Si të bëni kopje rezervë të skedarit tuaj të të dhënave QuickBooks 2011

Një detyrë shumë e rëndësishme që ju ose ndonjë bashkëpunëtor duhet të kryeni është të kopjoni skedarin e të dhënave QuickBooks. Pak artikuj të ruajtur në hard diskun e kompjuterit tuaj meritojnë aq kujdes sa skedari i të dhënave QuickBooks. Fjalë për fjalë, skedari i të dhënave QuickBooks përshkruan çështjet financiare të biznesit tuaj. Ju absolutisht nuk dëshironi të humbni skedarin e të dhënave.

Për fat të mirë, kopjimi i skedarit të të dhënave QuickBooks është mjaft i thjeshtë. Ju duhet të plotësoni vetëm tre hapa:

Zgjidhni Skedar → Krijo Kopje.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Save Copy ose Backup, e cila ofron tre opsione:

• Ruani një kopje rezervë të skedarit tuaj QuickBooks

• Krijoni një skedar portativ të kompanisë

• Krijo një kopje të kontabilistit

Ju dëshironi të ruani një kopje rezervë, kështu që klikoni butonin e opsionit të kopjes rezervë dhe klikoni Next.

Mund të krijoni ose një skedar rezervë të plotë ose një skedar portativ të kompanisë kur kopjoni skedarin QuickBooks. Një skedar portativ i kompanisë është më i vogël se një skedar rezervë, kështu që është më i përshtatshëm për të lëvizur. Për shembull, ju mund të dërgoni më lehtë me email një skedar portativ të kompanisë. Çështja me skedarët e kompanisë portative është kjo: QuickBooks duhet të punojë shumë për të zbërthyer skedarin portativ të kompanisë në një madhësi të vogël. QuickBooks gjithashtu duhet të bëjë më shumë punë për të hequr skedarin më vonë kur dëshironi të punoni me të.

Pasi të klikoni Next, shfaqet kutia e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Tregoni nëse dëshironi të ruani skedarin tuaj rezervë të QuickBooks në serverin e kompanisë tuaj lokale ose në një qendër të dhënash të QuickBooks jashtë sajtit.

Klikoni "Rezervimi lokal" për të treguar se dëshironi të ruani kopjen rezervë të skedarit tuaj në hard diskun e kompjuterit tuaj.

Klikoni butonin Options për të zgjedhur një vend rezervë.

Specifikoni se në cilën dosje ose vendndodhje disku duhet të kopjohet skedari i kompanisë.

(Opsionale) Zgjidhni opsionet tuaja rezervë.

Ju gjithashtu mund të përdorni kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit për të specifikuar se kur QuickBooks duhet t'ju kujtojë të bëni kopje rezervë dhe se si QuickBooks duhet të rezervojë:

• Vula kohore : Për të shtuar datën dhe orën e operacionit të rezervimit në emrin e skedarit rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit Shtoni datën dhe orën e rezervimit në emrin e skedarit.

• Kufizimi i kopjeve rezervë: Për t'i treguar QuickBooks se duhet të heqë qafe kopjet e vjetra rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit Limit the Number of Backup Copis in This Folder dhe më pas specifikoni sa kopje rezervë dëshironi të mbani duke përdorur kutinë e tekstit ngjitur.

• Përkujtues rezervë: Zgjidhni kutinë e kontrollit "Më kujto të bëj kopje rezervë kur mbyll skedarin tim të kompanisë" dhe kutinë e tekstit ngjitur për të specifikuar se dëshiron të kujtohesh të kopjosh skedarin QuickBooks çdo herë, çdo herë tjetër, çdo të tretën herë, etj. me radhë, që të mbyllni QuickBooks.

• Verifikimi i të dhënave: Përdor butonat e Verifikimit për t'i thënë QuickBooks se duhet të kontrollojë për integritetin e të dhënave kur rezervon të dhënat tuaja.

Kur të përfundoni specifikimin e vendndodhjes dhe opsioneve rezervë, klikoni Next.

QuickBooks shfaq një kuti dialogu që pyet kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

Vendosni kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

Në mënyrë tipike, ju dëshironi të bëni kopje rezervë kur zgjidhni komandën Save Copy ose Backup. Dhe në këtë rast, kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Save Copy ose Backup që shtron pyetjen "kur", klikoni butonin Save It Now. Megjithatë, mund t'i thuash gjithashtu QuickBooks që të planifikojë rregullisht kopjet rezervë sipas një skeme të zgjuar duke zgjedhur butonat "Ruaj tani" dhe "Programo kopje rezervë të së ardhmes" ose duke zgjedhur butonin "Vetëm Planifiko kopje rezervë në të ardhmen".

Klikoni Finish për të mbyllur kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Pasi të keni specifikuar se si duhet të funksionojë operacioni rezervë, klikoni Finish. QuickBooks rezervon skedarin aktual të kompanisë QuickBooks dhe e ruan atë kopje të skedarit të ri në vendndodhjen rezervë.