Si të regjistroni faturat tuaja përmes Windows Enter Bills në QuickBooks 2017

Kur vjen një faturë, gjëja e parë që duhet të bëni është ta regjistroni atë në QuickBooks 2017. Ju mund t'i regjistroni faturat përmes dritares Enter Bills ose regjistrit të llogarive të pagueshme. Nëse planifikoni të gjurmoni faturat sipas shpenzimeve dhe artikujve, duhet të përdorni dritaren "Hyni faturat".

Për të regjistruar një faturë përmes dritares "Hyni faturat", ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Shitësit → Futni Faturat. Përndryshe, klikoni ikonën Futni Faturat në zonën e Shitësit në faqen kryesore. Pa dyshim që vini re se gjysma e sipërme e kësaj dritareje duket shumë si një çek, dhe kjo për shkak se shumë nga informacionet që vendosni këtu përfundojnë në çekun që shkruani për të paguar faturën tuaj. (Nëse shihni fjalën Kredi në krye të formularit dhe jo Faturë, zgjidhni butonin e opsionit Bill në këndin e sipërm majtas. Ju gjithashtu mund ta përdorni këtë ekran për të futur memorandume krediti nga shitësit.)

Zgjidhni emrin e shitësit që po paguani. Nëse dëshironi t'ia paguani këtë faturë një shitësi që është tashmë në listën e shitësve, klikoni shigjetën poshtë në fund të linjës së shitësit dhe zgjidhni shitësin. (Më pas QuickBooks mbush automatikisht dritaren Enter Bills me aq informacion sa mund të mbajë mend.) Nëse ky shitës është i ri, QuickBooks ju kërkon të shtoni ose konfiguroni shpejt disa informacione rreth shitësit: adresën, kufirin e kreditit, kushtet e pagesës dhe kështu me radhë. Ju e jepni këtë informacion në dritaren e Shitësit të Ri.
Nëse keni një ose më shumë porosi blerje të paplotësuara me shitësin që zgjidhni, QuickBooks ju pyet nëse dëshironi të merrni kundrejt një porosie blerjeje. Klikoni Po nëse e bëni këtë ose Jo nëse nuk e bëni. Nëse zgjidhni të merrni kundrejt një porosie blerjeje, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Purchase Orders. Ai liston porositë e hapura të blerjeve që keni regjistruar.
Kur zgjidhni një ose më shumë urdhra blerjeje për të marrë, QuickBooks plotëson artikujt dhe shumat nga këto porosi për ju, të cilat mund t'i modifikoni sipas nevojës. Kur të përfundoni me kutinë e dialogut "Hap porositë e blerjeve", kliko "OK" për t'u rikthyer te dritarja "Hyni faturat".

Për të krijuar një porosi blerjeje, e cila është një rekord i artikujve që porositni nga shitësit, zgjidhni Shitësit → Krijo porositë e blerjeve. Kur QuickBooks shfaq dritaren Krijo porositë e blerjeve, përshkruani porosinë tuaj. Meqë ra fjala, ju printoni dhe modifikoni urdhrat e blerjeve në të njëjtën mënyrë si printoni faturat dhe shënimet e kreditit.

Zgjidhni kushtet e pagesës që përshkruajnë kohën e pagesës. Në linjën "Kushtet", hapni listën rënëse dhe zgjidhni kushtet e pagesës (nëse informacioni nuk është tashmë aty nga momenti kur konfiguruat shitësin).

(Opsionale) Futni numrin e referencës së shitësit. Nëse vendosni numrin e referencës së shitësit për faturën - ndoshta ky është vetëm numri i faturës ose numri i llogarisë suaj - numri i referencës printohet në kuponin që është pjesë e çekut të printuar.

(Opsionale) Futni një memo për të përshkruar faturën. Mund të vendosni një shënim në kutinë e tekstit Memo. Shënimi që futni shfaqet në regjistrin A/P.

