Si të vendosni preferencat e kontabilitetit në QuickBooks 2011

Mund të specifikoni se si funksionon QuickBooks për ju duke vendosur preferencat. Në fakt, pjesa më e madhe e asaj që bëni kur drejtoni QuickBooks 2011 EasyStep Intervista (kur konfiguroni QuickBooks) jep informacion që QuickBooks përdor për të vendosur preferencat tuaja.

Për shembull, nëse tregoni se ngarkoni tatimin mbi shitjet e klientëve, Intervista EasyStep përshkruan se si duhet të funksionojë taksa e shitjeve për biznesin tuaj duke përdorur preferencat tatimore të shitjeve.

Skeda Preferencat e mia të grupit të Preferencave të Kontabilitetit ofron një opsion të vetëm: Ju mund t'i tregoni QuickBooks që dëshironi që ai të plotësojë automatikisht informacionin kur regjistron një hyrje të përgjithshme në ditar.

Skeda Preferencat e Kompanisë ofron pesë kutitë e mëposhtme të kontrollit të kontabilitetit të përgjithshëm, si dhe cilësimet e datës së mbylljes.

• Përdorni numrat e llogarisë: Kutia e kontrollit Përdor numrat e llogarisë, nëse zgjidhet, ju mundëson të vendosni një numër llogarie për një transaksion.

• Kërkoni llogari: Kutia e kontrollit Kërko llogari, nëse zgjidhet, i thotë QuickBooks se duhet të specifikoni një llogari për një transaksion.

• Përdorimi i gjurmimit të klasave: Kutia e kontrollit Përdor gjurmimin e klasës ju lejon t'i tregoni QuickBooks se dëshironi të përdorni jo vetëm llogaritë për të gjurmuar informacionin tuaj financiar, por edhe klasat. Ju mund të gjurmoni shpenzimet duke përdorur kategori të tilla si pagat, qiratë dhe furnizimet. Prandaj, klasat ju ofrojnë një mënyrë për të gjurmuar këtë informacion në një dimension tjetër.

• Cakto automatikisht numrin e hyrjes së ditarit të përgjithshëm: Kjo kuti e kontrollit i thotë QuickBooks të caktojë numra për shënimet e përgjithshme të ditarit që futni duke përdorur komandën Make Journal Entry. Ju dëshironi ta lini të zgjedhur këtë kuti të kontrollit.

• Paralajmëroni kur postoni një transaksion te fitimet e pashpërndara: Kjo kuti e kontrollit i thotë QuickBooks të shfaqë një mesazh paralajmërues sa herë që ju ose dikush tjetër përpiqeni të debitoni ose kreditoni drejtpërdrejt llogarinë e fitimeve të pashpërndara.

• Paralajmërimet e datës: Kutitë e Paralajmërimit të datës i tregojnë QuickBooks që t'ju paralajmërojë kur ju ose dikush tjetër kryeni një transaksion me një datë shumë të largët në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen. Ju gjithashtu dëshironi të specifikoni se sa ditë janë shumë larg në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen.

• Cilësimet e datës së mbylljes: Kutia e datës së mbylljes ju lejon të identifikoni një datë përpara së cilës skedari juaj i të dhënave QuickBooks nuk mund të ndryshohet. Me fjalë të tjera, nëse e vendosni datën e mbylljes më 31 dhjetor 2010, po i thoni QuickBooks se nuk dëshironi që të bëhen ndryshime në skedarin e të dhënave QuickBooks përpara kësaj date.

Versionet e mëparshme të QuickBooks ju lejojnë gjithashtu të aktivizoni dhe çaktivizoni një veçori gjurmësh auditimi duke përdorur skedën Preferencat e Kompanisë në Preferencat e Kontabilitetit. Megjithatë, që nga viti 2007, QuickBooks ofron një gjurmë auditimi gjithmonë të hapur, kështu që nuk do të shihni më një kuti të kontrollit të gjurmës së auditimit në preferencën e kontabilitetit. Një gjurmë auditimi, meqë ra fjala, thjesht mban një listë se kush bën cilat ndryshime në transaksione. Kontabilistët, në mënyrë të parashikueshme, i duan shtigjet e auditimit. Gjurmët e auditimit i mundësojnë dikujt, siç është CPA-ja juaj, të hyjë pas faktit dhe të kuptojë pse një gjendje llogarie është ajo që është.