Si të vendosni preferencat e kontabilitetit të QuickBooks 2021

Skeda "Preferencat e mia" në kutinë e dialogut "Preferencat e Kontabilitetit" ofron një opsion të vetëm: Ju mund t'i tregoni QuickBooks 2021 se dëshironi që ai të plotësojë automatikisht informacionin kur regjistron një hyrje të përgjithshme në ditar.

Sidoqoftë, mos u acaroni me mungesën e personalizimit. Kjo mungesë pothuajse totale e preferencave të personalizuara individualisht ka kuptim, nëse mendoni për këtë. Kontabiliteti për një biznes duhet të funksionojë në të njëjtën mënyrë për Jane si për Joe dhe për Susan.

Megjithatë, ju keni mundësinë të vendosni disa preferenca të kompanisë për kontabilitetin. Përsëri, kjo ka kuptim nëse mendoni për këtë. Kompani të ndryshme i drejtojnë sistemet e tyre të kontabilitetit në mënyra të ndryshme.

Kjo figurë tregon skedën Preferencat e Kompanisë në kutinë e dialogut Preferencat e Kontabilitetit.

Skeda Preferencat e Kompanisë në kutinë e dialogut të Preferencave të Kontabilitetit

Përdorimi i numrave të llogarisë në QuickBooks

Si parazgjedhje, QuickBooks ju lejon të përdorni emra për të identifikuar llogaritë në listën e Grafikut të llogarive ose në listën e llogarive. Llogaria që përdorni për të gjurmuar shpenzimet e pagave mund të njihet si "paga", për shembull, por ju mund të zgjidhni kutinë e kontrollit Përdor numrat e llogarisë për t'i treguar QuickBooks se dëshironi të përdorni numrat e llogarive në vend të emrave të llogarive për identifikimin e llogarive. Bizneset më të mëdha dhe bizneset me lista shumë të gjata të llogarive shpesh përdorin numrat e llogarive. Kur përdorni numra, mund të kontrolloni më lehtë si renditjen e llogarive në një pasqyrë financiare ashtu edhe futjen e llogarive të reja në listën e Grafikut të Llogarive.

Kutia e kontrollit Trego vetëm nënllogarinë më të ulët (referojuni figurës së mëparshme) ju lejon t'i tregoni QuickBooks se duhet të shfaqë nënllogarinë më të ulët në vend të llogarisë mëmë më të lartë në pasqyrat financiare. QuickBooks ju lejon të krijoni nënllogari, të cilat janë llogari brenda llogarive. Ju gjithashtu mund të krijoni nën-llogari, të cilat janë llogari brenda nënllogarive. Ju përdorni nënllogaritë për të gjurmuar më hollësisht aktivet, detyrimet, shumat e kapitalit neto, të ardhurat dhe shpenzimet.

Vendosja e opsioneve të përgjithshme të kontabilitetit në QuickBooks

Skeda Preferencat e Kompanisë (nuk tregohet) ofron pesë kutitë e kontrollit të përgjithshëm të kontabilitetit në vijim, si dhe paralajmërimet e datës dhe cilësimet e datës së mbylljes. Kutitë e kontrollit janë ndoshta vetë-shpjeguese për këdo që ka bërë pak llogari me QuickBooks, por për përdoruesit e rinj të QuickBooks, këtu është një përshkrim i shkurtër i asaj që bën secili:

