Si të bëni kopje rezervë të skedarit të të dhënave QuickBooks

Një detyrë shumë e rëndësishme që ju ose ndonjë bashkëpunëtor duhet të kryeni është një kopje rezervë e skedarit të të dhënave QuickBooks. Pak artikuj të ruajtur në hard diskun e kompjuterit tuaj meritojnë aq kujdes sa skedari i të dhënave QuickBooks. Fjalë për fjalë, skedari i të dhënave QuickBooks përshkruan çështjet financiare të biznesit tuaj.

Ju absolutisht nuk dëshironi të humbni skedarin e të dhënave. Humbja e skedarit të të dhënave mund të nënkuptojë që ju nuk e dini se sa para keni, nuk e dini nëse po bëni apo po humbisni para dhe nuk do të jeni në gjendje të përgatisni lehtësisht ose saktë deklaratat tuaja tatimore vjetore.

Bazat e rezervimit

Për fat të mirë, kopjimi i skedarit të të dhënave QuickBooks është mjaft i thjeshtë. Ju duhet të plotësoni vetëm nëntë hapa:

1. Zgjidhni komandën File→Create Copy.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Save Copy ose Backup (shih figurën e mëposhtme), e cila ofron tre opsione: opsionin për të ruajtur një kopje rezervë të skedarit tuaj QuickBooks, opsionin për të krijuar një skedar portativ të kompanisë dhe opsionin për të krijuar një kontabilist kopje.

Kutia e parë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin

2. Ju dëshironi të ruani një kopje rezervë, kështu që zgjidhni butonin e opsionit të kopjes rezervë; pastaj klikoni Next për të vazhduar.

Mund të krijoni ose një skedar rezervë të plotë ose një skedar portativ të kompanisë kur kopjoni skedarin QuickBooks. Një skedar portativ i kompanisë është më i vogël se një skedar rezervë, kështu që është më i përshtatshëm për të lëvizur. Për shembull, mund të dërgoni më lehtë email një skedari portativ të kompanisë. Çështja me skedarët e kompanisë portative është kjo: QuickBooks duhet të punojë shumë për të zbërthyer skedarin portativ të kompanisë në një madhësi të vogël. QuickBooks gjithashtu duhet të bëjë më shumë punë për të hequr skedarin më vonë, kur dëshironi të punoni me të.

Pasi të klikoni Next, shfaqet kutia e dytë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Kutia e dytë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin

Mund të shkoni direkt në kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin duke zgjedhur komandën File→ Create Backup.

3. Tregoni nëse dëshironi të ruani skedarin tuaj rezervë të QuickBooks në kompjuterin e kompanisë suaj ose në qendrën e të dhënave jashtë sajtit të QuickBooks.

Zgjidhni "Rezervimi lokal" për të treguar se dëshironi të ruani kopjen rezervë të skedarit tuaj në hard diskun e kompjuterit tuaj ose në ndonjë pajisje ruajtëse të lëvizshme, si p.sh. një USB flash drive.

4. Klikoni butonin Options për të zgjedhur një vend rezervë.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit, siç tregohet.

Kutia e dialogut Opsionet e rezervimit

5. Specifikoni dosjen ose vendndodhjen e diskut në të cilën duhet të kopjohet skedari i kompanisë.

Futni një emër shtegu direkt në kutinë e tekstit për t'i treguar QuickBooks se ku të ruajnë kopjet tuaja rezervë.

Nëse nuk dini si të futni një emër shteg, klikoni butonin Browse. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Browse for Folder, përdorni listën e tij të dosjeve për të zgjedhur diskun ose dosjen që dëshironi të përdorni për kopjet rezervë të QuickBooks.

6. (Opsionale) Zgjidhni opsionet tuaja rezervë.

Ju gjithashtu mund të përdorni kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit për të specifikuar se kur QuickBooks duhet t'ju kujtojë të bëni kopje rezervë dhe se si QuickBooks duhet të rezervojë:

• Shtimi i stampave kohore: Për të shtuar datën dhe orën e operacionit të rezervimit në emrin e skedarit rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit të titulluar Shto datën dhe orën e kopjes rezervë në emrin e skedarit (Rekomandohet).
• Kufizimi i kopjeve rezervë: Për t'i thënë QuickBooks të heqë qafe kopjet e vjetra rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit të titulluar Kufizoni numrin e kopjeve rezervë në këtë dosje në X dhe më pas specifikoni sa kopje rezervë dëshironi të mbani duke përdorur kutinë e tekstit ngjitur.
• Vendosja e kujtesave rezervë: Zgjidhni kutinë e kontrollit të titulluar "Më kujto të bëj kopje rezervë kur mbyll skedarin tim të kompanisë çdo X herë" për të specifikuar se dëshironi të kujtoheni për të rezervuar skedarin QuickBooks kur mbyllni QuickBooks. Opsionet tuaja të intervalit përfshijnë çdo herë, çdo herë tjetër, çdo herë të tretë, e kështu me radhë.
• Aktivizimi i verifikimit të të dhënave: Përdorni butonat e verifikimit për t'i thënë QuickBooks se duhet të kontrollojë për integritetin e të dhënave kur rezervon të dhënat tuaja. Zgjidhni butonin e radios "Verifikimi i plotë (i rekomanduar)" për verifikimin më të mirë dhe më të plotë të QuickBooks. Nëse je dikush që nuk ka kohë për disa sekonda shtesë të kontrollit të dyfishtë që kërkon verifikimi i të dhënave, sigurisht, zgjidh butonin e radios "Verifikimi më i shpejtë". Më mirë akoma, kushtojini vëmendje plotësisht erës - kujdesi është gjithsesi për foshnjat - dhe zgjidhni butonin e radios Pa verifikim.

