Si të faturoni për kohë në QuickBooks 2021

Shumicën e kohës, artikujt e linjës që shfaqen në faturat e QuickBooks janë artikuj që i përshkruani në listën e artikujve dhe më pas i përcaktoni sasinë direkt në faturë. Megjithatë, në disa biznese shërbimi, ju mund të shisni shumë njësi të të njëjtit artikull. Një avokate mund të shesë orë ose orë të pjesshme të këshillimit ligjor, dhe kjo kohë mund të jetë gjithçka që ajo shet. Një CPA mund të shesë orë pune konsultimi, kontabiliteti ose përgatitjeje tatimore.

Në këto rrethana, ju nuk dëshironi që një faturë t'i dalë klientit me një rresht në të që thotë, për shembull, "Shërbimet ligjore, 100 orë, 20,000 dollarë" - përveç nëse nuk dëshironi të qëndroni në biznes. Në vend të kësaj, ju dëshironi një faturë që detajon secilën nga detyrat që ka kryer avokati: planifikimi i pasurisë për 1,5 orë, rishikimi i një kontrate për 4 orë, përgatitja e një qiraje të re të pasurive të paluajtshme për 2 orë, e kështu me radhë. Për të siguruar këtë nivel detajesh - detaje që janë vërtet poshtë artikullit - përdorni veçorinë QuickBooks Time Tracking.

QuickBooks ofron dy metoda për gjurmimin e kohës së kaluar që do të faturohet në një faturë si artikull. Mund të përdorni fletën javore të kohës, ose mund të caktoni kohë ose të regjistroni aktivitete individuale. Unë përshkruaj shkurtimisht se si funksionojnë të dyja metodat e gjurmimit të kohës; as nuk është e vështirë. Ofruesit profesionistë të shërbimeve (kontabilistë, avokatë, konsulentë, arkitektë, etj.) të cilët faturojnë bazuar në kohën e shpenzuar, duhet të konsiderojnë përdorimin e një prej këtyre veçorive për t'u siguruar që mbajnë shënime të sakta të kohës së kaluar duke punuar për një klient ose klient.

Si të përdorni një fletë kohore javore

Për të përdorur metodën e fletës javore të kohës, zgjidhni Klientët → Futni kohën → Përdorni fletën javore të kohës. QuickBooks shfaq dritaren Weekly Timesheet, e shfaqur. Për të përdorur dritaren Weekly Timesheet, fillimisht përdorni kutinë Emri për të identifikuar punonjësin, shitësin ose personin tjetër që kryen shërbimin.

Ju duhet të jeni në gjendje të zgjidhni emrin e këtij personi nga lista rënëse Emri. Nëse nuk mund të zgjidhni emrin e personit nga lista rënëse Emri, futeni atë në kuti; më pas, kur të kërkohet, tregoni QuickBooks në cilën listë (punonjës, shitës ose emra të tjerë) duhet të shtohet emri. Pasi të keni shtuar emrin e personit që ka kryer punën, përdorni kolonat e dritares së Fletës kohore javore për të përshkruar klientin ose punën për të cilën është kryer puna, kodin e shërbimit, një përshkrim ose shënim të shkurtër, artikullin e listës së pagave ( nëse jeni duke përdorur QuickBooks për listën e pagave), klasën (nëse jeni duke gjurmuar klasat) dhe më pas orët e shpenzuara në ditë.

Mund të futni sa më shumë rreshta në dritaren e fletës kohore javore që dëshironi. Çdo rresht shfaqet veçmas në një faturë. Informacioni i shënimeve shfaqet në zonën e përshkrimit të faturës. Për këtë arsye, ju dëshironi të përdorni shënime të përshtatshme dhe përshkruese.

Dritarja e fletës së kohës javore

Koha e aktiviteteve të vetme

Nëse dëshironi të regjistroni aktivitetet e shërbimit ashtu siç ndodhin, zgjidhni Klientët → Futni Kohën → Orën / Hyni në aktivitetin e vetëm. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Time/Enter Single Activity, siç tregohet.

Kutia e dialogut Time/Enter Single Activity

Për të oraruar ose regjistruar një aktivitet të vetëm, regjistroni datën e aktivitetit në kutinë Date. Përdorni kutinë Emri për të identifikuar personin që ka kryer shërbimin. Në kutinë Customer:Job, identifikoni klientin ose punën për të cilën është kryer shërbimi. Zgjidhni artikullin e duhur të shërbimit nga lista rënëse e artikullit të shërbimit dhe (nëse jeni duke gjurmuar një punonjës) artikullin e duhur të listës së pagave nga lista rënëse e artikullit të pagave. Nëse jeni duke ndjekur klasat, në mënyrë të parashikueshme, mund të përdorni gjithashtu listën rënëse Klasa për të klasifikuar aktivitetin. Përdorni kutinë Shënime për të regjistruar një përshkrim të shkurtër dhe të përshtatshëm të shërbimit. Ky përshkrim shfaqet në faturë, ndaj kini kujdes për atë që shkruani.

