Si të vendosni opsionet e përgjithshme të kontabilitetit në QuickBooks 2014

Skeda Preferencat e Kompanisë ofron pesë kutitë e mëposhtme të kontrollit të kontabilitetit të përgjithshëm, si dhe paralajmërimet e datës dhe cilësimet e datës së mbylljes. (Kutitë e kontrollit janë ndoshta vetë-shpjeguese për këdo që ka bërë pak llogari me QuickBooks.)

• Përdorni numrat e llogarisë: Kutia e kontrollit Përdor numrat e llogarisë, nëse zgjidhet, ju mundëson të vendosni një numër llogarie për një transaksion. Kutia e kontrollit të lidhur, Shfaq vetëm nënllogarinë më të ulët, i thotë QuickBooks të shfaqë vetëm emrin dhe numrin e llogarisë së një nënllogarie (nëse jeni duke përdorur një) në vend të trashëgimisë së plotë të llogarisë.

  Nëse përdorni shumë nivele të nënllogarive, ky opsion mund të pastrojë vërtet shikimet, duke e bërë më të lehtë të dalloni se çfarë llogarie po shikoni.

• Kërkoni llogari: Kutia e kontrollit Kërko llogari, nëse zgjidhet, i thotë QuickBooks se duhet të specifikoni një llogari për një transaksion. Kjo ka kuptim. Nëse nuk po përdorni llogaritë për të gjurmuar shumat që hyjnë dhe dalin nga biznesi, nuk po bëni vërtet kontabilitet. Nuk do të kishte kurrë kuptim të çaktivizoni kutinë e kontrollit Kërko llogari.

• Përdorimi i gjurmimit të klasës për transaksione: Kutia e kontrollit Përdor gjurmimin e klasës ju lejon t'i tregoni QuickBooks se dëshironi të përdorni jo vetëm llogaritë për të gjurmuar informacionin tuaj financiar, por edhe klasat. Klasat ju lejojnë të ndani informacionin e nivelit të llogarisë në një mënyrë tjetër. Kjo tingëllon e ndërlikuar, por është me të vërtetë mjaft e thjeshtë.

  Lista e llogarive, për shembull, ju lejon të gjurmoni të ardhurat dhe shpenzimet sipas kategorive të të ardhurave dhe shpenzimeve. Ju mund të gjurmoni shpenzimet duke përdorur kategori të tilla si pagat, qiratë dhe furnizimet. Prandaj, klasat ju ofrojnë një mënyrë për të gjurmuar këtë informacion në një dimension tjetër.

  Për shembull, ju mund të ndani shpenzimet e pagave në ato paga të shpenzuara për dy vendndodhje të ndryshme të biznesit tuaj. Një restorant me dy restorante mund të dëshirojë ta bëjë këtë. Vini re se QuickBooks ofron gjithashtu një kuti që mund ta kontrolloni për të treguar se QuickBooks duhet t'ju kërkojë të caktoni klasa.

• Cakto automatikisht numrin e hyrjes së ditarit të përgjithshëm: Kjo kuti e kontrollit i thotë QuickBooks të caktojë numra për shënimet e përgjithshme të ditarit që futni duke përdorur komandën Make Journal Entry. Ju dëshironi ta lini të zgjedhur këtë kuti të kontrollit. Regjistrimet e përgjithshme të ditarit, meqë ra fjala, zakonisht futen nga CPA-ja juaj ose kontabilisti juaj profesionist në staf.

• Paralajmëroni kur postoni një transaksion për fitimet e pashpërndara: Kjo kuti e kontrollit i thotë QuickBooks të shfaqë një mesazh paralajmërues sa herë që ju ose dikush tjetër përpiqeni të debitoni ose kreditoni drejtpërdrejt llogarinë e fitimeve të pashpërndara. (Normalisht, ju nuk dëshironi të debitoni ose kreditoni drejtpërdrejt llogarinë e fitimeve të pashpërndara dhe vetëm kontabilistët e aftë do t'i futnin transaksionet drejtpërdrejt në fitimet e pashpërndara në çdo rast.)

• Paralajmërimet e datës: Kutitë e Paralajmërimeve të datës i tregojnë QuickBooks që t'ju paralajmërojë kur ju ose dikush tjetër hyn në një transaksion me një datë shumë të largët në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen. Nëse shënoni njërën nga kutitë e Paralajmërimeve të datës, dëshironi gjithashtu të specifikoni se sa ditë janë shumë larg në të kaluarën ose shumë larg në të ardhmen.

• Cilësimi i datës së mbylljes: Kutia e datës së mbylljes ju lejon të identifikoni një datë përpara së cilës skedari juaj i të dhënave QuickBooks nuk mund të ndryshohet. Me fjalë të tjera, nëse e vendosni datën e mbylljes më 31 dhjetor 2012, po i thoni QuickBooks se nuk dëshironi që të bëhen ndryshime në skedarin e të dhënave QuickBooks përpara kësaj date.

• Kjo do të thotë që dikush nuk mund të modifikojë një transaksion që ka datë përpara datës suaj të mbylljes pa marrë një mesazh paralajmërues të frikshëm. Do të thotë gjithashtu që dikush nuk mund të hyjë në një transaksion duke përdorur një datë përpara kësaj date mbylljeje. Mund të klikoni butonin Vendos datën/fjalëkalimin për të shfaqur një kuti dialogu që ju lejon të specifikoni një datë mbylljeje dhe të krijoni fjalëkalimin e kërkuar kur dikush dëshiron të shtojë një transaksion të vjetër ose të modifikojë një transaksion të vjetër.

Të gjitha versionet e fundit të QuickBooks ofrojnë një gjurmë auditimi gjithmonë të hapur, kështu që nuk do të shihni më preferencën e kontabilitetit të kutisë së kontrollit të gjurmës së auditimit. Një gjurmë auditimi, meqë ra fjala, thjesht mban një listë se kush bën cilat ndryshime në transaksione. Kontabilistët, në mënyrë të parashikueshme, i duan shtigjet e auditimit. Gjurmët e auditimit i mundësojnë dikujt, siç është CPA-ja juaj, të hyjë pas faktit dhe të kuptojë pse një gjendje llogarie është ajo që është.