Si të konfiguroni artikujt e inventarit në QuickBooks 2019

Përpara se të gjurmoni inventarin tuaj, duhet të bëni dy gjëra. Së pari, duhet t'i tregoni QuickBooks se dëshironi të gjurmoni inventarin. Për ta bërë këtë, zgjidhni Edit→ Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën Artikuj dhe Inventari në listën në të majtë. Ekrani juaj duhet të duket jashtëzakonisht i ngjashëm me atë të treguar. (Mund t'ju duhet të klikoni fillimisht skedën Preferencat e Kompanisë.) Sigurohuni që të jetë zgjedhur kutia e kontrollit Inventari dhe Urdhërat e Blerjes janë aktive dhe se është zgjedhur një nga butonat e opsionit Paralajmëroni nëse nuk mjafton inventari për të shitur.

Kutia e dialogut Preferenca për Artikujt dhe Inventarin.

Këtu është gjëja e dytë që duhet të bëni: Krijoni një listë artikujsh. Kjo listë është një përshkrim i të gjithë artikujve që mund të vendosni në një faturë. Me fjalë të tjera, të gjithë artikujt që porositni dhe shisni i përkasin listës së artikujve.

Duhet të keni konfiguruar listën tuaj fillestare të artikujve gjatë konfigurimit të QuickBooks. Nëse keni nevojë të shtoni një artikull në listën tuaj, zgjidhni Listat → Lista e artikujve. Pastaj klikoni butonin Item, zgjidhni New nga menuja rënëse dhe plotësoni dritaren Artikull i ri.

Pasi të aktivizoni gjërat e inventarit dhe të konfiguroni (ose përditësoni) listën tuaj të artikujve, mund të gjurmoni inventarin tuaj.

Ndërsa i shkarkoni artikujt nga një kamion, i merrni ato me postë ose i blini nga një shitës në rrugë, ju duhet t'i regjistroni artikujt në mënyrë që QuickBooks të mund të gjurmojë inventarin tuaj. Mënyra se si i regjistroni artikujt dhe paguani për to varet nga fakti nëse paguani me para në dorë, merrni një faturë së bashku me artikujt ose i merrni artikujt pa faturë (në këtë rast i paguani artikujt më vonë).

Dhe mund të keni plotësuar një urdhër blerjeje (PO) për artikujt që po merrni. Nëse është kështu, marrja e artikujve bëhet pak më e lehtë. Unë rekomandoj fuqimisht të plotësoni një PO kur porositni artikuj që do t'i merrni dhe do t'i paguani më vonë.

Regjistroni artikujt për të cilët paguani paraprakisht

Mirë, sapo keni blerë tre pula prej porcelani në pazarin e Marrakeshit dhe tani doni t'i shtoni ato në inventarin tuaj dhe të regjistroni blerjen. Si e regjistroni inventarin për të cilin keni paguar pa recetë? Duke përdorur dritaren "Write Checks", sigurisht - në të njëjtën mënyrë që regjistroni çdo faturë tjetër që paguani paraprakisht.

Regjistroni artikujt që nuk vijnë me një faturë

Çfarë ndodh nëse artikujt vijnë përpara faturës? Me fat ju - i keni gjërat dhe nuk keni pse të paguani ende për të. Sidoqoftë, duhet të regjistroni inventarin që sapo keni marrë, në mënyrë që të dini se e keni në dorë. Ju nuk mund ta bëni këtë në dritaren "Write Checks" sepse nuk do të shkruani një çek për të paguar për gjërat - të paktën jo për një kohë. Si i regjistroni artikujt që merrni përpara se të paguani për to? Lexo:

1. Zgjidhni Shitësit → Merr artikuj ose klikoni ikonën Merr inventar në ekranin bazë dhe zgjidhni opsionin për të marrë inventar pa faturë.

Ju shihni dritaren Krijoni Faturat e Artikujve, siç tregohet. Kjo dritare është e ngjashme me dritaren Enter Bills, por lexon Arsimin e Artikullit. (Ju e shihni përsëri dritaren Futni faturat kur merrni faturën për artikujt.)

Dritarja e krijimit të faturave të artikullit.

2. Plotësoni pjesën e sipërme të dritares.

Nëse dëshironi të regjistroni artikuj nga një shitës që është tashmë në listën e shitësve, klikoni shigjetën poshtë dhe më pas zgjidhni shitësin. Nëse shitësi është një shitës i ri, zgjidhni Shto të Re nga menyja rënëse dhe më pas, në kutinë e dialogut Shitësi i ri që shfaqet, përshkruani shitësin në detaje. Kur të keni mbaruar me kutinë e dialogut Shitësi i ri, klikoni OK.

