Si të ruani kontrolle të mira të kontabilitetit me QuickBooks

QuickBooks lejon shumë përdorues. Shumë biznese, pasi rriten në një madhësi të caktuar, duhet të mbështesin përdorues të shumtë me akses në informacionin e kontabilitetit dhe aftësinë, në disa raste, për të krijuar transaksione kontabël. Fatkeqësisht, përdorues të shumtë të sistemit të kontabilitetit krijojnë rrezik për pronarin e biznesit.

Duke pasur akses në sistemin e kontabilitetit, përdoruesit mund të futin gabime pa dashje në sistemin e kontabilitetit ose, për fat të keq, të mashtrojnë qëllimisht një biznes. Për këto arsye, këtu është një listë e disa teknikave të kontrollit të QuickBooks që një pronar biznesi ose menaxher biznesi mund të përdorë për të minimizuar gabimet e paqëllimshme dhe për të minimizuar mundësinë për vjedhje.

• Krahasoni rregullisht numërimin e inventarit fizik me të dhënat e kontabilitetit të inventarit. Për fat të keq, inventari tkurret. Njerëzit - ndonjëherë punonjës, por shpesh pseudoklientë të tillë si hajdutët e dyqaneve - vjedhin inventarin. Prandaj, një gjë që duhet të bëni, si për të minimizuar humbjet e inventarit, ashtu edhe për të mbajtur shënime të sakta kontabël, është të krahasoni rregullisht numërimet fizike të inventarit tuaj me atë që tregojnë të dhënat tuaja të kontabilitetit.

  Kjo qasje për të numëruar shpesh sendet më të vlefshme dhe më të lehta për t'u vjedhur realizon dy gjëra:

  • Tkurrja e inventarit identifikohet shpejt.

  • Pronari i biznesit mund të minimizojë tkurrjen e inventarit duke identifikuar llojin e inventarit që vidhet më shpesh ose edhe kur inventari vidhet më shpesh.

• Barazoni llogaritë bankare. Një gjë që pronarët e bizneseve duhet të bëjnë është të harmonizojnë llogaritë e tyre bankare. Shpesh, vjedhja e punonjësve nga personeli kontabël ndodh pasi punonjësit kuptojnë se si të shkruajnë çeqe në llogarinë bankare të kompanisë që pronari nuk i sheh. Një mënyrë e sigurt për të gjetur një transaksion fiktive dhe mashtruese është që pronari të rakordojë deklaratën bankare.

  Nëse pronarja rakordon deklaratën bankare, ajo mund të krahasojë kontabilitetin e bankës për llogarinë me të dhënat e kontabilitetit të kompanisë QuickBooks. Çdo mospërputhje e dukshme mund të rregullohet, që do të thotë se të dhënat e kontabilitetit të QuickBooks janë më të sakta. Për më tepër, çdo transaksion i dyshimtë dhe i dyshimtë priret të bëhet i dukshëm kur pronari i biznesit shikon nga afër çeqet.

• Ndani kontabilitetin nga kujdestaria fizike aty ku është e mundur. Në një biznes të vogël, është e vështirë të ndash gjithmonë kontabilitetin për disa aktivitete nga kujdestaria fizike ose përgjegjësia fizike për atë aktivitet. Për shembull, është e vështirë të veçosh kontabilitetin e inventarit nga kujdestaria fizike ose qasja në atë inventar.

• Trajnoni punonjësit në përdorimin e QuickBooks. Ju duhet të trajnoni punonjësit për të përdorur QuickBooks nëse keni një biznes të çdo madhësie për dy arsye themelore:

  • Dikush që di të përdorë QuickBooks ka më pak gjasa të bëjë gabime të paqëllimshme.

  • Të dhënat e çrregullta të kontabilitetit kamuflojnë vjedhjen e punonjësve.

• Mbyllni skedarin tuaj QuickBooks. Nëse merrni një kurs "Parimet e Kontabilitetit", do të zbuloni se mbyllja nënkupton një sërë procedurash kontabiliteti që dikush kryen për të zeruar llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve, në mënyrë që duke filluar nga viti i ri, të ardhurat dhe shpenzimet të mund të llogariten lehtësisht. Në QuickBooks, mbyllja do të thotë diçka ndryshe.

  Por ju ende dëshironi të mbyllni skedarin QuickBooks për të ruajtur integritetin e të dhënave tuaja. Ja se si: Zgjidhni komandën Edit→ Preferences, zgjidhni Kontabilitet, zgjidhni skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas klikoni butonin e datës së mbylljes Set Data/Fjalëkalimi. Kur QuickBooks ju kërkon, specifikoni datën e mbylljes dhe fjalëkalimin.

  Pasi të jepni këtë informacion, QuickBooks ndalon ose kufizon përdoruesit nga ndryshimi ose futja e transaksioneve të datës përpara datës së mbylljes. (Vetëm personat me fjalëkalim mund të bëjnë ndryshime ose të hyjnë në transaksione me data më të hershme se data e mbylljes.)

• Menaxhoni sistemin tuaj të kontabilitetit QuickBooks. Shumë pronarë biznesesh nuk e shohin sistemin e kontabilitetit si diçka më shumë se një mjet për të prodhuar fatura, çeqe pagesa dhe informacione të nevojshme për kthimin vjetor të taksave. Fatkeqësisht, kjo marrëdhënie e largët me sistemin e kontabilitetit do të thotë që pronarët e bizneseve shpesh nuk ndjejnë shumë nevojë për të menaxhuar në mënyrë aktive atë që ndodh me sistemin e kontabilitetit.

  Një sistem kontabiliteti duhet të jetë një mjet që ju përdorni për të menaxhuar më mirë biznesin tuaj. Dhe mund të jetë kështu. Por nëse do të jetë një mjet për menaxhimin më të mirë të biznesit tuaj, ju duhet të menaxhoni sistemin.

  Ju mund të siguroheni lehtësisht që njerëzit po bëjnë ato lloj gjërash që supozohet të bëjnë duke krijuar disa lista kontrolli të thjeshta.

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit mujor

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit vjetor