Si të vendosni një urdhër blerjeje në QuickBooks Online

Bizneset që porosisin shumë gjëra nga shitësit shpesh përdorin urdhra blerjeje për të mbajtur gjurmët e artikujve të porositur. Porositë e blerjeve në QuickBooks Online (QBO) nuk ndikojnë në asnjë nga llogaritë tuaja; në vend të kësaj, ato thjesht ju ndihmojnë të mbani gjurmët e asaj që porositni. Dhe, kur të mbërrijë porosia, mund të krahasoni mallrat që vijnë në derë me ato të listuara në porosinë e blerjes për t'u siguruar që ato përputhen.

Nëse planifikoni të përdorni porositë e blerjes, atëherë procesi i porositjes zakonisht ndodh në mënyrën e mëposhtme:

• Ju bëni një porosi me një shitës dhe vendosni një porosi blerjeje në QBO që përputhet me porosinë që keni bërë.

• Ju merrni artikujt që keni porositur, zakonisht së bashku me një faturë për artikujt; ju më pas përputhni artikujt që merrni me porosinë e blerjes dhe vendosni një faturë për artikujt. Vini re se ndonjëherë ju e merrni faturën pa artikuj ose artikujt pa faturë.

• Ju paguani faturën e shitësit.

Ju futni një urdhër blerje duke përdorur dritaren e transaksionit të Porosisë Blerje; ju mund ta hapni këtë dritare ose nga faqja e Transaksioneve të Shpenzimeve ose nga menyja Krijo (shenja plus). Një urdhër blerjeje tipike duket si ai i paraqitur këtu dhe do të vini re se dritarja i ngjan shumë dritares "Kontrollo".

Dritarja e porosisë së blerjes.

Ndërsa plotësoni dritaren e transaksionit të porosisë së blerjes, QBO i cakton një status të hapur porosisë së blerjes; statusi shfaqet pikërisht poshtë emrit të shitësit në këndin e sipërm majtas të dritares së transaksionit.

Kur merrni mallrat, faturën e shitësit ose të dyja, ju regjistroni një faturë, ose një çek, një transaksion shpenzimi ose një tarifë me kartë krediti, duke treguar atë që i keni paguar (ose atë që i detyroheni) shitësit.

Kur zgjidhni një shitës që ka urdhra blerjesh të hapura për cilindo nga këto lloje transaksionesh, në anën e djathtë të dritares shfaqet një panel që tregon porositë e disponueshme të blerjeve. Ju i shtoni një urdhër blerje transaksionit në të njëjtën mënyrë që i shtoni një faturë një transaksioni çek: duke klikuar butonin Shto. Këtu është hapur një transaksion me çek dhe zgjidhet një shitës që ka urdhra blerjesh të hapura.

Dritarja e kontrollit, me një shitës të zgjedhur që ka porosi blerje të hapura.

Kur klikoni Shto për të shtuar porosinë e blerjes në transaksion, QBO shton linjat e porosisë së blerjes në rreshtin e parë të disponueshëm në seksionin Detajet e artikullit të transaksionit Kontrollo. QBO tregon gjithashtu, poshtë emrit të shitësit, se transaksioni Check ka një transaksion të lidhur.

Një transaksion çeku pasi i keni shtuar një porosi blerjeje.

Nëse ruani transaksionin e çekut dhe më pas rihapni porosinë e blerjes, QBO ka ndryshuar statusin e porosive të blerjes nga i hapur në të mbyllur, në mënyrë që të mos e shtoni rastësisht porosinë e blerjes në një transaksion tjetër.

Nëse shtoni porosinë e gabuar të blerjes në një transaksion, mund ta hiqni linjën e porosisë së blerjes në seksionin Detajet e artikullit duke klikuar ikonën e koshit në skajin e djathtë të rreshtit.

QBO nuk mund të shtojë vetëm një pjesë të një porosie blerjeje në një transaksion. Pra, nëse merrni vetëm një pjesë të një porosi blerjeje, shtoni porosinë e blerjes në transaksionin tuaj dhe më pas regjistroni një pagesë për pjesën e porosisë së blerjes që keni marrë duke fshirë rreshtat nga çeku për artikujt që nuk keni marrë. Për të vazhduar të gjurmoni pjesën e papaguar të porosisë së blerjes, mund ta mbyllni manualisht porosinë origjinale të blerjes dhe të krijoni një porosi të re blerjeje që përmban artikujt e mbetur të papaguar; kur krijoni porosinë e dytë të blerjes - në thelb një porosi mbrapa - përpiquni t'i caktoni një numër që ju ndihmon ta gjurmoni atë në lidhje me porosinë origjinale të blerjes.

Ju mund të përdorni numrat tuaj të porositur të blerjes nëse zgjidhni Gear→Cilësimet e kompanisë→Shpenzimet. Më pas klikoni lapsin pranë Urdhrave të Blerjes për të modifikuar cilësimet e porosisë së blerjes, zgjidhni kutinë e zgjedhjes Numrat e transaksioneve të personalizuara dhe më pas klikoni Ruaj.

Kur duhet të identifikoni porositë e hapura të blerjeve, përdorni raportin e listës së porosive të blerjeve të hapura.