Si të vendosni një listë klientësh në QuickBooks 2014

Lista e klientëve në QuickBooks ruan të gjithë klientët tuaj dhe informacionin e klientit tuaj. Për shembull, lista e klientëve ruan adresat e faturimit dhe adresat e transportit për klientët.

Ndiqni këto hapa për të shtuar një klient në listën e klientëve:

1 Zgjidhni komandën Customers→Customer Center.

QuickBooks shfaq dritaren e Qendrës së Klientit.

2 Për të shtuar një klient të ri, klikoni butonin "Klient i ri dhe punë" dhe më pas zgjidhni komandën "Klient i ri".

QuickBooks shfaq dritaren e klientit të ri.

3 Përdorni kutinë Emri i klientit për t'i dhënë klientit një emër të shkurtër.

Nuk keni nevojë të vendosni emrin e plotë të klientit në kutinë Emri i klientit. Ky informacion mund të shkojë në kutinë Emri i Kompanisë, i shfaqur në skedën Informacioni i Adresës. Ju thjesht dëshironi një version të shkurtuar të emrit të klientit që mund ta përdorni për t'iu referuar klientit brenda sistemit të kontabilitetit QuickBooks.

4 (Opsionale) Nëse e faturoni klientin tuaj në një monedhë të ndryshme nga monedha juaj e zakonshme vendase, zgjidhni atë monedhë nga lista rënëse Valuta.

Nëse i keni thënë QuickBooks se punoni në monedha të shumta — do ta kishit bërë këtë gjatë procesit të konfigurimit të Intervistës EasyStep — QuickBooks dëshiron që ju të identifikoni kur faturoni një klient dhe mblidhni pagesa nga një klient në një monedhë të ndryshme nga monedha juaj e origjinës.

(Shënim: Kutia e listës rënëse të monedhës nuk shfaqet në figurë sepse funksioni i gjurmimit të shumëfishtë të monedhave nuk është i aktivizuar.)

5 (Rregulli i zakonshëm) Injoroni bilancin e hapjes dhe si të kutive.

Zakonisht nuk dëshironi të vendosni bilancin e hapjes së klientit duke përdorur kutitë "Bilanci i hapjes" dhe "As Of". Kjo nuk është mënyra e duhur për të vendosur gjendjen e llogarive të reja të arkëtueshme të klientëve. Nëse e bëni këtë, në thelb po krijoni pjesën e debitit të një hyrjeje pa pjesën përkatëse të kredisë.

Më vonë, do t'ju duhet të hyni dhe të futni shënime të çmendura, të çuditshme në ditar, në mënyrë që të rregulloni kontabilitetin tuaj jo të plotë. Por ekziston një përjashtim nga rregulli i zakonshëm.

Megjithëse rregulli i zakonshëm është që ju nuk dëshironi të vendosni një bilanc hapjeje për një klient, ky rregull ka një përjashtim të rëndësishëm. Ju regjistroni gjendjen e llogarive tuaja të arkëtueshme në datën e konvertimit duke vendosur një bilanc hapjeje për çdo klient që nga data e konvertimit. Shuma e këtyre bilanceve hapëse është ajo që QuickBooks përdor për të përcaktuar totalin e llogarive tuaja të arkëtueshme në datën e konvertimit.

6 Përdorni kutitë e skedës Address Info për të dhënë emrin e kompanisë dhe informacionin e kontaktit, duke përfshirë emrin e kontaktit, numrat e telefonit, numrat e faksit, adresat e postës elektronike, adresat e faturimit dhe dërgesës etj.

Futni emrin dhe mbiemrin e dikujt në kutitë Emri i plotë dhe numrat e telefonit të klientit tuaj shkojnë në kutitë e etiketuara Telefoni kryesor dhe Telefoni i punës.

7 Klikoni në skedën Cilësimet e pagesës për të shfaqur grupin e kutive të shfaqura.

Ju mund të regjistroni numrin e llogarisë së klientit, limitin e tij të kreditit, kushtet e pagesës, mënyrat e preferuara të pagesës dhe dorëzimit, madje edhe informacionin e kartës së kreditit.

8 (Opsionale) Nëse jeni duke gjurmuar taksat e shitjeve, klikoni në skedën Cilësimet e taksës së shitjeve për të shfaqur kutitë që do të përdorni për të identifikuar shkallën e tatimit mbi shitjet e këtij klienti.

Skeda "Cilësimet e taksës së shitjeve", për shembull, përfshin një listë rënëse të Kodit Tatimor që përdorni për të treguar se cili kod tatimor i shitjeve zbatohet për këtë klient të veçantë. Ju gjithashtu mund të identifikoni artikullin aktual të tatimit mbi shitjen dhe, nëse është e nevojshme, numrin e rishitjes.

9 Jepni pak informacion shtesë për klientin.

Nëse klikoni në skedën "Info shtesë", QuickBooks shfaq disa kuti të tjera që mund t'i përdorni për të mbledhur dhe ruajtur informacionin e klientit. Për shembull, mund të përdorni listën rënëse Lloji i klientit për të kategorizuar një klient si i përshtatshëm për një lloj klienti të veçantë.

Dhe mund të përdorni listën rënëse Rep për të identifikuar përfaqësuesin e paracaktuar të shitjeve të klientit. Ju gjithashtu mund të klikoni butonin Define Fields për të specifikuar fusha shtesë që dëshironi të grumbulloni dhe raportoni për klientin.

10 (Opsionale) Klikoni në skedën Job Info për të përshkruar punën e klientit.

Skeda Job Info ju lejon të përshkruani informacionin që lidhet me një punë të caktuar që kryhet për një klient. Ju përdorni skedën Job Info nëse jo vetëm konfiguroni një klient, por krijoni edhe një punë për atë klient.

Kur të përfundoni përshkrimin e klientit, klikoni butonin Ruaj & Mbyll ose Ruaj & Ri për të ruajtur përshkrimin tuaj.