Si të punoni në një kompani të klientëve QuickBooks Online

Ju punoni në kompaninë QuickBooks Online (QBO) të një klienti në të njëjtën mënyrë që punon klienti juaj. Në këtë artikull, ne fokusohemi në mënyrat se si mund të lundroni lehtësisht në kompaninë e një klienti, të kërkoni dhe rishikoni transaksionet dhe të komunikoni me klientët.

Lundrim i lehtë në shoqërinë e klientit

Në pjesën më të madhe, lundrimi me maus është i qartë me një klikim këtu dhe një klikim atje. Por mund të përdorni disa truke jo aq të dukshme për të lundruar lehtësisht, duke përfshirë disa shkurtore të tastierës. Disa teknika të zakonshme navigimi janë specifike për Chrome.

Përdorimi i shkurtoreve të tastierës

Të fshehura në kompanitë QBO janë shkurtesat e tastierës që mund të dëshironi të përdorni. Ne i tregojmë ato këtu në figurë, dhe ju gjithashtu mund t'i gjeni në këtë fletë mashtrimi .

Për të parë këto shkurtore brenda QBO, së bashku me ID-në e kompanisë aktuale të klientit QBO, shtypni dhe mbani shtypur Ctrl+Alt dhe më pas shtypni tastin e pjerrët përpara (/). Përdoruesit e Mac, përdorni Ctrl+Option këtu dhe në paragrafin tjetër. Nëse shtypni Ctrl+Alt+/ pa hapur një kompani klienti QBO, ID e kompanisë që shihni është e juaja.

Shkurtoret e tastierës që mund t'i përdorni kur punoni në një kompani klienti QBO

Për të përdorur ndonjë nga këto shkurtore, shtypni dhe mbani shtypur Ctrl+Alt dhe më pas shtypni tastin përkatës për të kryer veprimin e lidhur me të. Për shembull, për të hapur dritaren e Faturës, shtypni Ctrl+Alt+I.

Hapja e dritareve të shumta

Shumë herë, kontabilistët duan të punojnë me dritare të shumta, dhe ju mund ta bëni këtë në QBO. Brenda së njëjtës kompani QBO, mund të kopjoni një skedë shfletuesi duke përdorur komandën New Window në menynë Accountant Tools në shiritin e veglave QuickBooks Online Accountant (QBOA) (shih figurën e mëposhtme).

Përdorni komandën New Window ndërsa punoni në një kompani QBO për të kopjuar dritaren që po shikoni.

Nëse jeni duke përdorur Chrome, ju gjithashtu mund të kopjoni një skedë të shfletuesit duke klikuar me të djathtën mbi skedën dhe duke zgjedhur Duplicate ose, nëse jeni person i tastierës, shtypni Alt+D pasuar nga Alt+Enter (kjo do të ishte njësoj si të mbani poshtë butonin Alt dhe duke shtypur D e ndjekur nga shtypja Enter). Në Firefox, mund të kopjoni një skedë të shfletuesit duke klikuar në shiritin e adresave dhe duke shtypur Alt+Enter.

Kur klikoni komandën New Window, QBO hap një skedë të re të shfletuesit dhe shfaq të njëjtin informacion që shfaqet në skedën origjinale të shfletuesit. Por, nga ajo pikë, ju mund të shfaqni informacione të ndryshme për të njëjtën kompani në secilën skedë të shfletuesit. Dhe, nëse jeni duke punuar në Chrome në shumë monitorë, mund t'i ndani skedat në monitorë të ndryshëm. Zvarritni skedën që dëshironi të vendosni në një monitor tjetër në drejtim poshtë dhe ajo ndahet nga shfletuesi. Mund ta tërhiqni menjëherë në një monitor tjetër, ose mund të lëshoni butonin e miut, në këtë rast shfaqet një shembull i dytë i Chrome. Më pas mund të tërhiqni cilindo shembull në një monitor tjetër.

