Si të pastroni dhe kondensoni skedarët QuickBooks

Procesi i arkivimit në QuickBooks 2015 është mjaft i drejtpërdrejtë. Kur jeni duke pastruar dhe arkivuar sistemin tuaj, do t'ju duhet të kondensoni skedarët. Për të kondensuar skedarin e kompanisë QuickBooks, ndiqni këto hapa:

1 Zgjidhni komandën File→ Utilities→ Condense Data.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut të Kondensimit të të dhënave.

2 Zgjidhni butonin e radios Transaksionet para një date specifike.

Ky opsion i tregon QuickBooks se ju dëshironi të bëni dy gjëra: të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks dhe të zvogëloni skedarin e kompanisë që punon në mënyrë që të mos jetë aq i madh. QuickBooks zvogëlon madhësinë e versionit të punës të skedarit të të dhënave të kompanisë duke hequr transaksionet e vjetra dhe të mbyllura nëse zgjidhni në Hapin 3 për të hequr transaksionet.

3 Specifikoni datën Hiq transaksionet para.

Për të specifikuar datën para së cilës transaksionet e mbyllura duhet të hiqen, vendosni datën në kutinë e datës. Nëse dëshironi të kondensoni skedarin duke hequr transaksionet në ose para datës 31 dhjetor 2012, për shembull, shkruani 1/1/2013 në kutinë e datës. Vini re, megjithatë, se nuk keni nevojë të ndiheni të detyrueshëm për heqjen e një sërë transaksionesh të mbyllura.

Ju hiqni transaksionet e mbyllura vetëm nëse skedari juaj i kompanisë QuickBooks po bëhet shumë i madh. Mund të punoni lehtësisht me një skedar të kompanisë QuickBooks që është 25 MB, 50 MB ose edhe 100 MB (megabajt).

Megjithëse zakonisht, ju kondensoni një skedar QuickBooks duke hequr transaksionet e vjetra dhe të mbyllura, komanda Condense krijon gjithashtu skedarë pa transaksione dhe skedarë vetëm me një gamë të caktuar të dhënash të transaksioneve. Për të krijuar një skedar që përmban lista dhe preferenca, por pa transaksione, klikoni butonin e radios Të gjitha transaksionet. Meqë ra fjala, mund të përdorni opsionin Të gjitha transaksionet për të ndërtuar një skedar pothuajse bosh që mund ta ripërdorni (si për shembull për trajnim).

Për të krijuar një skedar QuickBooks që mban një gamë të caktuar transaksionesh, klikoni butonin radio Transaksionet jashtë diapazonit dhe më pas futni datat që rezervojnë diapazonin duke përdorur kutitë Para dhe Pas.

4Klikoni Next kur të përfundoni të specifikoni se cilat transaksione duhet të heqë QuickBooks.

QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut të Kondensimit të të dhënave.

5 Specifikoni se si duhet të përmblidhen transaksionet.

Nëse do të përmblidhni transaksionet historike, QuickBooks përdor një kuti të dytë dialogu të Kondensimit të të dhënave për të pyetur se si do t'i përmbledhte të dhënat historike: me një hyrje të vetme përmbledhëse të ditarit, me shënime përmbledhëse mujore në ditar ose pa përmbledhje fare.

Zgjidhni butonin e radios që korrespondon me metodën e përmbledhjes që dëshironi. (Zakonisht, ju ndoshta do të përdorni opsionin e dytë të listuar - atë të krijimit të shënimeve mujore të ditarit përmbledhës nga QuickBooks - kështu që ju mund të gjeneroni ende raporte mujore domethënëse.

6Klikoni Next kur të përfundoni të specifikoni se si QuickBooks duhet të përmbledhë transaksionet.

QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut të Kondensimit të të dhënave.

7 Specifikoni se si duhet të kondensohen transaksionet e inventarit dhe klikoni Next.

Nëse skedari juaj QuickBooks përfshin transaksione të inventarit, QuickBooks rekomandon që të hiqni transaksionet e vjetra të inventarit. Kur QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, mund t'i thoni QuickBooks të bëjë pikërisht këtë duke zgjedhur butonin e opsionit "Përmbledhja e transaksioneve të inventarit". (Nëse nuk dëshironi të hiqni transaksionet e vjetra, zgjidhni butonin Mbani detajet e transaksioneve të inventarit.)

Kur klikoni Next, vazhdoni në kutinë e katërt të dialogut të Kondensimit të të dhënave (nuk tregohet), e cila pyet se cilat transaksione duhet të konsiderohen të mbyllura.

8 Specifikoni se cilat transaksione duhet të hiqen dhe klikoni Next.

QuickBooks kërkon pak më shumë informacion se çfarë saktësisht përbën një transaksion të mbyllur ose të vjetër që duhet hequr. Ju zgjidhni kutitë për të treguar nëse transaksionet para datës së heqjes duhet të hiqen edhe nëse ato janë të paqarta, të shënuara për t'u printuar, të shënuara si Për t'u dërguar etj.

Kur klikoni Next, kaloni te kutia e pestë e dialogut të Kondensimit të të dhënave.

9 Specifikoni çdo pastrim të listës që duhet të ndodhë dhe klikoni Next.

Përdorni kutinë e pestë të dialogut Condense Data për t'i thënë QuickBooks se përveç heqjes së transaksioneve të vjetra të mbyllura, duhet të pastrojë disa nga listat. Ju mund të zgjidhni kutitë e zgjedhjes në kutinë e dialogut të Kondensimit të të dhënave që i thonë QuickBooks të heqë llogaritë e papërdorura, klientët e papërdorur, shitësit e papërdorur, e kështu me radhë.

Duke pastruar listën tuaj përmes heqjes së artikujve të listës së papërdorur, ju jo vetëm që zvogëloni madhësinë e skedarit të kompanisë, por gjithashtu e bëni më të lehtë për njerëzit që të punojnë me listën.

Kur klikoni Next, QuickBooks shfaq faqen e gjashtë të kutisë së dialogut Condense Data.

10 Konfirmoni operacionin tuaj të kondensimit dhe arkivimit.

Pasi të përshkruani se si dëshironi që QuickBooks të arkivojë dhe kondensojë skedarin e kompanisë, QuickBooks shfaq kutinë e gjashtë të dialogut të Kondensimit të të dhënave. Kutia e dialogut ju tregon se procesi i arkivimit fillon me QuickBooks duke bërë një kopje të skedarit të të dhënave dhe se operacioni i kondensimit mund të marrë disa minuta ose edhe disa orë për të përfunduar.

11Kliko Fillo Kondensimi.

QuickBooks fillon procesin e kondensimit të skedarit të të dhënave.

12 Bëni kopje rezervë të skedarit të të dhënave kur ju kërkohet.

Në fillim të procesit të kondensimit, QuickBooks ju kërkon të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks. Rezervimi i skedarit të kompanisë QuickBooks si pjesë e një operacioni të kondensimit funksionon njësoj si kopjimi i skedarit të kompanisë QuickBooks në çdo kohë tjetër.

Pasi të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks, QuickBooks ruan një kopje arkivore të skedarit të kompanisë dhe më pas pastron versionin e punës të skedarit të kompanisë duke përdorur udhëzimet tuaja. Procesi i pastrimit mund të zgjasë vetëm disa minuta ose mund të zgjasë disa orë nëse skedari juaj është shumë i madh.