• Përdorni numrat e llogarisë: Kutia e kontrollit Përdor numrat e llogarisë, nëse zgjidhet, ju mundëson të vendosni një numër llogarie për një transaksion. Kutia e kontrollit të lidhur, Shfaq vetëm nënllogarinë më të ulët, i thotë QuickBooks të shfaqë vetëm emrin dhe numrin e llogarisë së një nënllogarie (nëse jeni duke përdorur një) në vend të trashëgimisë së plotë të llogarisë. Nëse përdorni shumë nivele të nënllogarive, ky opsion mund të pastrojë vërtet shikimet, duke e bërë më të lehtë të dalloni se çfarë llogarie po shikoni.
• Kërkoni llogari: Kutia e kontrollit Kërko llogari, nëse zgjidhet, i thotë QuickBooks se duhet të specifikoni një llogari për një transaksion. Kjo ka kuptim. Nëse nuk po përdorni llogaritë për të gjurmuar shumat që hyjnë dhe dalin nga biznesi, nuk po bëni vërtet kontabilitet. Nuk do të kishte kurrë kuptim, sipas mendimit tim modest, të çaktivizoni kutinë e kontrollit Kërko llogari.
• Përdorni gjurmimin e klasës për transaksione:Kutia e kontrollit Përdorimi i gjurmimit të klasës për transaksione ju lejon t'i tregoni QuickBooks se dëshironi të përdorni jo vetëm llogaritë për të gjurmuar informacionin tuaj financiar, por edhe Klasat ju lejojnë të ndani informacionin e nivelit të llogarisë në një mënyrë tjetër. Kjo tingëllon e ndërlikuar, por është me të vërtetë mjaft e thjeshtë. Lista e llogarive, për shembull, ju lejon të gjurmoni të ardhurat dhe shpenzimet sipas kategorive të të ardhurave dhe shpenzimeve. Ju mund të gjurmoni shpenzimet duke përdorur kategori të tilla si pagat, qiratë dhe furnizimet. Prandaj, klasat ju ofrojnë një mënyrë për të gjurmuar këtë informacion në një dimension tjetër. Ju mund të ndani shpenzimet e pagave në ato paga të shpenzuara për dy vendndodhje të biznesit tuaj, për shembull. Një restorant me dy restorante mund të dëshirojë ta bëjë këtë. Vini re se QuickBooks ofron gjithashtu kuti që mund t'i kontrolloni për të treguar që QuickBooks duhet t'ju kërkojë të caktoni klasa dhe të caktoni klasa për llogari,
• Cakto automatikisht numrin e hyrjes së ditarit të përgjithshëm: Kjo kuti e kontrollit i tregon QuickBooks që t'u caktojë numra shënimeve të përgjithshme të ditarit që futni duke përdorur komandën Bëni shënime në ditar të përgjithshëm. Ju dëshironi ta lini të zgjedhur këtë kuti të kontrollit. Regjistrimet e përgjithshme të ditarit, meqë ra fjala, zakonisht futen nga CPA-ja juaj ose kontabilisti juaj profesionist në staf.
• Paralajmëroni kur postoni një transaksion te fitimet e pashpërndara: Kjo kuti e kontrollit i thotë QuickBooks të shfaqë një mesazh paralajmërues sa herë që ju përpiqeni (ose dikush tjetër përpiqet) të debitojë ose kreditojë drejtpërdrejt llogarinë e fitimeve të pashpërndara. (Normalisht, ju nuk dëshironi të debitoni ose kreditoni drejtpërdrejt llogarinë e fitimeve të pashpërndara dhe vetëm kontabilistët e aftë do t'i futnin transaksionet drejtpërdrejt në fitimet e pashpërndara në çdo rast.)
• Fshih fushat e bilancit të hapjes në emra dhe artikuj: Zgjidhni këtë kuti për t'i thënë QuickBooks të fshehë informacionin e bilancit të hapjes për klientët, shitësit, emrat e tjerë dhe për artikujt.
• Paralajmërimet e datës: Kutitë e Paralajmërimeve të datës i tregojnë QuickBooks që t'ju paralajmërojë kur hyni (ose dikush tjetër hyn) në një transaksion me një datë shumë të largët në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen. Nëse zgjidhni njërën nga kutitë e Paralajmërimeve të datës, dëshironi gjithashtu të specifikoni se sa ditë janë shumë larg në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen.
• Cilësimi i datës së mbylljes: Kutia e datës së mbylljes ju lejon të identifikoni një datë përpara së cilës skedari juaj i të dhënave QuickBooks nuk mund të ndryshohet. Me fjalë të tjera, nëse e vendosni datën e mbylljes në 31 dhjetor 2021, po i thoni QuickBooks se nuk dëshironi që të bëhen ndryshime në skedarin e të dhënave QuickBooks përpara kësaj date. Kjo do të thotë që dikush nuk mund të modifikojë një transaksion që ka datë përpara datës suaj të mbylljes pa marrë një mesazh paralajmërues të frikshëm. Do të thotë gjithashtu që dikush nuk mund të hyjë në një transaksion duke përdorur një datë përpara kësaj date mbylljeje. Mund të klikoni butonin Vendos datën/fjalëkalimin për të shfaqur një kuti dialogu që ju lejon të specifikoni një datë mbylljeje dhe të krijoni fjalëkalimin e kërkuar kur dikush dëshiron të shtojë një transaksion të vjetër ose të modifikojë një transaksion të vjetër.

Shumë kohë më parë, versionet e kaluara të QuickBooks ju lejojnë të aktivizoni dhe çaktivizoni një veçori gjurmësh auditimi duke përdorur skedën Preferencat e Kompanisë në kutinë e dialogut Preferencat e Kontabilitetit. Gjithsesi, të gjitha versionet e fundit të QuickBooks ofrojnë një gjurmë auditimi gjithmonë të hapur, kështu që ju nuk do të shihni më preferencën e kontabilitetit të kutisë së kontrollit të gjurmës së auditimit. Një gjurmë auditimi, meqë ra fjala, thjesht mban një listë se kush bën cilat ndryshime në transaksione. Kontabilistët, në mënyrë të parashikueshme, i duan shtigjet e auditimit. Gjurmët e auditimit i mundësojnë dikujt, të tillë si CPA-ja juaj ose një auditor i Shërbimit të të Ardhurave të Brendshme, të hyjë pas faktit dhe të kuptojë pse bilanci i llogarisë është ai që është.