Zhvendosni kursorin poshtë në kolonën Llogaria e skedës Shpenzime dhe futni një emër të llogarisë së shpenzimeve. Ka shumë mundësi që të dëshironi të futni emrin e një llogarie shpenzimesh që është tashmë në skemën e llogarive. Nëse është kështu, klikoni shigjetën poshtë për të parë një listë të të gjitha llogarive tuaja. Ju ndoshta duhet të lëvizni poshtë listës për të arritur te llogaritë e shpenzimeve. (Një mënyrë e shpejtë për të lëvizur poshtë listës është të filloni të shkruani emrin e llogarisë; ju shkoni direkt poshtë listës.) Klikoni llogarinë që përfaqëson kjo faturë. (Më shumë gjasa, është Furnizime ose diçka e tillë.)
Nëse keni nevojë të krijoni një kategori të re llogarie shpenzimesh për këtë faturë, zgjidhni Shto të Re në krye të listës. Ju shihni kutinë e dialogut "Llogaria e re". Plotësoni informacionin dhe klikoni OK.
Po nëse paratë që po paguani për shkak të kësaj faturë mund të ndahen në dy, tre ose katër llogari shpenzimesh? Thjesht klikoni poshtë llogarisë që sapo keni futur. Shfaqet shigjeta poshtë. Klikoni atë për të hyrë në një llogari tjetër shpenzimi, dhe një tjetër, dhe një tjetër nëse keni nevojë.

Nëse është e nevojshme, kaloni në kolonën Shuma dhe ndryshoni numrat. Nëse jeni duke e ndarë këtë faturë në disa llogari, sigurohuni që numrat në kolonën Shuma t'i shtohen totalit të faturës.

(Opsionale) Futni fjalë shpjegimi ose mençurie në kolonën Memo.

(Opsionale) Caktoni shpenzimet një Klienti:Puna. Nëse planifikoni të rimbursoheni për këto shpenzime, ose nëse thjesht dëshironi të gjurmoni shpenzimet tuaja sipas punës, futni klientin që do t'ju rimbursojë. Vendosni një shumë për secilën llogari nëse është e nevojshme. Mund të përdorni shigjetën poshtë për të gjetur klientët dhe më pas klikoni mbi ta.

(Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klasë. Ju gjithashtu mund të gjurmoni shpenzimet sipas klasës duke bërë shënime në kolonën Klasa. Vini re shigjetën e zakonshme poshtë dhe klikoni atë për të parë një listë të klasave. (Ju nuk shihni një kolonë Klasa nëse nuk i keni thënë QuickBooks se dëshironi të përdorni klasa.)
Nëse dëshironi që QuickBooks të gjurmoni shpenzimet sipas klasës, mund ta konfiguroni që ta bëjë këtë. Për të konfiguruar QuickBooks për të gjurmuar shpenzimet, zgjidhni Edit → Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën e Kontabilitetit, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas zgjidhni kutinë e kontrollit Përdorni ndjekjen e klasës.
Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur shpenzimet.

Përdorni skedën Artikuj për të regjistruar artikujt e ndryshëm që përfaqëson fatura. Klikoni në skedën Artikuj. Futni artikujt që keni blerë dhe çmimet që keni paguar për to.

Nëse e kuptoni që pas plotësimit të pjesshëm të faturës se fatura me të vërtetë paguan një urdhër blerje, klikoni butonin Zgjidh PO, i cili shfaqet në shiritin kryesor të dritares "Futni faturat".

Nga lista rënëse e Shitësit, zgjidhni emrin e shitësit që ju dërgoi faturën. Në listën e porosive të hapura të blerjes, klikoni në kolonën në të majtë për të vendosur një shenjë pranë porosisë së blerjes (ose porosive) për të cilën po paguani. Mjaft e lehtë? Klikoni OK kur të keni mbaruar; QuickBooks plotëson automatikisht skedën Artikuj për ju.

Kaloni te kolona Artikull dhe vendosni një emër për artikullin. Vini re shigjetën poshtë në këtë kolonë. Klikoni atë për të parë listën e artikujve. A shfaqet artikulli për të cilin po paguani në këtë listë? Nëse po, klikoni atë artikull. Nëse jo, zgjidhni Shto të Re nga krye të listës dhe plotësoni dritaren e artikullit të ri.

Plotësoni pjesën tjetër të rreshtave të artikujve në skedën Artikuj. Mund të futni këtu të gjithë artikujt që po blini. Sigurohuni që skeda Artikuj të tregojë me saktësi artikujt që po blini, kostot dhe sasitë e tyre. Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur artikujt.

Ruani faturën. Klikoni Save & New për të ruajtur të dhënat tuaja të faturës dhe më pas futni një faturë tjetër. Ose klikoni Ruaj & Mbyll për të regjistruar faturën tuaj, por jo për të futur një faturë tjetër.

Ashtu si në rastin me dritaret e lidhura me klientët (si dritarja Krijoni faturat), QuickBooks shfaq informacion historik për një shitës në shiritin anësor të djathtë. Mund të kaloni ndërmjet shitësit dhe transaksioneve, të ekzekutoni raporte të shpejta dhe të lidheni shpejt me faturat, faturat dhe shënimet e tjera të mëparshme ose të papaguara për një klient me të cilin bëni biznes.