Si të përdorni QuickBooks 2010 për të faturuar një klient për kohë

QuickBooks 2010 ofron dy metoda për gjurmimin e kohës së shpenzuar që planifikoni të faturoni në një faturë si artikull. Për të gjurmuar kohën tuaj të faturimit, mund të përdorni fletën e kohës javore, ose mund të caktoni kohë ose të regjistroni aktivitete individuale. Asnjë metodë e gjurmimit të kohës nuk është e vështirë.

Përdorimi i një fletë javore për faturimin e shpejtë

Për të përdorur metodën e fletës së kohës javore, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Konsumatorët → Futni Kohën → Përdorni Fletën Kohore Javore.

QuickBooks shfaq dritaren Weekly Timesheet.

Futni punonjësin, shitësin ose personin tjetër që kryen shërbimin në kutinë e tekstit Emri.

Ju duhet të jeni në gjendje të zgjidhni emrin e këtij personi nga lista rënëse Emri. Nëse nuk mund ta gjeni në këtë listë, shkruani emrin e personit në kuti dhe më pas, kur të kërkohet, tregoni QuickBooks se cila listë (punonjës, shitës ose emra të tjerë) duhet të shtohet.

Pasi të keni shtuar emrin e personit që kryen punën, përdorni kolonat e dritares së fletës kohore javore për të përshkruar atë për të cilën po faturoni.

Futni klientin ose punën për të cilin është kryer puna, kodin e shërbimit, një përshkrim ose shënim të shkurtër, artikullin e listës së pagave (nëse jeni duke përdorur QuickBooks për listën e pagave), klasën (nëse jeni duke ndjekur klasat) dhe më pas orët e shpenzuara në ditë.

Mund të futni sa më shumë rreshta në dritaren e Fletës së Kohës Javore që dëshironi. Çdo rresht shfaqet veçmas në një faturë. Informacioni i shënimeve shfaqet në zonën e përshkrimit të faturës. Për këtë arsye, ju dëshironi të përdorni shënime të përshtatshme dhe përshkruese.

Veprimtaritë e vetme të faturueshme të QuickBook

Nëse dëshironi të regjistroni aktivitetet e shërbimit kur ato ndodhin, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Konsumatorët → Futni Kohën → Koha / Hyni në Aktivitetin e Vetëm.

QuickBooks shfaq dritaren Time/Enter Single Activity.

Verifikoni që kutia e kontrollit të Faturueshme në këndin e sipërm djathtas të dritares është zgjedhur.

Duke zgjedhur kutinë e faturueshme, ju i tregoni QuickBooks se duhet ta mbajë këtë regjistrim të një aktiviteti të faturueshëm për ta përfshirë më vonë në një faturë.

Regjistroni datën e aktivitetit në kutinë e tekstit Data.

Përdorni kutinë e tekstit Emri për të identifikuar personin që kryen shërbimin.

Në kutinë e tekstit Klienti:Puna, identifikoni klientin ose punën për të cilën po kryhet shërbimi.

Zgjidhni artikullin e duhur të shërbimit nga lista rënëse e artikullit të shërbimit dhe artikullin e duhur të listës së pagave nga lista rënëse e artikullit të pagave.

(Opsionale) Nëse jeni duke ndjekur klasat, në mënyrë të parashikueshme, mund të përdorni gjithashtu listën rënëse Klasa për të klasifikuar aktivitetin.

Regjistroni një përshkrim të shkurtër të përshtatshëm të shërbimit në kutinë e tekstit Shënime.

Ky përshkrim shfaqet në faturë, ndaj kini kujdes për atë që shkruani.

Regjistroni kohën e kaluar në shërbim.

Mund ta regjistroni ose manualisht kohën duke përdorur kutinë e tekstit Kohëzgjatja për të futur kohën. Ose mund të bëni që QuickBooks të regjistrojë kohën që keni shpenzuar në aktivitet duke klikuar butonin Start në seksionin Kohëzgjatja kur filloni aktivitetin dhe duke klikuar butonin Stop kur ndaloni aktivitetin. Nëse dëshironi të ndaloni kohëmatësin (për shembull, ndërsa bëni një telefonatë) klikoni butonin Pauzë.

Pasi të përshkruani aktivitetin që po kryeni në dritaren Time/Enter Single Activity, klikoni butonin Ruaj & Ri ose Ruaj & Mbyll për të ruajtur informacionin e aktivitetit.

Përfshirë kohën e faturimit në një faturë nëpërmjet QuickBooks

Për të shtuar kohën dhe koston e faturimit në një faturë, krijoni një faturë standarde. Pasi të identifikoni klientin për të cilin keni futur kohën ose kostot, QuickBooks shfaq një kuti mesazhi që ju pyet nëse dëshironi të faturoni për ndonjë nga koha ose kostot. Nëse klikoni Po, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Zgjidhni kohën dhe kostot e faturueshme.

Skeda Koha e kutisë së dialogut Zgjidhni kohën e faturueshme dhe kostot tregon secilën nga herët që keni regjistruar për një klient:

• Për të shtuar kohë të caktuara në faturë: Klikoni kolonën Përdor për çdo herë.

• Për të zgjedhur të gjitha kohët: Klikoni butonin Zgjidh të gjitha.

Pasi të bëni zgjedhjen tuaj, klikoni OK. QuickBooks më pas shton secilën nga këto kohë të faturueshme si rreshta në faturë. Kjo figurë tregon se si informacioni i kohës së faturimit shfaqet në dritaren Krijoni Faturat.