Si të paguani punonjësit në listën bazë të pagave QuickBooks 2019

Për pronarët e vetëpunësuar ose të një biznesi të vogël, QuickBooks 2019 ofron dy opsione të bëra vetë për të paguar punonjësit: Basic Payroll (që zakonisht do të thotë se kontabilisti juaj ju ndihmon me formularët e taksave të pagave) dhe Rritja e pagave (që do të thotë se QuickBooks ndihmon ju me formularët e tatimit mbi pagën). Me opsionin Basic Payroll, ju e bëni shumicën e punës vetë, por nuk paguani shumë për përpunimin e listës së pagave.

Një opsion i tretë i listës së pagave do të ishte QuickBooks Assisted Payroll. Me këtë opsion, ju trajtoni pagimin e punonjësve tuaj brenda QuickBooks dhe më pas Intuit trajton pagesat e taksave dhe depozitimin e formularëve të nevojshëm të tatimit mbi pagat.

Konfiguro listën bazë të pagave QuickBooks 2019

Për të vendosur listën e pagave bëjeni vetë, kaloni nëpër një intervistë të bazuar në internet. Për të filluar këtë intervistë, zgjidhni Punonjësit → Lista e pagave → Aktivizoni listën e pagave në QuickBooks. QuickBooks shfaq faqen e shfaqur.

Faqja e parë e konfigurimit të listës së pagave në internet.

Mund t'ju duhet të klikoni një buton për të zgjeruar dritaren Aktivizoni listën e pagave në QuickBooks, në mënyrë që të shihni opsionet bazë dhe të zgjeruara. Në thelb, nëse zgjidhni opsionin Bazë të listës së pagave, ju ose llogaritari juaj do t'ju duhet të paguani taksat e listës së pagave dhe më pas të përgatisni dhe dorëzoni deklaratat tatimore të listës së pagave. Nëse zgjidhni opsionin e Përmirësuar të listës së pagave, QuickBooks do t'ju ndihmojë të paguani depozitat e taksës së pagave dhe më pas të përgatisni (ose të përgatisni kryesisht) deklaratat tatimore të listës së pagave për ju.

Ju zgjidhni opsionin e listës së pagave që dëshironi duke klikuar butonin e tij Provo falas. QuickBooks shfaq një faqe tjetër informacioni që përshkruan opsionet tuaja të pagesës dhe çdo zbritje të veçantë. (Ndonjëherë ju merrni çmime më të mira dhe një zbritje speciale duke u regjistruar për një vit, për shembull.)

Çmimi i Intuit për shërbimet e tij të listës së pagave ndryshon, por në kohën që po shkruaj (verë 2018), shërbimi bazë i listës së pagave kushton rreth 250 dollarë në vit dhe shërbimi i përmirësuar i listës së pagave kushton afërsisht 400 dollarë në vit. Çdo kosto rritet në varësi të numrit të punonjësve që keni dhe numrit të çeqeve të lëshuara.

Për të zgjedhur opsionin Basic Payroll, klikoni butonin Vazhdo kur QuickBooks shfaq ekranin tjetër të informacionit shtesë në lidhje me çmimin dhe veçoritë e atij opsioni. Më pas QuickBooks mbledh informacionin e kartës suaj të kreditit (në mënyrë që t'ju faturojë për shërbimin).

Regjistrohu për një shërbim të listës së pagave

Për t'u regjistruar në shërbimin e listës së pagave pasi të keni zgjedhur një opsion të caktuar, ju plotësoni një sërë formularësh të faqeve në internet. Gjatë rrugës, ju shkruani emrin dhe adresën e biznesit tuaj dhe jepni numrin e identifikimit të punëdhënësit të firmës suaj (EIN). Për të lëvizur nëpër formularët e faqes së internetit, klikoni butonat Vazhdo dhe Kthehu. QuickBooks ju hap me shumë efikasitet procesin e regjistrimit. Thjesht ndiqni udhëzimet në ekran për të përshkruar se si kompania juaj përpunon listën e pagave.

Por më lejoni të lëshoj një paralajmërim: Kur vendosni informacionin e kompanisë tuaj për listën e pagave, QuickBooks kërkon një mori informacionesh. Ju duhet të përshkruani plotësisht se si i paguani punonjësit tuaj, të cilëve u jepni zbritjet dhe gjëra të tjera si kjo. Lexoni me kujdes udhëzimet që ofron QuickBooks, gjë që kërkon pak kohë. Nëse hasni në telashe, mund të dëshironi të merrni ndihmën e një kontabilisti të jashtëm për të konfiguruar shërbimin e Përmirësuar të Pagave ose të merrni parasysh opsionin e Asistuar të Pagave.