E njëjta teknikë funksionon në Firefox; tërhiqni poshtë një skedë Firefox dhe lëshoni butonin e miut. Skeda ndahet dhe shfaqet në një shembull të dytë të Firefox-it. Më pas mund të tërhiqni cilindo shembull në një monitor tjetër.

Nëse jeni adhurues i "ekranit të ndarë", mund të përdorni një shkurtore të Windows për të shfaqur dy skeda krah për krah. Ndiqni këto hapa në Chrome ose Firefox:

Nuk ka asnjë mënyrë të shkurtër dhe të lehtë për të shfaqur dy dritare vertikalisht njëra mbi tjetrën. Do t'ju duhet të ndryshoni madhësinë manuale të dritareve dhe t'i vendosni ato aty ku dëshironi.

Dubliko një skedë shfletuesi duke përdorur çdo teknikë të përshkruar tashmë.

Zvarritni skedën aktuale poshtë. Shfletuesi shfaq skedën që keni zvarritur në dritaren e vet të shfletuesit.

Shtypni dhe mbani tastin Windows (ai që shfaqet midis tasteve Ctrl të majtë dhe të majtë Alt në tastierë) dhe shtypni një tast me shigjetë:

• Shtypni tastin e shigjetës së majtë për të fiksuar dritaren aktive në anën e majtë të monitorit.
• Shtypni tastin e shigjetës së djathtë për të fiksuar dritaren aktive në anën e djathtë të monitorit.

Klikoni dritaren tjetër të disponueshme për ta bërë atë dritaren aktive dhe përsëritni hapin 3.

Në figurën e mëposhtme, ne shfaqëm Bilancin e Gjendjes (në të majtë) dhe më pas krijuam një dritare të dytë të shfletuesit ku u hapëm për të shfaqur transaksionet në llogarinë rrjedhëse. Më pas, fiksuam dy dritaret krah për krah në ekran.

Dy dritare të fiksuara krah për krah

Mund të klikoni butonin e menusë në njërën ose në të dyja dritaret për të fshehur shiritin e navigimit (duke i dhënë më shumë të dhëna të paluajtshme në ekran, siç bëmë në figurë).

Kur të përfundoni punën në dy dritare, thjesht mbyllni njërën dhe maksimizoni tjetrën.

Puna në dy kompani njëkohësisht

Supozoni se keni mbaruar së punuari me një klient dhe dëshironi të hapni një klient tjetër. Mund të klikoni butonin Shko te QuickBooks në shiritin e veglave QBOA dhe të zgjidhni një klient të ri. Ose, mund të klikoni butonin Kontabilist në këndin e sipërm majtas të ndërfaqes QBOA për të rishfaqur faqen e klientëve dhe më pas klikoni ikonën QuickBooks në të majtë të emrit të kompanisë që tani dëshironi të hapni. Sido që të jetë, QBOA shfaq informacionin për klientin e zgjedhur rishtazi.

Kjo ngre pyetjen, "Si mund të punoj në dy kompani të ndryshme njëkohësisht?" Epo, mund të hapni një shfletues tjetër, të identifikoheni në QBOA dhe të hapni një kompani të dytë klienti QBO. Për shembull, nëse jeni duke punuar në Chrome, mund të hapni Windows Edge, Firefox, Safari ose një shfletues tjetër duke përdorur të njëjtin informacion identifikimi në QBOA. Më pas mund të hapni dy kompani të ndryshme, siç bëmë me Chrome dhe Microsoft Edge në këtë figurë.

Për të punuar në dy kompani në të njëjtën kohë, mund të përdorni dy shfletues.

Nëse jeni duke punuar në Chrome, mund të përfitoni gjithashtu nga përdoruesit e Chrome dhe të hapni Chrome si një përdorues tjetër. Do të kishit, në mënyrë efektive, dy raste të Chrome që funksionojnë njëkohësisht.

Llojet e disponueshme të transaksioneve

Ju mund të shihni transaksionet e disponueshme duke hapur një kompani klienti QBO dhe më pas duke klikuar në menunë New. Kjo figurë tregon menynë e re të hapur.

