Si të përgatisni një faturë në QuickBooks 2016

Pasi të keni përfunduar të gjithë punën paraprake, përgatitja e një faturë me QuickBooks 2016 është një punë e lehtë. Pa vonesë, ja se si të krijoni një faturë:

Shfaqni dritaren Krijoni Faturat duke zgjedhur Konsumatorët → Krijo Fatura.

Shfaqet dritarja Krijo faturat.

Dritarja e krijimit të faturave.

Zgjidhni shabllonin ose formularin e faturës që dëshironi të përdorni nga lista rënëse Shablloni që ndodhet në këndin e sipërm djathtas.

Cila shfaqet si parazgjedhje varet nga ajo që i keni thënë QuickBooks për biznesin tuaj gjatë konfigurimit të QuickBooks. Ju gjithashtu mund të krijoni tuajin.

Identifikoni klientin dhe, nëse është e nevojshme, punën duke përdorur listën rënëse Customer:Job.

Lëvizni nëpër listën rënëse Customer:Job derisa të shihni klientin ose emrin e punës që ju nevojitet; pastaj klikoni atë.

(Opsionale) Caktoni një klasë në faturë.

Nëse përdorni klasa për të gjurmuar shpenzimet dhe të ardhurat, aktivizoni listën rënëse Klasa dhe zgjidhni një klasë të përshtatshme për faturën. Për të aktivizuar ose çaktivizuar këtë mënyrë të dobishme të kategorizimit të transaksioneve, zgjidhni Edit → Preferences, klikoni Kontabiliteti në të majtë, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas zgjidhni ose pastroni kutinë e kontrollit Përdorimi i gjurmimit të klasës.

Jepni datën e faturës.

Shtypni Tab disa herë për të zhvendosur kursorin në kutinë e tekstit Data. Më pas vendosni datën e saktë në formatin MM/DD/VVVV. Ju gjithashtu mund të përdorni kodet sekrete të mëposhtme për të ndryshuar datën:

• Shtypni + (simbolin plus) për ta zhvendosur datën një ditë përpara.

• Shtypni – (simbolin minus) për ta zhvendosur datën një ditë prapa.

• Shtypni T për të ndryshuar datën në datën e sotme.

• Shtypni M për të ndryshuar datën në ditën e parë të muajit.

• Shtypni H për të ndryshuar datën në ditën e fundit të muajit.

• Shtypni Y për të ndryshuar datën në ditën e parë të vitit.

• Shtypni R për të ndryshuar datën në ditën e fundit të vitit.

Mund të klikoni gjithashtu butonin në anën e djathtë të fushës Data për të shfaqur një kalendar të vogël. Për të zgjedhur një datë nga kalendari, thjesht klikoni datën që dëshironi.

(Opsionale) Futni një numër faturë në kutinë e tekstit Fatura #.

Rregulloni adresimin e faturës, nëse është e nevojshme.

QuickBooks rrëmben adresën e faturimit nga lista e klientëve.

Rregulloni adresën e anijes, nëse është e nevojshme.

QuickBooks gjithashtu rrëmben adresën e transportit nga lista e klientëve.

(Opsionale … ​​lloj) Jepni numrin e porosisë së blerjes në kutinë e tekstit Numri PO.

Nëse klienti lëshon urdhra blerjeje (PO), shkruani numrin e porosisë së blerjes që autorizon këtë blerje.

Specifikoni kushtet e pagesës duke zgjedhur një opsion nga lista rënëse Kushtet.

(Opsionale) Emërtoni përfaqësuesin e shitjeve.

Nëse dëshironi të gjurmoni shitjet sipas përfaqësuesit të shitjeve, përdorni listën rënëse Rep. Për të shtuar shpejt një përfaqësues shitjesh, zgjidhni Shto të re dhe më pas përdorni kutitë e dialogut të përshtatshëm që shfaq QuickBooks. Për të punuar me listën e përfaqësuesve të shitjeve, zgjidhni Listat → Listat e profileve të klientëve dhe shitësve → Lista e përfaqësuesve të shitjeve.