Vendosni punonjësit

Pasi të vendosni informacionin e kompanisë tuaj për listën e pagave, jeni gati të vendosni punonjësit për listën e pagave. Si pjesë e procesit të konfigurimit bazë të listës së pagave, QuickBooks shfaq një faqe interneti ku mund të shtoni punonjësit tuaj. Ju gjithashtu mund të shtoni punonjës duke shfaqur qendrën e punonjësve. (Zgjidhni Punonjësit → Qendra e punonjësve dhe klikoni butonin Punonjës i ri.) Kur klikoni butonin Punonjës i ri, QuickBooks shfaq skedën Personal të dritares Punonjësi i ri, siç tregohet.

Skeda Personale e dritares së Punonjësit të Ri.

Për të përshkruar një punonjës, plotësoni fushat e dhëna në skedën Personal. Të gjitha këto gjëra janë vetë-shpjeguese. Ju shkruani emrin e personit në kutitë Emri Ligjor. Emri i parë i punonjësit shkon në kutinë e parë, iniciali i mesëm shkon në kutinë MI, e kështu me radhë.

Ju klikoni në skedën Adresa dhe Kontakti (nuk tregohet) për të mbledhur dhe ruajtur adresën postare të punonjësit dhe informacione të tjera kontakti, si p.sh. numrin e telefonit të tij ose të saj.

Nëse dëshironi të grumbulloni dhe ruani informacione shtesë për një punonjës (si p.sh. numri i llogarisë së tij bankare për depozitë direkte), klikoni në skedën Informacion shtesë (gjithashtu nuk shfaqet). Kjo skedë ofron një buton Define Field që mund ta përdorni për të mbledhur pjesë të personalizuara të informacionit rreth një punonjësi. Për të përdorur opsionin Custom Field, klikoni butonin Define Field dhe më pas përdorni kutinë e dialogut Define Field për të përcaktuar fushat që dëshironi të shtoni.

Jepni informacion mbi listën e pagave dhe taksat

Përdorni skedën Informacione të listës së pagave për të përshkruar se si llogaritet paga ose pagat e një punonjësi, siç tregohet në figurën e mëposhtme. Përdorni listën rënëse të Orarit të Pagave për të vendosur një orar të rregullt të listës së pagave (siç është javor ose gjashtëmujor) dhe për të caktuar punonjësin në orarin e listës së pagave. Përdorni listën rënëse të Frekuencës së Pagave për të identifikuar periudhën e pagesës. Opsionale, nëse keni aktivizuar funksionin e gjurmimit të klasës së QuickBooks, përdorni listën rënëse Klasa për të klasifikuar pagesat për këtë punonjës. Ju futni artikullin e listës së pagave në zonën e Fitimeve. Nëse një punonjës fiton një pagë vjetore prej 30,000 dollarë, për shembull, ju vendosni artikullin e listës së pagave në kolonën Emri i artikullit. Pastaj futni pagën vjetore prej 30,000 dollarë në kolonën Norma Orare/Vjetore.

Skeda Informacioni i listës së pagave në dritaren e Punonjësit të Ri.

Për të përshkruar taksat që paguan një punonjës, klikoni butonin Tatimet. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Taksat. Përdorni skedën Federale për të identifikuar statusin e regjistrimit të punonjësit, numrin e shtesave të kërkuara dhe çdo mbajtje shtesë të specifikuar. Përveç kësaj, përdorni kutitë e kontrollit Subjekti për të treguar nëse ky punonjës i nënshtrohet Medicare, Sigurimeve Shoqërore ose taksave federale të papunësisë, ose nëse punonjësi kualifikohet për një kreditim të të ardhurave të fituara. Vini re se jo të gjithë punonjësit i nënshtrohen taksave të Medicare dhe Sigurimeve Shoqërore. Konsultohuni me këshilltarin tuaj tatimor për më shumë informacion.

Skeda Federale e dritares së Taksave.

Skeda e Shtetit ofron kuti që mund t'i përdorni për të përshkruar taksat shtetërore, padyshim. Skeda "Tjetër" ju lejon të përshkruani dhe ruani çdo informacion tatimor lokal, si p.sh. një taksë mbi të ardhurat e qytetit. Përsëri, ajo që shihni në skedën Tjetër varet nga lokaliteti juaj.