Transaksionet që mund të krijoni gjatë punës në një kompani QBO

Transaksionet e disponueshme organizohen në meny sipas llojit të njerëzve të cilëve u përkasin. Dhe menyja "Krijo" përmban një kategori "Të tjera" për transaksionet që nuk u përkasin llojeve të veçanta të njerëzve - si depozitat bankare.

Nëse dëshironi të shikoni vetëm disa transaksione të përdorura zakonisht, klikoni lidhjen Trego më pak në fund të menysë së re. Lidhja ndryshon në lidhjen Trego më shumë në mënyrë që të mund të rishfaqni të gjitha llojet e transaksioneve.

Si të kërkoni për transaksione

Më shpesh sesa jo, do të kërkoni për transaksione në një kompani klient QBO në vend që t'i krijoni ato. Ju mund të kërkoni për transaksione duke përdorur kutinë e kërkimit në shiritin e veglave QBOA në krye të dritares së kompanisë së klientit QBO (shih figurën e mëposhtme). Kur klikoni në kutinë e Kërkimit, QBO shfaq një listë të transaksioneve të fundit, dhe ndoshta një listë "Kërce te detyra", kontaktet, raportet dhe llogaritë.

Kutia e kërkimit ju lejon të kërkoni QBO nga lart poshtë, që do të thotë se një term kërkimi mund t'ju mundësojë të krijoni transaksione, të aksesoni regjistrat e kontakteve, të shikoni raportet dhe të përdorni llogari.

Shkruani çdo frazë që dëshironi të përdorni si filtër kërkimi ose klikoni Kërkim i Avancuar në fund të listës së Kërkimit.

Nëse shihni atë që dëshironi, klikoni për të hapur dritaren e duhur. Nëse nuk e shihni atë që dëshironi, klikoni Kërkim i Avancuar në këndin e poshtëm djathtas të menysë dhe QBO shfaq faqen e kërkimit.

Vendosni kritere për një kërkim më specifik të përcaktuar.

Ju mund të kufizoni kërkimin në një lloj transaksioni të caktuar, të zgjidhni të kërkoni për cilindo nga disa lloje të dhënash dhe të specifikoni nëse kërkimi duhet të përmbajë, të mos përmbajë, të jetë i barabartë ose jo i barabartë me kriteret e kërkimit.

Nga çdo dritare transaksioni, mund të shikoni transaksionet e fundit të atij lloji duke klikuar butonin që shfaqet në shiritin e titullit të transaksionit, menjëherë në të majtë të emrit të llojit të transaksionit. Imazhi i butonit duket pak si një orë.

Bëni shënime të klientit

Ju dhe anëtarët e ekipit tuaj mund të përdorni veçorinë Shënime në QBOA për të dokumentuar çdo lloj informacioni për cilindo nga klientët tuaj. Për çdo shënim, QBOA cakton automatikisht kohën e krijimit të shënimit dhe anëtarin e ekipit që krijoi shënimin. Anëtarët e ekipit që kanë qasje te klienti mund të shikojnë dhe modifikojnë shënimet e atij klienti. Dhe, ju mund të "gozhdoni" shënimet për t'i bërë ato të lehta për t'u gjetur. Ju mund të mendoni për veçorinë e Shënimeve të QBOA si një mënyrë për të krijuar shënime elektronike ngjitëse.

Për të krijuar një shënim, shfaqni faqen tuaj kryesore të QBOA (mund të klikoni simbolin QB Accountant në këndin e sipërm të majtë të ndërfaqes QBOA) dhe më pas klikoni Klientët në shiritin e navigimit. Në listën tuaj të klientëve, klikoni emrin e klientit për të cilin dëshironi të krijoni një shënim (jo simbolin QB, por emrin e klientit). QBOA shfaq faqen e treguar këtu.

Faqja ku krijoni një shënim klienti.