3. Klikoni në skedën Artikuj.

Duhet të klikoni në skedën Artikuj vetëm nëse nuk është shfaqur tashmë. ndoshta është. Por kodi i nderit i shkrimtarëve të librave kompjuterikë dhe një personalitet i detyrueshëm kërkojnë që unë t'ju them se ekziston një skedë tjetër - skeda Shpenzimet - dhe ju mund ta shfaqni atë në vend të saj.

4. Kaloni te kolona Item dhe shkruani një emër për artikullin.

Vini re shigjetën poshtë në kolonën Item. Klikoni atë për të parë listën e artikujve. A shfaqet artikulli për të cilin po paguani në këtë listë? Nëse po, klikoni atë. Nëse jo, vendosni një emër të ri artikulli. Ju shihni kutinë e mesazhit Item Not Found. Klikoni Po, plotësoni kutinë e dialogut Artikull i ri dhe më pas klikoni OK.

Ju gjithashtu mund të zbrisni në fletën e paketimit, duke futur artikujt në skedën Artikuj. Sigurohuni që skeda Artikuj të tregojë me saktësi se çfarë është në fletën e paketimit. Dhe vendosni një përshkrim të shkurtër të artikujve në fushën Memo sepse ai përshkrim mund të jetë i dobishëm më vonë, kur dëshironi të përputhni faturën tuaj të artikullit me faturën. Kur të përfundoni, dritarja Krijo Faturat e Artikujve duhet të duket diçka si figura e mëparshme.

5. Jepni sasinë dhe koston, si më poshtë:

• Kolona Sasia: Përshkruani sasinë që keni marrë.
• Kolona e kostos: Përshkruani koston e njësisë së artikullit. Nëse kostoja e njësisë së artikullit që futni përfaqëson një ndryshim, QuickBooks pyet nëse dëshironi të përditësoni koston standarde të artikullit (siç ruhet në listën e artikujve) dhe nëse dëshironi të përditësoni çmimin tuaj standard për artikullin.

6. Klikoni butonin Save & New ose butonin Save & Close për të regjistruar artikujt që sapo keni marrë.

Artikujt janë zyrtarisht pjesë e inventarit tuaj. Fatura e artikullit është futur në regjistrin e llogarive të pagueshme. Jo vetëm kaq, por gjithashtu, të gjithë jeni gati kur të vijë fatura.

Paguani artikujt kur të merrni faturën

Artikujt mbërrijnë dhe ju plotësoni një faturë të artikullit. Kalojnë tre javë. Çfarë është kjo në kutinë tuaj postare? Pse, është fatura, sigurisht! Tani duhet të futni një faturë për artikujt që keni marrë tre javë më parë. Kjo punë është e lehtë:

1. Zgjidhni Shitësit → Futni faturën për artikujt e pranuar.

Ose, nga ekrani kryesor, klikoni ikonën Futni faturat kundër inventarit. Nëse jeni në Qendrën e Shitësit, klikoni Transaksionet e Reja dhe më pas Futni Faturën për Artikujt e Marrë. Shfaqet kutia e dialogut Select Item Receipt, siç tregohet.

Kutia e dialogut Zgjidh Marrjen e Artikullit.

2. Klikoni në menunë rënëse Shitësi dhe zgjidhni emrin e shitësit që ju dërgoi faturën.

Ju shihni një ose më shumë fatura artikujsh në kuti, me datën që keni vendosur në faturë, numrin e referencës dhe shënimin që keni shkruar në faturë.

3. Zgjidhni faturën e artikullit për të cilin dëshironi të futni një faturë dhe më pas klikoni OK.

Shfaqet dritarja Enter Bills, siç tregohet. A ju duket i njohur ky informacion? Duhet - është i njëjti informacion që vendosni në dritaren "Krijoni faturat e artikullit", vetëm tani jeni duke punuar me një faturë, jo me një faturë.

Dritarja "Hyni faturat".

4. Krahasoni skedën Artikuj në dritare me faturën.

A po paguani për atë që keni marrë më parë? Tarifat e transportit dhe taksat e shitjeve mund të jenë shtuar në faturën tuaj. Mund t'ju duhet gjithashtu të rregulloni çmimin sepse mund të keni marrë me mend kur keni regjistruar marrjen e artikujve. Nëse po, shtoni dhe rregulloni informacionin origjinal të marrjes duke përdorur skedën Artikuj. (Mund të klikoni butonin Rillogaritni për të shtuar artikujt e rinj.)

