Si të ruani kontrolle të mira të kontabilitetit me QuickBooks 2011

Shumë biznese, pasi rriten në një madhësi të caktuar, duhet të mbështesin përdorues të shumtë të QuickBooks me akses në informacionin e kontabilitetit dhe aftësinë, në disa raste, për të krijuar transaksione kontabël. Fatkeqësisht, të kesh përdorues të shumtë të sistemit të kontabilitetit krijon rrezik për pronarin e biznesit.

Duke pasur akses në QuickBooks, përdoruesit mund të futin gabime pa dashje në sistemin e kontabilitetit ose, për fat të keq, të mashtrojnë qëllimisht një biznes. Këtu është një listë e disa teknikave të kontrollit të QuickBooks që një pronar biznesi ose menaxher biznesi mund të përdorë për të minimizuar gabimet e paqëllimshme dhe mundësinë për vjedhje:

• Krahasoni rregullisht numërimin e inventarit fizik me të dhënat e kontabilitetit të inventarit. Kjo qasje realizon dy gjëra:

  • Tkurrja e inventarit identifikohet shpejt.

  • Pronari i biznesit mund të minimizojë tkurrjen e inventarit duke identifikuar llojin e inventarit që vidhet më shpesh ose edhe kur inventari vidhet më shpesh.

• Barazoni llogaritë bankare. Një gjë që pronarët e bizneseve duhet të bëjnë është të harmonizojnë llogaritë e tyre bankare. Shpesh, vjedhja e punonjësve nga personeli kontabël ndodh pasi punonjësit kuptojnë se si të shkruajnë çeqe në llogarinë bankare të kompanisë që pronari nuk i sheh. Nëse pronarja rakordon deklaratën bankare, ajo mund të krahasojë kontabilitetin e bankës për llogarinë me të dhënat e kontabilitetit të kompanisë QuickBooks.

• Ndani kontabilitetin nga kujdestaria fizike aty ku është e mundur. Në një biznes të vogël, është e vështirë të ndash gjithmonë kontabilitetin për disa aktivitete nga kujdestaria fizike ose përgjegjësia fizike për atë aktivitet. Kudo që mund të veçoni kujdestarinë fizike nga kontabiliteti, ndodh një kontroll i integruar i gabimeve. Personi që bën kontabilitetin kontrollon në mënyrë indirekte kujdesin fizik të aktivit nga ana e kujdestarëve. Ju mund t'i kërkoni CPA-së tuaj për ndihmë në hartimin e mënyrave për të ndarë ruajtjen fizike të aseteve nga detyrat e kontabilitetit dhe kontabilitetit.

• Trajnoni punonjësit se si të përdorin QuickBooks. Ju duhet të trajnoni punonjësit për të përdorur QuickBooks nëse keni një biznes të çdo madhësie për dy arsye themelore:

  • Dikush që di të përdorë QuickBooks ka më pak gjasa të bëjë gabime të paqëllimshme.

  • Të dhënat e çrregullta të kontabilitetit kamuflojnë vjedhjen e punonjësve. Trajnimi nuk do të thotë vetëm regjistrime më të sakta të kontabilitetit, por edhe se keni më pak gjasa të keni një mjedis të favorshëm për vjedhje ose përvetësim.

• Menaxhoni sistemin tuaj të kontabilitetit QuickBooks. Një sistem kontabiliteti duhet të jetë një mjet që ju përdorni për të menaxhuar më mirë biznesin tuaj. Që sistemi të funksionojë, ju duhet ta menaxhoni atë sistem. Mund të siguroheni lehtësisht që njerëzit po bëjnë ato lloj gjërash që supozohet të bëjnë duke krijuar disa lista kontrolli të thjeshta. Ju mund t'i përdorni këto si pika fillestare për të ndërtuar listën tuaj të gjërave që nëpunësi i kontabilitetit ose menaxheri i zyrës duhet të bëjë çdo muaj ose në fund të çdo viti.

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit mujor

• Të dhënat u rezervuan dhe u zhvendosën jashtë sajtit

• Llogaritë bankare të rakorduara

• Të gjitha faturat, memorandumet e kreditit, deklaratat jashtë

• Çdo llogari pezullimi është pastruar

• Pasqyrat financiare të dorëzuara

• Përjashtimet e raportuara (për shembull, faturat e vonuara, faturat, urdhrat e blerjeve, artikujt e inventarit të pakufizuar)

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit vjetor

• Rregulloni bilancin e provës

• Digjni CD me numrat e fundvitit për regjistrim të përhershëm

• Merrni parasysh pastrimin e skedarëve të të dhënave nëse ato janë të mëdha

• Mbyll vitin kur të ketë mbaruar vërtet