Si të krijoni një kopje të llogarive të skedarëve të të dhënave në QuickBooks 2011

QuickBooks e bën më të lehtë për kontabilistët të punojnë me skedarët e të dhënave të klientit. Mund ta bëni klientin të përdorë veçorinë e Kopjimit të Kontabilistit në QuickBooks dhe thjesht t'ju dërgojë me email ose t'ju dërgojë një kopje të skedarit të të dhënave QuickBooks. Më pas mund të rishikoni kopjen e skedarit të të dhënave nga ky kontabilist, të bëni çfarëdo rregullimesh ose ndryshimesh të përshtatshme dhe më pas t'i dërgoni ndryshimet që do të bëhen përsëri te klienti. Klienti më pas mund t'i importojë lehtësisht këto ndryshime në skedarin e tij ekzistues QuickBooks dhe të shkojë në rrugën e tij të gëzuar. Mjaft i zoti, apo jo?

Klienti juaj krijon kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks duke përdorur versionin e tij të QuickBooks dhe skedarin real të të dhënave. Për fat të mirë, procesi është shumë i drejtpërdrejtë. Ja çfarë duhet të bëjë klienti juaj:

Zgjidhni Skedar → Kopja e Kontabilistit → Aktivitetet e Klientit → Ruaj skedarin.

QuickBooks fillimisht shfaq një mesazh duke pyetur klientin nëse ai dëshiron njërën ose tjetrën

• Një Kontabilist ' s kopje të dosjes.

• Një kopje portative ose rezervë e skedarit.

Ju gjithashtu mund të krijoni një kopje të kontabilistit duke zgjedhur Skedar→ Krijo Kopjo dhe më pas duke zgjedhur butonin Kopjo nga Kontabilisti.

Një skedar portativ është një kopje reale, e drejtpërdrejtë e skedarit të të dhënave QuickBooks që është pakësuar në madhësi, kështu që është më e lehtë për t'u lëvizur (si p.sh. duke dërguar skedarin me email si një bashkëngjitje). Një skedar rezervë është një kopje rezervë, e dytë e skedarit QuickBooks që krijoni (zakonisht), kështu që ju keni një kopje të skedarit të të dhënave QuickBooks në rast se diçka e keqe ndodh me skedarin origjinal të të dhënave QuickBooks.

Zgjidhni Kopjen e Kontabilistit dhe më pas kliko Tjetër për të vazhduar.

Specifikoni datën e ndarjes.

Transaksionet që bien përpara kësaj date mund të modifikohen vetëm brenda kopjes së kontabilistit. Transaksionet në rënie pas këto të dhëna mund të redaktohen brenda dy kopje e kontabilistit dhe kopjen e klientit.

Kliko Next për të vazhduar.

Shfaqet një mesazh tjetër, i cili i thotë klientit se QuickBooks duhet të mbyllë të gjitha dritaret për të krijuar një kopje të kontabilistit. QuickBooks gjithashtu mund t'i thotë klientit të fusë një disk.

Klikoni OK dhe futni diskun (nëse është e nevojshme).

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj Kopjen e Kontabilistit.

Emërtoni kopjen e kontabilistit dhe zgjidhni ku duhet të ruhet.

Klienti duhet të mbajë mend se ku ruhet kopja e skedarit të kontabilistit. Ky skedar i jepet llogaritarit - me e-mail, postë kërmilli ose ruhet në një disk - në mënyrë që llogaritari të jetë në gjendje ta përdorë atë.

Klikoni Ruaj.

Më pas klienti duhet t'jua marrë këtë skedar të dhënash.

Ofruesi juaj i postës elektronike mund të kufizojë madhësinë e bashkëngjitjeve (përfshirë skedarët QuickBooks) që mund të dërgoni ose merrni nëpërmjet postës elektronike. Nëse madhësia i prish gjërat, mund të ngarkoni skedarin QuickBooks në faqen e internetit të Intuit duke zgjedhur Skedar→ Kopje e Kontabilistit→ Aktivitetet e Klientit→ Dërgo te Kontabilisti. Më pas Intuit ju dërgon një mesazh me një lidhje të klikueshme që mund ta përdorni për të kapur skedarin.

Natyrisht, në fakt mund të mos jetë klienti juaj ai që i merr këto hapa; mund t'ju duhet të bëni punën e pistë. Sidoqoftë, në të dyja rastet, procesi funksionon kështu. Megjithatë, vini re se kursimet në kohë reale për llogaritarin dhe kursimet e kostos për klientin ndodhin kur mund ta detyroni klientin të zgjedhë komandën dhe të punojë me kutinë e dialogut. Më pas mund të ngarkoni kohën e faturueshme për të punuar në të vërtetë me të dhënat e QuickBooks në vend që të përqendroheni me skedarin.