Si të përgatisni fatura në QuickBooks 2021

Pasi të keni përfunduar të gjithë punën paraprake, përgatitja e një faturë me QuickBooks është një punë e lehtë. Nëse klikimi i butonave dhe plotësimi i kutive të tekstit po bëhen kapelë e vjetër për ju, kapërceni komentin e mëposhtëm "play-pas-play" dhe thjesht shfaqni dritaren "Krijo fatura" - ose duke zgjedhur Konsumatorët → Krijo fatura ose duke klikuar ikonën Faturat në faqen kryesore. Pastaj plotësoni këtë dritare dhe klikoni butonin Print. Nëse dëshironi më shumë ndihmë sesa ofron një fjali e vetme, vazhdoni të lexoni për udhëzime hap pas hapi.

Në hapat e mëposhtëm, unë përshkruaj se si të krijoni faturën më të ndërlikuar dhe më të përfshirë: një faturë produkti. Disa fusha në faturën e produktit nuk shfaqen në shërbim ose në faturë profesionale, por mos u shqetësoni nëse biznesi juaj është shërbimi apo profesional. Krijimi i një shërbimi ose faturë profesionale funksionon në thelb në të njëjtën mënyrë si krijimi i një faturë produkti; ju thjesht plotësoni më pak fusha. Dhe mbani në mend se filloni me hapat 1 dhe 2, pavarësisht nga lloji i faturës që krijoni. Pa vonesë, ja se si të krijoni një faturë:

1. Shfaqni dritaren Krijoni Faturat duke zgjedhur Konsumatorët→ Krijo Faturat.

Shfaqet dritarja Krijo faturat, siç tregohet.

2. Zgjidhni shabllonin ose formularin e faturës që dëshironi të përdorni nga menyja rënëse Shablloni.

QuickBooks vjen me lloje të paracaktuara të formularëve të faturës, duke përfshirë produktin, profesional, shërbim dhe (në varësi të mënyrës se si e konfiguroni QuickBooks dhe cilin version të QuickBooks po përdorni) një pjesë të vogël të modeleve të tjera të specializuara të faturës. Cili prej tyre shfaqet si parazgjedhje varet nga ajo që i keni thënë QuickBooks për biznesin tuaj gjatë konfigurimit të QuickBooks. Ju gjithashtu mund të krijoni shabllonin tuaj personal të faturës (ose modifikoni një ekzistues).

3. Identifikoni klientin dhe, nëse është e nevojshme, punën duke përdorur menynë rënëse Customer: Job .

Lëvizni nëpër menynë rënëse Klienti: Punë derisa të shihni emrin e klientit ose të punës që ju nevojitet; pastaj klikoni atë.

4. (Opsionale) Caktoni një klasë në faturë.

Nëse përdorni klasa për të gjurmuar shpenzimet dhe të ardhurat, aktivizoni menynë rënëse Klasa dhe zgjidhni një klasë të përshtatshme për faturë. Për të aktivizuar ose çaktivizuar këtë mënyrë të dobishme të kategorizimit të transaksioneve (që është e tepërt për disa biznese), zgjidhni Edit→ Preferences, klikoni Kontabiliteti në anën e majtë, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas zgjidhni ose pastroni kutinë e kontrollit Përdorimi i gjurmimit të klasës. (Figura nuk tregon menunë Class.)

Dritarja e krijimit të faturave

5. Jepni datën e faturës.

Shtypni Tab disa herë për të zhvendosur kursorin në kutinë e tekstit Data. Më pas vendosni datën e saktë në formatin MM/DD/VVVV. Ju gjithashtu mund të përdorni kodet sekrete të mëposhtme për të ndryshuar datën:

• • Shtypni + (simbolin plus) për ta zhvendosur datën një ditë përpara.
  • Shtypni – (simbolin minus) për ta zhvendosur datën një ditë prapa.
  • Shtypni T për të ndryshuar datën në datën e sotme (siç përcaktohet nga ora e sistemit që ofron ora e brendshme e kompjuterit tuaj).
  • Shtypni M për të ndryshuar datën në ditën e parë të muajit (sepse M është shkronja e parë në fjalën muaj ).
  • Shtypni H për të ndryshuar datën në ditën e fundit të muajit (sepse H është shkronja e fundit në fjalën muaj ).
  • Shtypni Y për të ndryshuar datën në ditën e parë të vitit (sepse, siç pa dyshim mund ta merrni me mend, Y është shkronja e parë në fjalën vit ).
  • Shtypni R për të ndryshuar datën në ditën e fundit të vitit (sepse R është shkronja e fundit në fjalën vit ).

