Si të shtoni përdorues në QuickBooks 2018 Pro dhe Premier

Ju nuk jeni të kufizuar në përdorimin e vetëm një fjalëkalimi për të kontrolluar aksesin në skedarin tuaj të të dhënave QuickBooks. Mund të konfiguroni disa fjalëkalime për skedarin e të dhënave QuickBooks. Ajo që është me të vërtetë e bukur për këtë është se ju mund t'i thoni QuickBooks të lejojë disa përdorues dhe fjalëkalime të bëjnë vetëm disa gjëra. Kjo tingëllon e ndërlikuar, por në të vërtetë nuk është. Pronari i biznesit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon asaj të bëjë gjithçka. Por një nëpunës i ri kontabiliteti, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon atij vetëm të regjistrojë faturat në sistem.

Për të konfiguruar përdorues shtesë në QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën Company → Set Up Users and Passwords → Set Up Users.
QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve (nuk shfaqet), e cila identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe që janë aktualisht të kyçur në sistem.

Tregojini QuickBooks se dëshironi të shtoni një përdorues duke klikuar butonin Shto përdorues.
QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Set Up User Password and Access.

Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.
Jepini secilit përdorues për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e parë të përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit "Fjalëkalimi" dhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin për përdoruesin e ri.
Kur QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Set Up User Password and Access, tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat për përdoruesin. Nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat (të drejtat janë thjesht gjërat që përdoruesi mund të bëjë), zgjidhni butonin e radios Zonat e zgjedhura të QuickBooks. Nëse dëshironi që përdoruesi të jetë në gjendje të bëjë çdo gjë, zgjidhni butonin e radios Të gjitha zonat e QuickBooks. Nëse tregoni se përdoruesi i ri duhet të ketë akses në të gjitha fushat e QuickBooks, keni përfunduar me konfigurimin e fjalëkalimit të përdoruesit dhe mund të kapërceni hapat e mbetur.

Klikoni Tjetër për të vazhduar dhe më pas përshkruani aksesin në informacionet dhe detyrat e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.
Kur të përfundoni hapin 4, QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit" - i pari nga një seri kuti dialogu që ju përcjellin në një intervistë, duke bërë pyetje të hollësishme se çfarë lloj aksesi duhet të ketë çdo përdorues në një zonë të caktuar . Në lidhje me aktivitetin e shitjeve, për shembull, QuickBooks pyet për aksesin në transaksione (të tilla si fatura, memorandume krediti dhe informacione të llogarive të arkëtueshme). Mund të tregoni se përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios Pa Access. Ju mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios "Qasja e plotë". Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e radios Access Selective dhe më pas zgjidhni një nga butonat ndihmës: Krijo vetëm transaksione, Krijo dhe printo transaksione ose Krijo transaksione dhe Krijo raporte.

Klikoni Tjetër dhe më pas përshkruani blerjet dhe të drejtat e llogarive të pagueshme.
Kur të përfundoni hapin 5 duke klikuar "Tjetër", QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit", e cila ju lejon të specifikoni se çfarë aksesi ka ky përdorues i ri në zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Mund të zgjidhni butonin e radios No Access. Mund të zgjidhni butonin e radios Access Full. Ose mund të zgjidhni një terren të mesëm duke zgjedhur butonin e radios Akses selektive dhe një nga butonat ndihmës. Të njëjtat rregulla për vendosjen e të drejtave dhe aksesit që zbatohen për zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme zbatohen për zonën e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

Klikoni Next dhe më pas përshkruani të drejtat dhe aksesin e mbetur të përdoruesit.
Kur klikoni butonin Tjetër që shfaqet në fund të çdo versioni të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin", QuickBooks shfaq disa versione të tjera të kutisë së dialogut që përdor për t'ju pyetur në lidhje me të drejtat dhe aksesin e përdoruesit. Pasi të përshkruani se cilat të drejta janë të përshtatshme për përdoruesin në zonën e blerjeve dhe llogarive të pagueshme, për shembull, QuickBooks pyet për zonën e kontrollit dhe kartës së kreditit. Më pas pyet për zonën e inventarit. Më pas, pyet për listën e pagave, e ndjekur nga pyetjet në lidhje me aktivitetet e përgjithshme, të ndjeshme të kontabilitetit. Më në fund, QuickBooks pyet për aksesin në aftësitë e raportimit financiar. Ju kufizoni të drejtat në secilën prej këtyre fushave të tjera në të njëjtën mënyrë që bëni për shitjet dhe llogaritë e arkëtueshme dhe për zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Prandaj, Unë nuk do të përshkruaj se si ju zgjidhni butonin e opsionit No Access, butonin e opsionit të Qasjes së plotë ose butonin e Qasjes selektive pa pushim. Vetëm jini të kujdesshëm ndërsa kaloni nëpër ekrane, duke kufizuar të drejtat e përdoruesit. Ju dëshironi që përdoruesit të kenë të drejtat e nevojshme për të bërë punën e tyre, por ju nuk dëshironi t'u jepni atyre më shumë të drejta sesa kanë nevojë.

Specifikoni nëse përdoruesi mund të ndryshojë ose fshijë transaksionet.
Pasi të keni kaluar në afërsisht një duzinë versionesh të kutive të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin" që pyesin për fusha specifike të kontabilitetit, QuickBooks shfaq faqen "Ndryshimi ose fshirja e transaksioneve" të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit". Faqja Ndryshimi ose Fshirja e Transaksioneve ju lejon të tregoni nëse një përdorues mund ose nuk mund të ndryshojë transaksionet e regjistruara përpara datës së mbylljes. Në përgjithësi, ju dëshironi të kufizoni aftësinë e një përdoruesi për të ndryshuar ose fshirë transaksionet.

Klikoni Tjetër dhe më pas rishikoni vendimet tuaja për të drejtat.
Kur klikoni "Tjetër", QuickBooks shfaq versionin përfundimtar të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit", i cili identifikon të drejtat e përdoruesit që i keni caktuar ose lejuar. Ju mund ta përdorni këtë kuti dialogu për të rishikuar të drejtat që ka dikush. Nëse e kuptoni se i keni caktuar gabimisht të drejtat, klikoni butonin Prapa për t'u kthyer përsëri nëpër kutitë e dialogut tek ai ku keni bërë një gabim. Ndryshoni caktimin e të drejtave dhe klikoni butonin Next për t'u kthyer në dritaren përfundimtare të kutisë së dialogut Set Up User Password and Access.

Kur të përfundoni me rishikimin e të drejtave dhe aksesit të përdoruesit, klikoni Finish.
Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri do të jetë në gjendje të përdorë QuickBooks; të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.