Si të regjistroni faturat tuaja me QuickBooks 2015 Mënyra e Llogarive të Pagueshme

Kur vjen një faturë, gjëja e parë që duhet të bëni është ta regjistroni atë në QuickBooks 2015. Ju mund t'i regjistroni faturat përmes dritares Enter Bills ose regjistrit të llogarive të pagueshme. Nëse planifikoni të gjurmoni faturat sipas shpenzimeve dhe artikujve, duhet të përdorni dritaren "Hyni faturat".

Për të regjistruar një faturë përmes dritares "Hyni faturat", ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Shitësit → Futni faturat.

Përndryshe, klikoni ikonën Futni faturat në zonën e Shitësit në faqen kryesore. Pa dyshim që vini re se gjysma e sipërme e kësaj dritareje duket shumë si një çek, dhe kjo ndodh sepse shumë nga informacionet që vendosni këtu përfundojnë në çekun që shkruani për të paguar faturën.

Zgjidhni emrin e shitësit që po paguani.

Nëse dëshironi t'ia paguani këtë faturë një shitësi që është tashmë në listën e shitësve, klikoni shigjetën poshtë në fund të linjës së shitësit dhe zgjidhni shitësin. Nëse ky shitës është i ri, QuickBooks ju kërkon të shtoni ose konfiguroni shpejt disa informacione rreth shitësit: adresën, kufirin e kreditit, kushtet e pagesës etj.

Nëse keni një ose më shumë porosi blerje të paplotësuara me shitësin që zgjidhni, QuickBooks ju pyet nëse dëshironi të merrni kundrejt një porosie blerjeje. Nëse zgjidhni të merrni kundrejt një porosie blerjeje, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Purchase Orders. Ai liston porositë e hapura të blerjeve që keni regjistruar.

Për të krijuar një porosi blerjeje, e cila është një rekord i artikujve që porositni nga shitësit, zgjidhni Shitësit→ Krijo porositë e blerjeve. Kur QuickBooks shfaq dritaren Krijo porositë e blerjeve, përshkruani porosinë tuaj. Meqë ra fjala, ju printoni dhe modifikoni urdhrat e blerjeve në të njëjtën mënyrë si printoni fatura dhe memorandume krediti.

Zgjidhni kushtet e pagesës që përshkruajnë se kur duhet të paguhet fatura.

Në linjën Kushtet, hapni listën rënëse dhe zgjidhni kushtet e pagesës.

(Opsionale) Futni numrin e referencës së shitësit.

Nëse vendosni numrin e referencës së shitësit për faturën - ky është ndoshta vetëm numri i faturës ose numri i llogarisë suaj - numri i referencës printohet në kupon që është pjesë e çekut të printuar.

(Opsionale) Futni një memo për të përshkruar faturën.

Mund të futni një shënim në kutinë e tekstit Memo. Shënimi që futni shfaqet në regjistrin A/P.

Zhvendosni kursorin poshtë te kolona Llogaria e skedës Shpenzime dhe vendosni një emër të llogarisë së shpenzimeve.

Shanset janë të mira që dëshironi të futni emrin e një llogarie shpenzimesh që është tashmë në skemën e llogarive. Nëse është kështu, klikoni shigjetën poshtë për të parë një listë të të gjitha llogarive tuaja. Ju ndoshta duhet të lëvizni poshtë listës për të arritur te llogaritë e shpenzimeve. Klikoni llogarinë që përfaqëson kjo faturë.

Nëse keni nevojë të krijoni një kategori të re llogarie shpenzimesh për këtë faturë, zgjidhni "Shto të re" në krye të listës. Ju shihni kutinë e dialogut "Llogaria e re". Plotësoni informacionin dhe klikoni OK.

Po nëse paratë që po paguani për shkak të kësaj faturë mund të ndahen në dy, tre ose katër llogari shpenzimesh? Thjesht klikoni poshtë llogarisë që sapo keni futur. Shfaqet shigjeta poshtë. Klikoni atë për të hyrë në një llogari tjetër shpenzimi, dhe një tjetër, dhe një tjetër nëse keni nevojë.

Klikoni në kolonën Shuma, nëse është e nevojshme, dhe ndryshoni numrat.

Nëse po e ndani këtë faturë në disa llogari, sigurohuni që numrat në kolonën Shuma t'i shtohen totalit të faturës.

(Opsionale) Futni fjalë shpjegimi ose mençurie në kolonën Memo.

(Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klient: Punë.

Nëse planifikoni të rimbursoheni për këto shpenzime, ose nëse thjesht dëshironi të gjurmoni shpenzimet tuaja sipas punës, shkruani klientin që do t'ju rimbursojë. Vendosni një shumë për secilën llogari nëse është e nevojshme. Mund të përdorni shigjetën poshtë për të gjetur klientët dhe më pas klikoni mbi ta.

(Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klasë.

Ju gjithashtu mund të gjurmoni shpenzimet sipas klasës duke bërë shënime në kolonën Klasa. Vini re shigjetën e zakonshme poshtë dhe klikoni atë për të parë një listë të klasave.

Nëse dëshironi që QuickBooks të gjurmojë shpenzimet sipas klasës, mund ta konfiguroni që ta bëjë këtë. Për të konfiguruar QuickBooks për të gjurmuar shpenzimet, zgjidhni Edit→ Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën e Kontabilitetit, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas zgjidhni kutinë e kontrollit Përdorni ndjekjen e klasës.

Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur shpenzimet.

Përdorni skedën Artikuj për të regjistruar artikujt e ndryshëm që përfaqëson fatura.

Klikoni në skedën Artikuj. Futni artikujt që keni blerë dhe çmimet që keni paguar për to.

Nga lista rënëse e Shitësit, zgjidhni emrin e shitësit që ju dërgoi faturën. Në listën e porosive të hapura të blerjes, klikoni në kolonën në të majtë për të vendosur një shenjë pranë porosisë së blerjes për të cilën po paguani. Mjaft e lehtë? Klikoni OK kur të keni mbaruar.

Kaloni te kolona Artikull dhe vendosni një emër për artikullin.

Vini re shigjetën poshtë në këtë kolonë. Klikoni atë për të parë listën e artikujve. A shfaqet artikulli për të cilin po paguani në këtë listë? Nëse po, klikoni atë artikull. Nëse jo, zgjidhni Shto të Re nga krye të listës dhe plotësoni dritaren e artikullit të ri.

Plotësoni pjesën tjetër të rreshtave të artikujve në skedën Artikuj.

Këtu mund të futni të gjithë artikujt që po blini. Sigurohuni që skeda Artikuj të tregojë me saktësi artikujt që po blini, kostot dhe sasitë e tyre. Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur artikujt.

Ruani faturën.

Klikoni Save & New për të ruajtur të dhënat tuaja të faturës dhe më pas futni një faturë tjetër. Ose klikoni Ruaj & Mbyll për të regjistruar faturën tuaj, por jo për të futur një faturë tjetër.