Mund të klikoni gjithashtu butonin në skajin e djathtë të fushës Data për të shfaqur një kalendar të vogël. Për të zgjedhur një datë nga kalendari, thjesht klikoni datën që dëshironi. Klikoni shigjetat në këndin e sipërm majtas dhe lart djathtas të kalendarit për të shfaqur muajin e mëparshëm ose të ardhshëm.

6. (Opsionale) Futni një numër faturë në kutinë e tekstit Fatura #.

QuickBooks sugjeron një numër faturë duke shtuar 1 në numrin e fundit të faturës që keni përdorur. Ju mund ta pranoni këtë shtesë ose, nëse keni nevojë për ta bërë atë sipas dëshirës tuaj, tab në kutinë e tekstit Fatura # dhe ndryshoni numrin në çfarëdo që dëshironi.

7. Rregulloni adresimin e faturës, nëse është e nevojshme.

QuickBooks rrëmben adresën e faturimit nga lista e klientëve. Ju mund të ndryshoni adresën e faturës duke zëvendësuar një pjesë të adresës së zakonshme të faturimit. Për shembull, mund të futni një rresht tjetër që thotë Kujdes: William Bobbins , nëse ky është emri i personit të cilit duhet t'i shkojë fatura.

8. Rregulloni adresën e anijes, nëse është e nevojshme.

Ndihem si një rekord i thyer, por ja ku është marrëveshja: QuickBooks gjithashtu rrëmben adresën e transportit nga lista e klientëve. Pra, nëse adresa e transportit ka diçka të pazakontë në lidhje me të vetëm për këtë faturë, mund ta ndryshoni adresën duke zëvendësuar ose shtuar informacion në bllokun e adresave "Anije në". Vini re se QuickBooks do të mbajë gjurmët e secilës prej adresave të transportit që përdorni për një klient, kështu që nëse keni përdorur një adresë transporti më parë, mund të jeni në gjendje ta zgjidhni atë nga menyja rënëse Ship To.

9. (Opsionale . . . lloj) Jepni numrin e porosisë së blerjes në kutinë e tekstit Numri PO.

Nëse klienti lëshon urdhra blerjeje (PO), shkruani numrin e porosisë së blerjes që autorizon këtë blerje. (Vetëm për regjistrim, PO shqiptohet pee-oh, jo poh ose poo. )

10. Specifikoni kushtet e pagesës duke zgjedhur një opsion nga menyja rënëse Kushtet.

11. (Opsionale) Emërtoni përfaqësuesin e shitjes.

Rep nuk qëndron për reputacion, prandaj mos vendosni komente editoriale me tre shkronja këtu (megjithëse do të doja të shihja se çfarë mund të bëni me tre shkronja). Nëse dëshironi të gjurmoni shitjet sipas përfaqësuesit të shitjeve, përdorni menynë rënëse Rep. Thjesht aktivizoni menunë duke klikuar shigjetën e saj dhe më pas zgjidhni një emër. Përfaqësuesit e shitjeve mund të përfshijnë punonjës, por ata gjithashtu mund të përfshijnë njerëz të tjerë që i keni futur në listat tuaja të tjera. Për të shtuar shpejt një përfaqësues shitjesh, zgjidhni Shto të re dhe më pas përdorni kutitë e dialogut të përshtatshëm që shfaq QuickBooks. Për të punuar me listën e përfaqësuesve të shitjeve, zgjidhni Listat → Listat e profileve të klientëve dhe shitësve → Lista e përfaqësuesve të shitjeve.

12. Specifikoni datën e dërgesës, nëse është diçka tjetër nga data e faturës.

Për të specifikuar datën, thjesht lëvizni kursorin në kutinë e tekstit "Anije" dhe më pas shkruani datën në formatin MM/DD/VVVV. Mund ta lëvizni kursorin duke shtypur Tab ose duke klikuar kutinë e tekstit.

Një pikë tjetër e shpejtë: I mbani mend të gjitha ato kode sekrete për të cilat flas në hapin 5 për ndryshimin e datës së faturës? Ata gjithashtu punojnë për ndryshimin e datës së transportit.

