deklaratë ose një pasqyrë financiare pasi të jetë përgatitur ai kthim ose pasi ato pasqyra financiare të jenë publikuar dhe shpërndarë.