Nëse klikoni butonin I sëmurë/Pushime në skedën Informacione të pagave të kutisë së dialogut Punonjësi i ri, shihni kutinë e dialogut Sick and Vacation. Kjo kuti dialogu ju lejon të specifikoni se si paga për sëmundjen ose pushimet dhe koha e pushimit personal përllogariten periudha e listës së pagave sipas periudhës së listës së pagave. Mund të specifikoni numrin e orëve të pushimit të sëmurë ose të pushimeve në kutinë e tekstit Orari i disponueshëm në momentin që po konfiguroni listën e pagave. Mund të përdorni listën rënëse të Periudhës së Përllogaritjes për të specifikuar se sa shpesh duhet të grumbullohen pagesa për sëmundjet ose pushimet. Nëse është grumbulluar pagesa e sëmundjes ose e pushimeve, përdorni kutinë Orët e përllogaritura për të identifikuar se sa orë kohë të sëmurë ose pushimesh fiton një punonjës çdo pagë ose orë, ose në fillim të vitit. Nëse keni vendosur një numër maksimal të orëve të sëmundjes ose orëve të pushimeve që një punonjës mund të grumbullojë, futeni këtë vlerë në kutinë "Numri maksimal i orëve". Nëse dëshironi të rivendosni orët e sëmundjes dhe orët e pushimeve në zero në fillim të çdo viti, zgjidhni "Rivendosja e orëve çdo vit të ri"? kutia e kontrollit.

Kutia e dialogut Sick and Vacation.

Zona e pushimeve të kutisë së dialogut Sick and Vacation funksionon në të njëjtën mënyrë si zona Sick. Shkruani numrin e orëve të pushimeve të disponueshme në kutinë "Orët e disponueshme deri më tani". Përdorni listën rënëse të Periudhës Akruale për të specifikuar se sa shpesh punonjësit fitojnë kohën e pushimeve. Përdorni kutitë e zgjedhjes "Orët e përllogaritura" dhe "Numri maksimal i orëve" për të kontrolluar se si funksionojnë llogaritjet e përllogaritjes së kohës së pushimeve. Më në fund, zgjidhni rivendosjen e orëve çdo vit të ri? kontrolloni kutinë për të zero kohën e pushimeve në fillim të çdo viti të ri.

Nëse keni zgjedhur të përdorni opsionin e depozitave direkte, klikoni butonin e Depozitës Direkte në skedën Informacione të Pagave në kutinë e dialogut Punonjësi i Ri. QuickBooks ju kërkon të jepni informacionin e nevojshëm për të depozituar drejtpërdrejt çeqe për punonjësit.

Jepni informacione të tjera në lidhje me punësimin

Nëse zgjidhni skedën "Informacioni i punësimit" në kutinë e dialogut "Punonjësi i ri", QuickBooks shfaq skedën që përdorni për të ruajtur datën e punësimit, datën e zjarrit dhe pjesë të ngjashme të të dhënave të punësimit.

Vendosni shumat nga viti deri në datën

Nëse po konfiguroni shërbimin bazë të listës së pagave në fillim të funksionimit të biznesit ose në fillim të vitit, nuk keni nevojë të vendosni ndonjë shumë nga viti deri më sot (sepse gjatë gjithë vitit në datën shuma të barabarta zero). Nëse ju jeni kalimi në diku shërbimit bazë të pagave në mesi i vitit, megjithatë, ju do të duhet për të ngritur viti-to-date shuma. Për këtë arsye, magjistari i konfigurimit të listës së pagave të QuickBooks Basic ju udhëzon në procesin e regjistrimit të shumave nga viti në ditë.

Nëse një zyrë shërbimi i jashtëm si ADP ose Paychex ka bërë përpunimin e listës suaj të pagave, raporti përfundimtar i listës së pagave nga kjo zyrë shërbimi i jashtëm ndoshta ofron të gjithë informacionin që ju nevojitet për të konfiguruar shërbimin bazë të listës së pagave. Nëse keni punuar me një kontabilist ose kontabilist për të përfunduar listën e pagave, duhet të jeni në gjendje të merrni ndihmën e këtij personi për të përshkruar shumat e listës së pagave nga viti në ditë.