13. Specifikoni mënyrën e transportit.

Ju ndoshta mund ta merrni me mend se si e specifikoni metodën e transportit, por struktura paralele dhe një personalitet kompulsiv më detyrojnë të vazhdoj. Pra, për të specifikuar metodën e transportit, lëvizni kursorin në menynë rënëse Via dhe më pas zgjidhni një metodë transporti prej saj.

Meqë ra fjala, mund të shtoni metoda të reja transporti në meny duke zgjedhur Shto të re dhe më pas duke plotësuar kutinë e lezetshme të dialogut që shfaq QuickBooks. Vendosja e metodave të reja të transportit është vërtet, shumë e lehtë.

14. Specifikoni pikën FOB duke përdorur kutinë e tekstit FOB.

FOB qëndron falas në bord. Pika FOB është më e rëndësishme nga sa duket në fillim - të paktën në një kuptim biznesi - sepse pika FOB përcakton se kur ndodh transferimi i pronësisë, kush paguan ngarkesën dhe kush mbart rreziqet e dëmtimit të mallrave gjatë transportit.

Nëse një dërgesë është falas në bord në pikën e transportit, pronësia e mallrave që shiten i kalon blerësit sapo mallrat largohen nga porti i transportit të shitësit. (Mos harroni se ju jeni shitësi.) Në këtë rast, blerësi paguan ngarkesën dhe mbart rrezikun e dëmtimit të transportit. Ju mund të specifikoni pikën e transportit FOB si Pika e Transportit FOB ose si emrin e qytetit. Nëse pika e transportit është Seattle, për shembull, FOB Seattle është e njëjta gjë si FOB Shipping Point. Nga rruga, shumica e mallrave dërgohen si pikë transporti FOB.

Nëse një dërgesë është falas në bord në pikën e destinacionit , pronësia e mallrave që po shiten i kalon blerësit sapo mallrat mbërrijnë në bankën e transportit të blerësit. Shitësi paguan ngarkesën dhe mbart rrezikun e dëmtimit të transportit. Mund të specifikoni pikën e destinacionit FOB si pikë destinacioni FOB ose si emër të qytetit. Nëse pika e destinacionit është Omaha, për shembull, FOB Omaha është e njëjta gjë si FOB Destination Point.

15. Futni çdo artikull që po shisni.

Zhvendosni kursorin në rreshtin e parë të kutisë së listës Sasia/Kodi i artikullit/Përshkrimi/Çmimi/Shuma/Taksa. (Mirë, e di që nuk është një emër shumë i mirë për të, por e dini se çfarë dua të them, apo jo?) Duhet të filloni të plotësoni artikujt e linjës që shkojnë në faturë. Pasi të lëvizni kursorin në një rresht në kutinë e listës, QuickBooks e kthen fushën e Kodit të Artikullit në një meny rënëse. Aktivizoni menunë rënëse të Kodit të Artikullit të rreshtit të parë bosh në kutinë e listës dhe më pas zgjidhni artikullin.

Kur zgjidhni artikullin, QuickBooks plotëson kutitë e tekstit përshkrimin dhe çmimin e secilit me çfarëdo përshkrimi dhe çmimi të shitjes që keni futur në listën e artikujve. (Mund të modifikoni informacionin për këtë faturë të veçantë nëse keni nevojë.) Futni numrin e artikujve të shitur në kutinë e tekstit Sasia. (Pasi të vendosni këtë numër, QuickBooks llogarit shumën duke shumëzuar sasinë me çmimin secili.) Nëse keni nevojë për artikuj të tjerë në faturë, përdorni rreshtat e mbetur bosh të kutisë së listës për të futur secilin. Nëse keni zgjedhur kutinë e kontrollit të tatueshme kur keni shtuar artikullin në listën e artikujve, fjala Tatim shfaqet në kolonën Tatim për të treguar se artikulli do të tatohet. Nëse artikulli nuk është i tatueshëm (ose ju duket sikur jeni një shmangës taksash pa ndonjë arsye të mirë), klikoni në kolonën Tatim dhe zgjidhni Jo.

Në një faturë mund të vendosni sa më shumë artikuj që dëshironi. Nëse nuk keni hapësirë ​​të mjaftueshme në një faqe të vetme, QuickBooks shton aq faqe sa të jetë e nevojshme në faturë. Informacioni për totalin e faturës, natyrisht, shkon vetëm në faqen e fundit.

