Si të kondensoni skedarin tuaj të të dhënave QuickBooks 2013

Komanda QuickBooks 2013 Condense krijon një kopje të përhershme, të quajtur kopje arkivore , të skedarit të të dhënave QuickBooks. Një kopje arkivore e dosjes së kompanisë përbën një fotografi të skedarit të kompanisë siç ekziston në një moment të caktuar kohor.

Nëse dikush më vonë ka një pyetje - ndoshta llogaritari juaj, ose një auditor federal ose shtetëror - mund të përdorni kopjen arkivore të skedarit të të dhënave për të treguar se si dukej dosja e kompanisë në një moment të caktuar kohor.

Pasi të kuptoni se çfarë është mbi të gjitha arkivimi, është mjaft e thjeshtë. Për të kondensuar skedarin e kompanisë QuickBooks, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën File→ Utilities→ Condense Data.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, siç tregohet në ilustrimin e mëposhtëm.

Zgjidhni butonin radio Transaksionet para një date specifike.

Ky opsion i tregon QuickBooks që dëshironi të bëni dy gjëra: të krijoni një kopje arkivore të skedarit të të dhënave QuickBooks dhe të zvogëloni madhësinë e skedarit të kompanisë që punon, në mënyrë që të mos jetë aq i madh. QuickBooks zvogëlon madhësinë e versionit të punës të skedarit të të dhënave të kompanisë duke hequr transaksionet e vjetra dhe të mbyllura nëse zgjidhni në Hapin 3 për të hequr transaksionet.

Specifikoni datën Remove Transactions Before.

Për të specifikuar datën para së cilës transaksionet e mbyllura duhet të hiqen, vendosni datën në kutinë e datës së dhënë. Nëse dëshironi të kondensoni skedarin duke hequr transaksionet në ose para datës 31 dhjetor 2010, për shembull, futni 1/1/2011 në kutinë e datës.

Vini re, megjithatë, se nuk keni nevojë të ndiheni të detyrueshëm për heqjen e një sërë transaksionesh të mbyllura. Ju hiqni transaksionet e mbyllura vetëm nëse skedari juaj i kompanisë QuickBooks po bëhet shumë i madh. Mund të punoni lehtësisht me një skedar të kompanisë QuickBooks që është 25 MB, 50 MB ose edhe 100 MB (megabajt).

Klikoni Tjetër kur të përfundoni të specifikoni se cilat transaksione duhet të heqin QuickBooks. QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, siç tregohet në ilustrimin e mëposhtëm.

Specifikoni se si duhet të kondensohen transaksionet e inventarit.

Nëse skedari juaj QuickBooks përfshin transaksione të inventarit, QuickBooks rekomandon që të hiqni transaksionet e vjetra të inventarit. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut të Kondensimit të të dhënave, mund t'i thuash QuickBooks të bëjë pikërisht këtë duke zgjedhur butonin e opsionit Hiq transaksionet e inventarit. (Nëse nuk dëshironi të hiqni transaksionet e vjetra, zgjidhni butonin Mbani të gjitha transaksionet e inventarit.) Klikoni Tjetër për të vazhduar në kutinë e tretë të dialogut të Kondensimit të të dhënave (nuk tregohet), e cila pyet se cilat transaksione duhet të konsiderohen të mbyllura.

Specifikoni se cilat transaksione duhet të konsiderohen të mbyllura.

Kur klikoni Next, QuickBooks kërkon pak më shumë informacion se çfarë saktësisht përbën një transaksion të mbyllur ose të vjetër që duhet hequr. Ju zgjidhni kutitë për të treguar nëse transaksionet para datës së heqjes duhet të hiqen edhe nëse ato janë të paqarta, të shënuara për t'u printuar, të shënuara si Për t'u dërguar etj. Dhe pastaj klikoni Next për të kaluar në kutinë e katërt të dialogut të Kondensimit të të dhënave.

Specifikoni çdo pastrim të listës që duhet të ndodhë.

Përdorni kutinë e katërt të dialogut Condense Data për t'i thënë QuickBooks se duhet të pastrojë gjithashtu disa nga listat. Ju mund të zgjidhni kutitë e kontrollit në kutinë e dialogut të Kondensimit të të dhënave, për shembull.

Duke pastruar listën tuaj përmes heqjes së artikujve të listës së papërdorur, ju jo vetëm që zvogëloni madhësinë e skedarit të kompanisë, por gjithashtu e bëni më të lehtë për njerëzit që të punojnë me listën.

Kliko Next.

QuickBooks shfaq faqen e pestë të kutisë së dialogut Condense Data, siç tregohet në ilustrimin e mëposhtëm.

Konfirmoni operacionin tuaj të kondensimit dhe arkivimit.

Pasi të përshkruani se si dëshironi që QuickBooks të arkivojë dhe kondensojë skedarin e kompanisë, QuickBooks shfaq kutinë e pestë të dialogut të Kondensimit të të dhënave. Kjo kuti dialogu ju kërkon të konfirmoni vendimin tuaj për të arkivuar dhe kondensuar skedarin e të dhënave. Përdorni këtë kuti dialogu për të konfirmuar faktin që dëshironi të arkivoni dhe kondensoni të dhënat.

Klikoni Filloni Kondensimi.

QuickBooks fillon procesin e kondensimit të skedarit të të dhënave.

Bëni kopje rezervë të skedarit të të dhënave kur ju kërkohet.

Në fillim të procesit të kondensimit, QuickBooks ju kërkon të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks. Rezervimi i skedarit të kompanisë QuickBooks si pjesë e një operacioni të kondensimit funksionon njësoj si kopjimi i skedarit të kompanisë QuickBooks në çdo kohë tjetër.

Pasi të bëni kopje rezervë të skedarit të kompanisë QuickBooks, QuickBooks ruan një kopje arkivore të skedarit të kompanisë dhe më pas pastron versionin e punës të skedarit të kompanisë duke përdorur udhëzimet tuaja. Përsëri, siç u përmend në hapat e mëparshëm, procesi i pastrimit mund të zgjasë vetëm disa minuta ose mund të zgjasë disa orë nëse skedari juaj është shumë i madh.