Kontrolloni të dhënat e konfigurimit të listës së pagave

Si pjesë e procesit të konfigurimit bazë të listës së pagave, QuickBooks (ose ju) mund të identifikojë të dhënat e listës së pagave që nuk duken të sakta. Ndoshta një punonjës që ju e dini se e keni paguar nuk tregon paga nga viti deri më sot. Në këtë rast, ju korrigjoni të dhënat e pasakta duke ndjekur udhëzimet në ekran. Sidoqoftë, vini re se procesi i konfigurimit të listës së pagave të QuickBooks Basic mund të identifikojë gjithashtu të dhëna të dyshimta të listës së pagave që në fakt janë të sakta. Në shtetin e Uashingtonit, për shembull, oficerët nuk i nënshtrohen sigurimit shtetëror të papunësisë nëse zgjedhin kështu. Sidoqoftë, QuickBooks nuk e di këtë, kështu që i shënon si gabime të mundshme oficerët që nuk janë të shënuar si subjekt i sigurimit shtetëror të papunësisë.

Përsëri, nëse nuk ndiheni rehat duke iu përgjigjur disa prej këtyre pyetjeve të konfigurimit të listës së pagave, merrni ndihmën e një kontabilisti. Sinqerisht, kur keni një zyrë shërbimi të jashtëm që përgatit kontrollet tuaja të listës së pagave, ju me të vërtetë po paguani për ekspertizën dhe njohuritë e asaj firme se si funksionojnë të gjitha këto gjëra të përpunimit të listës së pagave. Në të vërtetë nuk po paguani për kohën e kompjuterit dhe letrën në të cilën janë shkruar çeqet.

Programoni ekzekutimet e listës së pagave të QuickBooks 2019

Procesi i konfigurimit bazë të listës së pagave ju kalon gjithashtu në punën e planifikimit të ekzekutimit të listës suaj të pagave. Me fjalë të tjera, nëse do të ekzekutoni listën tuaj të pagave çdo javë, dy herë në muaj ose në çfarëdo intervali, procesi i konfigurimit ju kërkon të përshkruani orarin. Përsëri, si me detyrat e tjera me të cilat ju ndihmon procesi i konfigurimit të listës bazë të pagave, gjithçka që duhet të bëni është të ofroni disa pjesë të informacionit.

Paguani punonjësit në QuickBooks 2019

Pasi të keni kaluar hapat e kërkuar për të konfiguruar aftësinë e përpunimit të listës së pagave të QuickBooks, pagesa e punonjësve - faleminderit Zotit - është shumë e lehtë. Për të paguar punonjësit, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Punonjësit → Punonjësit e Pagave → Lista e pagave të planifikuara.
QuickBooks shfaq dritaren e Qendrës së punonjësve.

Filloni listën e planifikuar të pagave që dëshironi të ekzekutoni.
Për të filluar ekzekutimin e planifikuar të listës së pagave që dëshironi të ekzekutoni, zgjidhni atë në kutinë e listës në krye të dritares së Qendrës së Punonjësve.

Klikoni butonin Start Scheduled Payroll.

Jepni datën e kontrollit të listës së pagave dhe përdorni kutinë e kontrollit të datës për të dhënë datën që dëshironi të shfaqet në kontrollet e listës së pagave.

Identifikoni datën në të cilën përfundon periudha e listës së pagave në kutinë Përfundon Periudha e Pagave.

Përdorni listën rënëse të llogarisë bankare për të identifikuar llogarinë bankare në të cilën dëshironi të shkruani çeqe.

Verifikoni punonjësit që dëshironi të paguani.
QuickBooks liston punonjësit aktivë të përfshirë në listën e pagave të planifikuar. Ju dëshironi të siguroheni që lista e punonjësve të zgjedhur është e drejtë. Ju mund të klikoni punonjësit e listuar për t'i zgjedhur dhe anuluar ata.

Kliko Vazhdo.
QuickBooks llogarit kontrollet e listës së pagave dhe shumat e zbritjes së listës së pagave për secilin nga punonjësit e zgjedhur.

Për të pranuar një pagë të parashikuar të përshkruar ose të shfaqur në kutinë e dialogut, klikoni butonin e saj Krijo çeqe pagash.
QuickBooks shfaq një kuti dialogu që ju lejon të printoni çeqe pagash ose fletëpagesa për depozitim direkt.

Klikoni butonin Print checks ose Print Stabs Pay dhe ndiqni udhëzimet në ekran.
Kur klikoni njërin nga butonat, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Zgjidh çeqet e pagave/Kushtet e pagesës për printim. Ju duhet të konfirmoni llogarinë bankare në të cilën dëshironi të shkruani çeqet. Nëse jeni duke printuar çeqe, duhet të përdorni gjithashtu kutinë "Numri i parë i kontrollit" për të dhënë numrin e formularit të paraprintuar të treguar në çekun e parë të listës së pagave që do të printoni. Ju gjithashtu duhet të konfirmoni që çeqet e pagave të punonjësve të listuara në kutinë e dialogut janë ato që dëshironi të printoni.