Pas përshkrimit ose dhënies së këtij informacioni të përgjithshëm rreth shërbimit, ju keni dy mënyra për të regjistruar kohën e kaluar në shërbim:

• Regjistroni kohën me dorë. Mund ta regjistroni manualisht kohën e kaluar në një aktivitet duke përdorur kutinë Kohëzgjatja për të futur kohën. Nëse keni shpenzuar 10 minuta, për shembull, vendosni 0:10 në kutinë Kohëzgjatja. Nëse keni shpenzuar 3 orë e 40 minuta, shkruani 3:40 në kutinë Kohëzgjatja.
• Bëni QuickBooks të regjistrojë kohën. Ju gjithashtu mund të bëni që QuickBooks të regjistrojë kohën që keni shpenzuar në aktivitet. Thjesht klikoni butonin Start në kutinë Duration kur filloni aktivitetin dhe klikoni butonin Stop kur ndaloni aktivitetin. Nëse dëshironi të ndaloni kohëmatësin (për shembull, ndërsa bëni një telefonatë), klikoni butonin Pauzë.

Pasi të përdorni kutinë e dialogut Time/Enter Single Activity për të përshkruar aktivitetin që po kryeni, klikoni butonin Ruaj & Ri ose Ruaj & Mbyll për të ruajtur informacionin e aktivitetit.

Verifikoni që kutia e kontrollit të Faturueshme (në këndin e sipërm djathtas të kutisë së dialogut) është zgjedhur. Duke zgjedhur kutinë e faturueshme, ju i tregoni QuickBooks se duhet ta mbajë këtë regjistrim të një aktiviteti të faturueshëm për ta përfshirë më vonë në një faturë.

Ju mund të përdorni butonat Previous dhe Tjetër, të cilët shfaqen në krye të kutisë së dialogut, për të faqes përpara dhe mbrapa nëpër të dhënat tuaja të kohës së aktivitetit. Vini re gjithashtu se një buton drejtshkrimi është i disponueshëm. Klikoni atë buton për të kontrolluar drejtshkrimin e përshkrimit të shënimeve që futni — gjë që është një ide e mirë, sepse ky informacion do të shfaqet në një faturë më vonë.

Si të përfshini kohën e faturimit në një faturë

Për të shtuar kohën dhe koston e faturimit në një faturë, krijoni faturën në mënyrën e zakonshme, siç e përshkruaja më parë. Pasi të identifikoni klientin (nëse keni futur kohën për klientin) dhe nëse keni ndjekur kostot për klientin, QuickBooks shfaq një kuti mesazhesh që ju pyet nëse dëshironi të faturoni për ndonjë nga koha ose kostot. Nëse përgjigjeni po, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Zgjidhni kohën e faturueshme dhe kostot, e paraqitur këtu.

Kutia e dialogut Zgjidhni kohën e faturueshme dhe kostot

Skeda Koha e kësaj kutie dialogu tregon secilën nga herët që keni regjistruar për një klient. Për të shtuar këto kohë në faturë, kliko kolonën Përdor për kohën. (Kollona Përdor është kolona më e majtë, që shfaq një shenjë kontrolli.) Ose, nëse dëshironi të zgjidhni të gjitha herët, klikoni butonin Zgjidh të gjitha. Pastaj klikoni OK. QuickBooks shton secilën nga këto kohë të faturueshme në faturë si rreshta të veçantë. Kjo figurë tregon se si informacioni i kohës së faturimit shfaqet në dritaren Krijoni Faturat.

Dritarja e krijimit të faturave, faturimi për kohën e faturimit

Nëse e lini të pazgjedhur kutinë e zgjedhjes me titull Printoni kohën e zgjedhur dhe kostot si një artikull faturë, QuickBooks vendos çdo herë që regjistroheni në një rresht të veçantë të faturës, siç tregohet. Megjithatë, nëse zgjidhni kutinë, QuickBooks ju lejon të kombinoni regjistrimet individuale të kohës në një artikull të vetëm të linjës së faturës. (Ju mund të dëshironi të eksperimentoni pak me këtë veçori nëse jeni të interesuar.)

Mund të klikoni në skedën Artikuj, Shpenzime ose Mileazhe për të parë listat e artikujve, shpenzimet nga xhepi ose miljet e biznesit të kryera në emër të një klienti. Ju shtoni tarifa në një faturë për këto lloj gjërash në të njëjtën mënyrë që shtoni tarifat për kohën. Ju madje mund të aplikoni një shënim për shpenzimet tuaja nga xhepi. Meqë ra fjala, nëse dëshironi të ktheheni në kutinë e dialogut Zgjidhni kohën e faturimit dhe kostot dhe jeni duke parë dritaren Krijoni fatura, klikoni butonin Shto Kohën/Shpenzimet, i cili shfaqet në krye të dritares Krijoni Faturat.