Si të krijoni bilancin fillestar të provës së konfigurimit të QuickBooks 2013

Pavarësisht nëse përdorni versionin Express Start ose versionin e Avancuar Setup/EasyStep Interview të procesit të konfigurimit të QuickBooks, në fakt nuk merrni një bilanc të plotë prove në skedarin e kompanisë QuickBooks thjesht duke e konfiguruar. Duke supozuar se ndiqni udhëzimet dhe këshillat e dhëna në paragrafët e mësipërm, ju merrni në QuickBooks vetëm llogarinë tuaj bankare, llogaritë e arkëtueshme, inventarin dhe llogaritë e pagueshme.

Megjithatë, ju duhet të futni të gjithë informacionin e bilancit të provës që mungon në QuickBooks, gjithashtu, për të filluar marrjen e raporteve të mira nga QuickBooks dhe për të përdorur QuickBooks për furnizimin e të dhënave financiare në deklaratat tuaja tatimore.

Për të regjistruar pjesën tjetër të bilancit fillestar të provës, ju regjistroni një hyrje në ditar. Regjistrimi i ditarit regjistron shumat e mbetura të bilancit të provës për të gjitha llogaritë tuaja të tjera në datën e konvertimit ose fillimit: llogari të ndryshme nga llogaritë tuaja bankare, llogaritë e arkëtueshme, llogaritë e pagueshme dhe inventarin.

Si një shembull i thjeshtë për t'ju treguar se si funksionon kjo, supozoni se keni bilancin e provës të treguar në tabelën e mëposhtme.

Një bilanc provë

Ju lutemi vini re se asnjë bilanc nuk regjistrohet për një llogari bankare, asnjë bilanc nuk regjistrohet për llogaritë e arkëtueshme (kjo llogari nuk shfaqet as në bilancin e provës) dhe nuk regjistrohen teprica për inventarin ose llogaritë e pagueshme (sepse këto llogari kanë zero bilancet në datën e konvertimit).

Për qëllimet e këtij shembulli, gjendja e parave të gatshme nuk është një llogari bankare, por në fakt është para: një sirtar tavoline plot me fatura të përdorura me prerje të ulët dhe me numra serialë jo sekuencialë.

Figura tjetër tregon se si duket dritarja "Bëni hyrjet e ditarit të përgjithshëm" kur regjistron informacionin e bilancit të provës që mungon. Pasi të regjistrohet ky regjistrim në ditar, bilanci i provës është i saktë që nga data e fillimit.

Zgjidhni komandën Company→ Make Journal Entry. Kur QuickBooks shfaq dritaren e hyrjeve të ditarit të përgjithshëm, përdorni kolonat Llogaria, Debiti dhe Kredia për të regjistruar hyrjen në ditar.

Nëse ideja për të bërë një shënim në ditar ju tmerron, mund ta gjeni veten në një turshi. Duhet të ndiheni rehat duke punuar me kontabilitetin me hyrje të dyfishtë në mënyrë që të konfiguroni QuickBooks në një kohë të ndryshme nga fillimi i vitit.

Kjo do të thotë, për fat të keq, që nëse po konfiguroni QuickBooks diku gjatë mesit të vitit, duhet të futni një hyrje të përgjithshme në ditar për të rregulluar çuditshmërinë që krijon QuickBooks Setup. Nëse nuk e dini se si funksionon mbajtja e kontabilitetit me dy hyrje - nëse debitet dhe kreditë nuk janë miqtë tuaj - ndoshta duhet të kërkoni ndihmën e dikujt.

Shënim: Ky nuk duhet të jetë një projekt i madh - vetëm në rast se vendosni të telefononi CPA-në tuaj. Nëse CPA-ja juaj vjen në zyrën tuaj dhe nëse e keni gati bilancin e provës, asaj duhet t'i duhen vetëm disa minuta për të hyrë në hyrjen e nevojshme të ditarit të përgjithshëm. Ndoshta ju mund t'i blini asaj një drekë të këndshme dhe kjo do të zgjidhë rezultatin.

Një shembull i jetës reale për të përfunduar

Mirë, rrëfime të vërteta. Shembulli që jap në katër paragrafët e mëparshëm? Ndoshta nuk do të keni fatin që regjistrimi i ditarit të bilancit fillestar të provës të jetë kaq i thjeshtë. Ju ndoshta do t'ju duhet të merreni me një llogari bankare dhe me bilancet e llogarive në llogaritë tuaja të arkëtueshme, llogaritë e pagueshme ose llogaritë e inventarit. Unë tani ju tregoj, pra, se si funksionon kjo.

Supozoni se keni bilancet e provës të paraqitura në tabelën 1-2. Vini re se në këtë shembull (ndryshe nga shembulli i mëparshëm), llogaria e parë e shfaqur - ajo me $5,000 - është një llogari bankare.

Një tjetër bilanc provë

Këtu është pjesa e ndërlikuar e regjistrimit të këtij bilanci provë. Ju nuk keni nevojë të regjistroni të gjithë këtë informacion të bilancit të provës përmes një shënimi në ditar. Për shkak se llogaria bankare, llogaritë e arkëtueshme, llogaritë e pagueshme dhe pjesët e inventarit janë regjistruar tashmë nëse keni shtuar informacionin e klientit, shitësit, artikullit dhe llogarisë bankare gjatë procesit të konfigurimit të QuickBooks, thjesht duhet të futni pjesën tjetër të bilancit të provës.

Meqenëse nuk do të regjistroni të gjithë bilancin e provës, megjithatë, shënimi në ditar jo vetëm që nuk do të përputhet me bilancin tuaj aktual të provës, por as nuk do të balancojë. Prandaj, për ta bërë atë të balancuar, ju e lidhni diferencën në një llogari që QuickBooks ofron pikërisht për këtë lloj çmendurie të kontabilitetit: llogarinë e kapitalit të bilancit të hapjes (shih figurën e mëposhtme).