Pasi të konfirmoni se informacioni i printimit të pagave është i saktë, klikoni OK.
QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Print checks (e njëjta që përdorni për të printuar çdo çek).

Printoni kontrollet në mënyrën e zakonshme.

Nëse dëshironi të çaktivizoni një çek pagese për printim, klikoni në kolonën e kontrollit për të hequr shenjën e kontrollit dhe, në këtë mënyrë, çaktivizoni çekun e pagesës.

Shpërndani çeqet e pagave ose fletët e pagave.
Natyrisht, pasi printoni çeqet, i nënshkruani dhe më pas i shpërndani. Këtu do t'ju lë në duart tuaja. Jam i sigurt se ju dini si të gjeni punonjës që duhet të paguani dhe, për më tepër, si t'u dorëzoni çeqet e tyre të pagave. Dreq, ata ndoshta janë duke qëndruar pranë tavolinës tuaj tani, duke pritur që ju të përfundoni kontrollet e listës së pagave gjithsesi.

Qendra e punonjësve: dritarja e qendrës së pagave.

Si të modifikoni dhe anuloni çeqet e pagave në QuickBooks 2019

Jini të kujdesshëm kur dëshironi të ndryshoni informacionin e kontrollit të listës së pagave. Kontrollet e listës së pagave janë pak më të ndërlikuara se kontrollet e rregullta, sepse informacioni nga kontrollet e listës së pagave ndikon në një grup numëruesish të listës së pagave. Kontrollet e listës së pagave rritin pagat bruto të dikujt për vitin, për shembull, dhe gjithashtu ndikojnë në shumat e zbritjes. Për këtë arsye, kur dëshironi të bëni një ndryshim ose të anuloni një çek që keni krijuar më parë, zgjidhni komandën Employees → Edit/Void Paychecks. Kur e bëni këtë, QuickBooks shfaq dritaren Edit/Void Paychecks (nuk shfaqet). Kjo dritare liston çeqet e pagave që keni krijuar dhe printuar më parë. Për të ndryshuar një nga pagesat e listuara, klikoni dy herë mbi pagën. Kur QuickBooks shfaq dritaren e Paychecks, klikoni butonin Detajet e Paycheck. Kur QuickBooks shfaq dritaren e rishikimit të çeqeve të pagave, përdorni atë për të bërë ndryshimin e duhur në pagën. Vini re se mund të ndryshoni detaje të tjera, si emrin ose adresën, duke përdorur dritaren e Paycheck.

Për të anuluar pagesën e treguar në dritaren e Paycheck, zgjidhni komandën Edit → Void Paycheck.

Pasi të redaktoni ose anuloni një çek, klikoni Ruaj & Mbyll ose butonin Ruaj & Re për të ruajtur ndryshimet tuaja në çekun e pagesës.

Detyrimet e listës së pagave në QuickBooks 2019

Shumat që mbani në burim nga çeqet e pagave të punonjësve bëhen detyrime që ju duhet të paguani më vonë. Nëse mbani në burim zbritjet federale të tatimit mbi të ardhurat, ju duhet t'i transferoni ato pagesa në Shërbimin e të Ardhurave të Brendshme.

Për të paguar detyrimet tatimore të listës së pagave, zgjidhni Punonjësit→ Taksat dhe Detyrimet e Pagave→Paguani Detyrimet e Planifikuara. QuickBooks shfaq dritaren e Qendrës së Punonjësve, e cila ju lejon të zgjidhni detyrimet e listës së pagave që dëshironi të paguani. Klikoni detyrimin që dëshironi të paguani dhe më pas klikoni butonin Shiko/Paguaj. QuickBooks shkruan një çek për të paguar detyrimin e zgjedhur. Ju e printoni këtë çek në mënyrën e zakonshme.

Sa shpejt ju duhet të paguani çdo taksë mbi pagat e shkaktuar nga lista e pagave varet nga një sërë faktorësh, duke përfshirë madhësinë e depozitës. Por një praktikë e mirë është të ktheni menjëherë çdo shumë që keni borxh. Në mënyrë tipike, agjencia qeveritare në fjalë ju lejon të bëni lehtësisht dhe elektronikisht depozita tatimore duke përdorur një faqe interneti. Faqja e internetit e Thesarit të SHBA-së, për shembull, ju lejon të bëni lehtësisht depozita tatimore federale në këtë mënyrë. Në fakt, ju kërkohet të përdorni këtë sistem nëse paguani më shumë se 2,500 dollarë taksa mbi pagat në tremujor.