Specifikoni datën e dërgesës nëse është diçka tjetër nga data e faturës.

Specifikoni mënyrën e transportit.

Specifikoni pikën FOB duke përdorur kutinë e tekstit FOB.

FOB do të thotë "free në bord". Pika FOB është më e rëndësishme se sa duket në fillim, sepse pika FOB përcakton se kur ndodh kalimi i pronësisë, kush paguan ngarkesën dhe kush mbart rreziqet e dëmtimit të mallrave gjatë transportit.

Nëse një dërgesë është pa pagesë në pikën e transportit, pronësia e mallrave që shiten i kalon blerësit sapo mallrat largohen nga porti i transportit të shitësit. Në këtë rast, blerësi paguan ngarkesën dhe mbart rrezikun e dëmtimit të transportit.

Nëse një dërgesë është pa pagesë në pikën e destinacionit, pronësia e mallrave që po shiten i kalon blerësit sapo mallrat mbërrijnë në bankën e transportit të blerësit. Shitësi paguan ngarkesën dhe mbart rrezikun e dëmtimit të transportit.

Futni çdo artikull që po shitni.

Zhvendosni kursorin në rreshtin e parë të kutisë së listës Sasia/Kodi i artikullit/Përshkrimi/Çmimi/Shuma/Taksa. Pasi të lëvizni kursorin në një rresht në kutinë e listës, QuickBooks e kthen fushën e Kodit të Artikullit në një listë rënëse. Aktivizoni listën rënëse të Kodit të artikullit të rreshtit të parë bosh në kutinë e listës dhe më pas zgjidhni artikullin.

Nëse keni nevojë për artikuj të tjerë në faturë, përdorni rreshtat e mbetur bosh të kutisë së listës për të futur secilën prej tyre.

Vendosni çdo artikull të veçantë që duhet të përfshijë fatura.

Për të përshkruar ndonjë nga artikujt e veçantë, aktivizoni listën rënëse të Kodit të Artikullit të rreshtit tjetër bosh dhe më pas zgjidhni artikullin special.

Nëse dëshironi të përfshini një artikull me zbritje dhe që ai të zbatohet për disa artikuj, duhet të ngjitni një artikull Nëntotal në faturë pas inventarit ose artikujve të tjerë që dëshironi të zbritni. Pastaj ngjitni një artikull Zbritje direkt pas artikullit Nëntotal. QuickBooks llogarit zbritjen si përqindje të nëntotalit.

(Opsionale) Shto një mesazh klienti.

Klikoni në kutinë e Mesazhit të Klientit, aktivizoni listën e saj rënëse dhe zgjidhni një mesazh të zgjuar të klientit. Për të shtuar mesazhet e klientit në listën e mesazheve të klientit, zgjidhni opsionin Shto të ri dhe më pas plotësoni kutinë e dialogut që shfaq QuickBooks.

Specifikoni taksën e shitjes.

Nëse nuk është e saktë, zhvendoseni kursorin te kutia e listës së taksave, aktivizoni listën rënëse dhe zgjidhni taksën e saktë të shitjes.

(Vërtet opsionale) Shto një memo.

Nëse dëshironi, mund të shtoni një përshkrim shënimesh në faturë. Kjo memo nuk printohet në fatura - vetëm në deklaratën e klientit.

Një dritare e përfunduar e krijimit të faturave.

Nëse dëshironi të vononi printimin e kësaj faturë, zgjidhni kutinë e kontrollit Printo më vonë që shfaqet me shiritin e butonave dhe kutive mbi pjesën kryesore të dritares "Krijoni faturat".

Ruani faturën duke klikuar butonin Save & New ose butonin Save & Close në fund të dritares.

QuickBooks ruan faturën që shfaqet në ekran.