Si të përdorni QuickBooks për të menaxhuar me një buxhet

Pasi të regjistroni buxhetin tuaj në QuickBooks, mund të krahasoni rezultatet tuaja aktuale financiare me shumat e buxhetuara duke zgjedhur komanda nga nënmenyja Buxhetet dhe Parashikimet që shfaq QuickBooks. Kur zgjidhni komandën Raporte→Buxhetet dhe Parashikimet, QuickBooks ofron disa raporte buxhetore, të përshkruara në listën e mëposhtme:

• Përmbledhje e buxhetit: Ky raport përmbledh shumat tuaja të buxhetuara. Ju mund ta përdorni atë për të parë dhe kontrolluar gabimisht buxhetin tuaj.

• Buxheti kundrejt aktual: Ky raport ju lejon të krahasoni informacionin e pasqyrës së të ardhurave të buxhetuara me informacionin aktual të pasqyrës së të ardhurave. Prandaj, raporti ju lejon të krahasoni të ardhurat dhe shpenzimet tuaja të pritshme me të ardhurat dhe shpenzimet aktuale.

• Performanca e buxhetit fitim dhe humbje: Ky raport ju lejon të krahasoni të ardhurat, shpenzimet dhe fitimet tuaja aktuale me të ardhurat, shpenzimet dhe fitimet tuaja të buxhetuara.

• Buxheti kundrejt grafikut aktual: Ky grafik nuk është një raport. Është një grafik që tregon informacionin e buxhetuar dhe aktual.

• Përmbledhje e parashikimit: Ky raport përmbledh një parashikim të QuickBooks. Një parashikim është në thelb një parashikim për të ardhurat tuaja të ardhshme dhe fluksin e parave. Ju përdorni parashikimet për të bërë planifikimin "po sikur".

• Parashikimi kundrejt aktual: Ky raport krahason një parashikim me atë që ka ndodhur në të vërtetë.

Mënyra se si përdorni informacionin e një raporti buxhetor është kyçe – dhe gjithashtu sekreti për të marrë vlerë nga përpjekjet tuaja buxhetore. Me një buxhet të ndërtuar mirë dhe me sens të përbashkët, ju mund të kërkoni variante midis buxhetit tuaj dhe rezultateve tuaja financiare aktuale.

Ju dëshironi të përdorni buxhetin tuaj për të dalluar situatat në të cilat, për shembull, një artikull shpenzimi është shumë i ulët, një artikull aktiv është shumë i lartë, ose një numër i të ardhurave është në fund të asaj që prisni. Variacionet midis rezultateve të pritura dhe rezultateve aktuale tregojnë rezultate të papritura. Rezultatet e papritura shpesh sugjerojnë probleme. . . ose mundësitë.

Mendoni për shembujt e mëposhtëm të variancës dhe çfarë mund të tregojnë variancat:

• Të ardhurat mujore janë 40,000 dollarë në vend të 50,000 dollarëve. Të ardhurat mujore që janë 20 për qind më pak se sa pritej mund të tregojnë probleme me produktin tuaj, probleme me forcën tuaj të shitjes ose probleme me klientët tuaj. Në çdo rast, nëse shitjet përfaqësojnë vetëm 80 për qind të asaj që prisni, ndoshta duhet të zbatoni veprime korrigjuese të menjëhershme.

• Balancat e inventarit janë mesatarisht 50,000 dollarë në fund të muajit dhe jo 100,000 dollarë në fund të muajit. Të kesh një bilanc më të ulët se sa pritej, mund të jetë i mirë ose i keq. Bilanci përfundimtar i inventarit, që është gjysma e asaj që prisni, mund të tregojë se po i shisni produktet shumë më shpejt se sa prisnit (dhe, për rrjedhojë, duhet të rrisni investimin në inventar dhe blerjen e inventarit).

  Të kesh një investim të ulët në inventar mund të nënkuptojë gjithashtu, megjithatë, që thjesht nuk po merr materiale nga shitësit aq shpejt sa të duhen dhe si rezultat, je në rrezik të madh për të humbur shitjet për shkak të niveleve të papërshtatshme të stokut.

• Shpenzimet e kërkimit dhe zhvillimit janë të barabartë me 50,000 dollarë në vit në vend të 25,000 dollarëve në vit. Shpenzimet e kërkimit dhe zhvillimit që janë dyfishi i asaj që prisni, duken të këqija. Si mund të jetë mirë të shpenzoni dy herë më shumë për një shpenzim nga sa prisni? Megjithatë, dyfishimi i shpenzimeve tuaja të kërkimit dhe zhvillimit mund të jetë i mirë nëse jeni duke investuar papritur në ndonjë produkt, ide ose teknologji të re premtuese.

• Shitjet për një klasë të caktuar klientësh janë 50 për qind më të larta. Supozoni se keni përdorur klasa për të gjurmuar shitjet për klientët brenda dhe jashtë vendit. Nëse shihni që, krejt papritur, shitjet për klientët jashtë vendit janë 50 për qind mbi atë që prisni, kjo variancë mund të tregojë një mundësi për të shitur edhe më shumë jashtë vendit.

  Ndoshta me më shumë përpjekje dhe energji, klientët jashtë vendit mund të bëhen një pjesë edhe më e madhe e biznesit tuaj. Ndonjëherë, variancat identifikojnë mundësi që përndryshe do t'i humbisnit.