Klikoni butonin Shto Kohën/Shpenzimet në shiritin në krye të formularit për të shfaqur kutinë e dialogut Zgjidhni kohën e faturueshme dhe kostot. Përdorni këtë kuti dialogu për të zgjedhur kostot që i keni caktuar klientit ose punës. Përdorni skedën Artikuj për të zgjedhur artikujt e blerë për punën. Përdorni skedën Shpenzime për të zgjedhur shpenzimet e rimbursueshme dhe për të futur informacionin e shënimit. Përdorni skedën Koha për të zgjedhur kohën e faturueshme të regjistruar nga programi Timer, Fleta javore e kohës ose dritarja Koha/Hyrja e Veprimtarisë së Vetme.

16. Shkruani çdo artikull të veçantë që duhet të përfshijë fatura.

Nëse nuk keni punuar shumë me skedarin e artikujve QuickBooks, nuk e keni idenë se për çfarë po flas.

Për të përshkruar ndonjë nga artikujt e veçantë, aktivizoni menunë rënëse të Kodit të Artikullit të rreshtit tjetër bosh dhe më pas zgjidhni artikullin special. Pasi QuickBooks të plotësojë kutitë e tekstit përshkrimin dhe çmimin e secilit, modifikoni këtë informacion (nëse është e nevojshme). Përshkruani secilin nga artikujt e tjerë të veçantë - nëntotalet, zbritjet, transporti i mallrave etj. - që po rendisni në faturë duke plotësuar rreshtat bosh në kutinë e listës.

Nëse dëshironi të përfshini një artikull me zbritje dhe që ai të zbatohet për shumë artikuj, duhet të vendosni një artikull Nëntotal në faturë pas inventarit ose artikujve të tjerë që dëshironi të zbritni. Pastaj ngjitni një artikull Zbritje direkt pas artikullit Nëntotal. QuickBooks llogarit zbritjen si përqindje të nëntotalit.

17. (Opsionale) Shto një mesazh klienti.

Klikoni kutinë e Mesazhit të Klientit, aktivizoni menynë e saj rënëse dhe zgjidhni një mesazh të zgjuar të klientit. Për të shtuar mesazhet e klientit në menynë "Mesazhi i klientit", zgjidhni opsionin "Shto të re" dhe më pas plotësoni kutinë e dialogut që shfaq QuickBooks. Klikoni OK kur të keni mbaruar.

18. Specifikoni taksën e shitjes.

Nëse keni specifikuar një normë tatimore në listën e klientëve, QuickBooks e përdor atë si parazgjedhje. Nëse nuk është e saktë, zhvendoseni kursorin te kutia e listës së taksave, aktivizoni menynë rënëse dhe zgjidhni taksën e saktë të shitjes.

19. (Vërtet opsionale) Shto një memo.

Nëse dëshironi, mund të shtoni një përshkrim shënimesh në faturë. Kjo memo nuk printohet në fatura - vetëm në deklaratën e klientit. Përshkrimet e memo-ve ju japin një mënyrë për të ruajtur informacionin në lidhje me një faturë me atë faturë. Figura tregon një dritare të kompletuar Krijoni Faturat.

Një dritare e përfunduar e krijimit të faturave

20. Nëse dëshironi të vononi printimin e kësaj faturë, zgjidhni kutinë e kontrollit Printo më vonë që shfaqet në shiritin e butonave dhe kutive mbi pjesën kryesore të dritares Krijoni faturat.

21. Ruani faturën duke klikuar butonin Save & New ose butonin Save & Close në fund të dritares.

QuickBooks ruan faturën që shfaqet në ekran. Nëse klikoni Save & New, QuickBooks shfaq një dritare të zbrazët Krijoni Faturat në mënyrë që të mund të krijoni një faturë tjetër.

Ju mund të shkoni përpara dhe me radhë përmes faturave që keni krijuar më herët duke klikuar butonat Next dhe Previous (që duken si shigjetat majtas dhe djathtas).

Paneli i Historisë që shfaqet përgjatë skajit të djathtë të dritares "Krijoni faturat" ofron dy skeda që janë të dobishme kur krijoni fatura. Skeda "Klienti" (treguar në figurën e mëparshme) ofron informacion përmbledhës të nivelit të lartë për klientin. Skeda "Transaksion" (nuk tregohet) ofron informacion më të detajuar në lidhje me aktivitetin e klientit dhe butonat që mund të klikoni për të zbuluar detajet.

Kur të keni mbaruar krijimin e faturave, mund të klikoni butonin Ruaj & Mbyll në formularin e faturës ose të shtypni tastin Esc.