Si të krijoni një kopje të kontabilistëve të skedarit të të dhënave QuickBooks

Klienti juaj krijon kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks duke përdorur versionin e tij të QuickBooks dhe skedarin e të dhënave reale, dhe më pas ose krijon një skedar që ai ose ajo ju dërgon (si p.sh. përmes postës ose përmes emailit) ose atë Intuit , krijuesi i QuickBooks, ju dërgon. Për fat të mirë, procesi është shumë i drejtpërdrejtë në çdo mënyrë.

Trajtimi manual i kopjes së kontabilistit

Ja çfarë duhet të bëjë klienti juaj nëse klienti do të kujdeset për dërgimin e skedarit tek ju:

Zgjidhni komandën File→ Create Copy.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Save Copy ose Backup duke pyetur klientin nëse dëshiron

• Një kopje rezervë e skedarit, e cila është një kopje e dytë e skedarit QuickBooks që krijoni (zakonisht), kështu që do të keni një kopje të skedarit në rast se diçka e keqe ndodh me skedarin origjinal të të dhënave QuickBooks.

• Një kopje portative e skedarit, e cila është një kopje reale, e drejtpërdrejtë e skedarit të të dhënave QuickBooks që është pakësuar në madhësi, kështu që është më e lehtë të lëvizësh (si p.sh. duke dërguar skedarin me email si një bashkëngjitje).

• Kopja e dosjes nga një kontabilist.

  

  Kutia e parë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Zgjidhni Kopjen e Kontabilistit dhe më pas kliko Tjetër për të vazhduar.

Konfirmoni që vërtet dëshironi një kopje të kontabilistit.

QuickBooks më pas shfaq një kuti tjetër dialogu që insiston që klienti juaj i varfër i stresuar të konfirmojë se ai me të vërtetë dëshiron një kopje të kontabilistit dhe jo thjesht një kopje portative të skedarit.

Kutia e dytë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Specifikoni datën e ndarjes.

Kur një klient klikon butonin Tjetër për të vazhduar me krijimin e kopjes së një llogaritari, QuickBooks i kërkon atij datën e ndarjes. Transaksionet që bien përpara kësaj date mund të modifikohen vetëm brenda kopjes së kontabilistit. Transaksionet në rënie pas kësaj date mund të redaktohen brenda kopje të dy e kontabilistit dhe kopjen e klientit.

Kliko Next për të vazhduar.

Shfaqet një mesazh tjetër, i cili i thotë klientit se QuickBooks duhet të mbyllë të gjitha dritaret për të krijuar një kopje të kontabilistit.

Klikoni OK.

QuickBooks shfaq një kuti dialogu të përditësuar të "Ruaj Kopjen e Kontabilistit", e paraqitur këtu.

Një kuti dialogu e përditësuar "Ruaj Kopjen e Kontabilistit".

Emërtoni kopjen e kontabilistit.

Përdorni kutinë File Name të kutisë së dialogut Save Accountant's Copy për të emërtuar kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks. Nëse është e nevojshme, klienti mund të përdorë gjithashtu listën rënëse Save In për të specifikuar se ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit e skedarit të të dhënave QuickBooks.

Klienti duhet të mbajë mend se ku ruhet kopja e skedarit të kontabilistit. Ky skedar i jepet llogaritarit - me email ose postë kërmilli, ose në një disk - në mënyrë që ai të mund ta përdorë atë.

Krijo skedarin.

Pasi klienti emërton kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave dhe tregon, nëse është e nevojshme, ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit, klienti klikon Ruaj. QuickBooks ruan kopjen e një llogaritari të skedarit të të dhënave QuickBooks.

Më pas ky skedar i të dhënave i transmetohet kontabilistit nga klienti . Me fjalë të tjera, klienti duhet të dërgojë postë elektronike ose email skedarin.

Ofruesi juaj i emailit mund të kufizojë madhësinë e bashkëngjitjeve (përfshirë skedarët QuickBooks) që mund të dërgoni me email. Nëse gjëja e madhësisë ju shqetëson, mund të ngarkoni skedarin QuickBooks në faqen e internetit të Intuit duke zgjedhur Skedar→ Dërgo skedarin e kompanisë → Kopjen e kontabilistit → Aktivitetet e klientit → Dërgo te llogaritari. Intuit i dërgon kontabilistit një mesazh me një lidhje të klikueshme që ajo mund ta përdorë për të kapur skedarin.

Kopjet e kontabilistëve përdorin tre lloje skedarësh. Dosja e Transferimit të Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qbx) është ajo që një klient krijon dhe ia jep kontabilistit. Kopja aktuale e Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qba) është ajo me të cilën punon llogaritari pasi ai ose ajo hap skedarin e transferimit të kontabilistit. Së fundi, ekziston Skedari i Eksportit të Kontabilistit (me zgjerimin e skedarit .qby), i cili mban ndryshimet që kthehen te klienti.

Natyrisht, në fakt mund të mos jetë klienti juaj ai që i merr këto hapa; mund t'ju duhet të bëni punën e pistë. Sidoqoftë, në të dyja rastet, procesi funksionon kështu. Megjithatë, vini re se kursimet në kohë reale për llogaritarin dhe kursimet e kostos për klientin ndodhin kur mund ta detyroni klientin të zgjedhë komandën dhe të punojë me kutinë e dialogut. Më pas, mund të tarifoni kohën e faturueshme për të punuar në të vërtetë me të dhënat e QuickBooks, në vend që të përdorni skedarin.

Dërgimi elektronik i kopjes së kontabilistit

Klienti juaj mund të dërgojë gjithashtu një kopje të kopjes së llogaritarit të QuickBooks në mënyrë elektronike duke përdorur shërbimin e transferimit të skedarëve të Intuit. Për ta bërë këtë, klienti zgjedh Skedar → Dërgo skedarin e kompanisë → Kopjen e kontabilistit → Veprimtaritë e klientit → Dërgo te kontabilisti. QuickBooks ofron udhëzime në ekran për dërgimin ose ngarkimin e kopjes së kontabilistit në serverin Intuit, duke përfshirë hapat për shtimin e një fjalëkalimi për të siguruar skedarin e ngarkuar.

Pasi të ngarkohet kopja e kontabilistit, serveri Intuit i dërgon llogaritarit një mesazh email me një lidhje që llogaritari mund të përdorë për të shkarkuar skedarin e kopjes së kontabilistit. Siç u përmend, klienti ofron një fjalëkalim për të kufizuar aksesin në skedarin e shkarkuar, kështu që llogaritari ka nevojë për këtë fjalëkalim nga klienti përpara shkarkimit. Kontabilisti ka nevojë gjithashtu për çdo fjalëkalim të QuickBooks për të hapur skedarin e shkarkuar.

Ju dëshironi të përdorni komandën Send Company File ose t'i bëni klientët tuaj të përdorin komandën Send Company File nëse mundeni. Komanda Send Company File ju kursen shumë vajtime dhe kërcëllim dhëmbësh. Ai gjithashtu ofron një mënyrë shumë të sigurt për të ndarë kopjet e kontabilistit. Lidhja në mesazhin e emailit që merrni nga Intuit skadon pas disa ditësh. Prandaj, nëse klienti juaj ju dërgon dosjen në ditën e parë të pushimeve tuaja dy-javore, lidhja nuk do të funksionojë kur të ktheheni në zyrë. Lidhja do të ketë skaduar.