Sa ditë duhet ta paguani këtë faturë? A duhet tani? Hidhini një sy linjës "Kushtet" për të parë se cilat janë kushtet e pagesës së këtij shitësi. Ndryshoni kushtet e pagesës nëse janë të pasakta duke zgjedhur një hyrje të ndryshme nga menyja rënëse.

Ju dëshironi të paguani faturat tuaja në kohën më të mirë të mundshme, por që ju ta bëni këtë, kushtet në dritaren "Futni faturat" duhet të përputhen me kushtet e pagesës së shitësit.

5. Klikoni Save & New ose Save & Close për të regjistruar faturën.

Ju ende duhet të paguani faturën e shitësit, sigurisht. Mjaft e drejtë.

Regjistroni artikujt dhe paguani faturën menjëherë

Supozoni se e merrni faturën kur merrni mallrat. Artikujt shkarkohen nga shpina e elefantit dhe shoferi i elefantit merr një hark dhe ju jep faturën. Këtu janë hapat që ndiqni:

1. Zgjidhni Shitësit → Merr Artikuj dhe Fut Faturën.

Ose, nga ekrani kryesor, klikoni Merre inventarin dhe më pas zgjidhni opsionin Merre inventarin me faturën atje. Ose, nga Qendra e Shitësit, klikoni Transaksionet e Reja dhe më pas Futni Faturën për Artikujt e Marrë. Ju shihni dritaren Futni faturat. Ju jeni njohur me këtë dritare dhe e dini saktësisht se çfarë është dhe çfarë bën. Nëse keni zbritur gjelin e ftohtë në këtë faqe me anë të indeksit, duhet të dini, për qëllime të inventarit, se si të regjistroni artikujt për të cilët po paguani.

2. Plotësoni pjesën e sipërme të dritares.

Kjo gjë është mjaft themelore. Zgjidhni një shitës nga menyja rënëse dhe sigurohuni që kushtet e shitësit për pagesën e kësaj faturë të shfaqen saktë. Nëse ky shitës është i ri, zgjidhni Shto të ri. QuickBooks ju kërkon të plotësoni një kuti dialogu informacioni për shitësin. Beje. Sigurohuni që të plotësoni saktë linjën e detyrimit.

3. Klikoni skedën Artikuj dhe listoni të gjithë artikujt për të cilët po paguani.

Për të parë listën e artikujve, lëvizni kursorin në kolonën Item dhe klikoni në shigjetën poshtë që shfaqet. Sigurohuni që sasia dhe kostoja e artikujve janë renditur saktë në skedën Artikuj.

4. Klikoni Save & New ose Save & Close.

QuickBooks shton artikujt që keni renditur në listën e artikujve dhe i bën ato pjesë zyrtare të inventarit tuaj.

Kur shet sende

Ndoshta ju keni vënë re ngjashmëritë midis skedës Artikuj në dritaren Futni faturat dhe kutisë Sasia/Kodi i artikullit/Përshkrimi/Çmimi/Çdo/Shuma në fund të një faturë. QuickBooks i përdor të dyja për mbajtjen e inventarit.

Kur shitni sende, QuickBooks rregullon automatikisht inventarin tuaj. Me fjalë të tjera, nëse blini 400 pula prej porcelani dhe shesni 350 prej tyre, keni vetëm 50 në dorë. QuickBooks përditëson të dhënat për këtë ndryshim. Pa zhurmë, pa bujë. Zot, a nuk është e mrekullueshme kjo? Nuk ka më të rrini zgjuar natën, duke pyetur veten nëse keni mjaft pula apo kërpudha apo çfarëdo tjetër. E njëjta gjë ndodh kur bëni shitje me para. Kur renditni artikujt në faturën e shitjes, QuickBooks supozon se po ju largohen nga duart dhe i zbret nga inventari juaj.

Një gjë tjetër e mirë për t'u theksuar në lidhje me kontabilitetin e mirë të inventarit: në dritaret QuickBooks që ju lejojnë të vendosni sasitë e artikujve të inventarit (siç është dritarja që përdorni për të regjistruar një faturë), QuickBooks vendos një buton të vogël brenda fushës Sasia. Mund të klikoni këtë buton për të parë një kuti dialogu që përshkruan disponueshmërinë aktuale dhe të ardhshme të artikullit.

Një moral i kësaj historie është "Mbani një listë të mirë, përshkruese të artikujve". Morali tjetër është "Futni artikujt me kujdes në skedën Artikuj të çeqeve dhe faturave dhe në kutinë Artikulli/Përshkrimi/Sasia/Çmimi/Shuma e faturave dhe faturave të shitjes".