Shkruani shënimin tuaj dhe klikoni Ruaj. Pasi të ruani një shënim, mund ta gozhdoni; lëvizni treguesin e miut mbi shënim (treguesi shfaqet si një dorë) dhe opsionet për shënimin shfaqen në këndin e poshtëm djathtas:

• Klikoni butonin shtytës për të fiksuar shënimin.
• Klikoni butonin e lapsit për të modifikuar shënimin.
• Klikoni butonin e koshit për të fshirë shënimin.

Komunikoni me një klient

Komunikimi është thelbësor në të gjitha sferat e jetës, duke përfshirë midis një klienti dhe një kontabilist. Ju mund të përdorni mjete në QBO dhe QBOA për të komunikuar me klientët tuaj që kanë abonime QBO.

Nëse preferoni, mund të kaloni përdorimin e QBO dhe QBOA për të komunikuar dhe thjesht të përdorni emailin.

Për shembull, ju mund të përdorni Kërkesat e Klientit për të kërkuar, për shembull, që klienti juaj t'ju dërgojë një deklaratë bankare. Mesazhe të tilla që dërgoni nga QBOA shfaqen në faqen My Accountant të kompanisë QBO të klientit. Ndiqni këto hapa:

Nga QBOA, klikoni Puna në panelin e navigimit.

Klikoni Krijo kërkesën e klientit. QBOA shfaq panelin e Kërkesës së Klientit në anën e djathtë të ekranit.

Shkruani një emër për kërkesën. Mendoni për këtë si temën e një mesazhi email.

Zgjidhni një klient. Në listë shfaqen vetëm klientët me abonime QBO.

Jepni datën e duhur për kërkesën.

Opsionale, plotësoni pjesën tjetër të fushave në formularin e kërkesës, duke përfshirë shtimin e çdo dokumenti që dëshironi t'i dërgoni klientit tuaj.

Mund të zgjidhni opsionalisht kutinë e kontrollit Notify Client për t'i dërguar klientit një email të krijuar nga QBOA, duke e njoftuar atë për kërkesën.

Kliko Publiko në QuickBooks të Klientit.

Përdoreni këtë panel për të komunikuar me një klient QBO në një mënyrë të përgjithshme.

Nëse keni zgjedhur Njoftoni klientin në hapin 7, QBOA shfaq një pamje paraprake të mesazhit që do t'i dërgoni klientit tuaj. Pasi ta rishikoni, kliko Publiko dhe Dërgo Email.

Një pamje paraprake e një mesazhi të kërkesës së klientit

Kur klienti juaj hap kompaninë e tij QBO, ai mund të klikojë Kontabilisti im në panelin e Navigimit për të parë mesazhin dhe për t'iu përgjigjur.

Një Kërkesë Klienti në kompaninë QBO të një klienti

Për t'iu përgjigjur mesazhit duke përdorur QBO, klienti klikon mesazhin në faqen "Kontabilisti im" për të shfaqur një panel si ai i treguar, ku klienti mund të shkruajë një mesazh dhe të bashkëngjisë çdo dokument të nevojshëm.

Paneli që klienti juaj përdor për t'iu përgjigjur një Kërkese të Klientit që keni krijuar

Dokumentet nuk mund të jenë më të mëdha se 30 MB.

Pasi të merrni një dokument nga një klient, mund ta rikuperoni atë në QBOA. Klikoni Klientët nga paneli i navigimit dhe, në listën e klientëve, klikoni emrin e klientit. QBOA hap faqen Detajet e klientit, ku klikoni në skedën Dokumentet e përbashkëta që shfaqet.

Faqja e Dokumenteve të përbashkëta në një kompani klient QBO pasi një kontabilist merr dokumentet e një klienti

Nga atje, mund ta shkarkoni dokumentin ose të klikoni lidhjen në kolonën Kërkesë për të parë/përditësuar kërkesën origjinale. Çdo ndryshim që bëni shfaqet në skedën Puna.