7. Klikoni OK kur të përfundoni me specifikimin e vendndodhjes dhe opsioneve të rezervimit dhe më pas klikoni Next.

QuickBooks shfaq një kuti dialogu (shih figurën e mëposhtme) që pyet kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

Kutia e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin pyet kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

8. Specifikoni kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

Në mënyrë tipike, ju dëshironi të bëni kopje rezervë kur zgjidhni komandën Save Copy ose Backup. Në këtë rast, kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin që shtron pyetjen "kur", kliko butonin e radios "Ruaj tani". Përndryshe, mund t'i thuash QuickBooks të planifikojë kopje rezervë të rregullt të skedarit të të dhënave QuickBooks sipas një skeme të zgjuar duke - kur QuickBooks bën pyetjen "kur" - duke klikuar butonin e radios "Ruaj tani dhe Planifiko kopjet rezervë të së ardhmes" ose duke klikuar tek "Vetëm Programo kopje rezervë të së ardhmes". butoni i radios. Nëse i thoni QuickBooks se dëshironi të planifikoni kopje rezervë, QuickBooks shfaq disa kuti dialogu që përdorni për të krijuar orarin e ri të rezervimit duke emërtuar orarin dhe duke vendosur ditët dhe oraret kur duhet të planifikohen kopjet rezervë.

9. Klikoni Finish për të mbyllur kutinë e dialogut Save Copy ose Backup.

Kur të keni specifikuar se si duhet të funksionojë operacioni rezervë, klikoni Finish. QuickBooks rezervon (ose krijon një kopje të) skedarit aktual të kompanisë QuickBooks dhe e ruan atë kopje të re të skedarit në vendndodhjen rezervë.

Po në lidhje me rezervimin në internet?

Nëse jeni të vëmendshëm, mund të keni vënë re se kutia e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin përfshin një buton radiofonik "Rezervimi në linjë". Nëse dëshironi të mësoni më shumë rreth rezervimit të skedarit të të dhënave të kompanisë QuickBooks në internet – që do të thotë të përdorni rrjetin kompjuterik të Intuit në vend të kompjuterit ose ndonjë disku të lëvizshëm për të ruajtur kopjen rezervë – mund të zgjidhni atë buton radio.

Për atë që ia vlen, unë rekomandoj fuqimisht që të konsideroni përdorimin e metodës së rezervimit në internet, për dy arsye:

• Kosto e arsyeshme: Rezervimi në internet është jashtëzakonisht i arsyeshëm (madje mund të vijë pa pagesë shtesë nëse keni QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus ose Enterprise), me çmime bazuar në afatin kohor (një abonim mujor do të kushtojë më shumë në muaj sesa një vjetor abonim) dhe nëse po rezervoni vetëm QuickBooks ose të gjithë skedarët në kompjuterin tuaj. Rezervimi i të gjithë skedarëve me një abonim vjetor duket të jetë vlera më e mirë.
• Më pak përpjekje: Rezervimi në internet mund ta bëjë detyrën e rezervimit më pak të vështirë dhe më të rregullt për sa kohë që ju keni një lidhje të besueshme në internet. Nuk është e nevojshme të mbani mend të bëni kopje rezervë dhe më pas të mbani mend të merrni diskun rezervë në shtëpi.

Dy pika të shpejta përfundimtare: Po, unë përdor vetë opsionin e rezervimit të QuickBooks në internet (dhe për të rezervuar të gjithë skedarët e mi të rëndësishëm). Jo, Intuit nuk më paguan një lloj komisioni sekret për të reklamuar produktin.

Ju mund të ruani skedarët rezervë në një dosje që sinkronizohet me një kopje rezervë të bazuar në renë kompjuterike, të tilla si Dropbox, Google Drive ose OneDrive i Microsoft. Secili prej këtyre shërbimeve ofron një kopje rezervë falas të vendosjes dhe harrimit të bazuar në renë kompjuterike nëse përdorni hapësirën e ruajtjes falas të ofruar nga ndonjë prej tyre. Ky lloj shërbimi është padyshim një opsion për përdoruesit që janë me buxhet ose kanë burime të kufizuara.

Disa taktika rezervë

Rezervimi është kryesisht një çështje e sensit të përbashkët. Megjithatë, duke u thënë këtë, më lejoni t'ju jap disa ide se si, kur dhe ndoshta pse duhet të bëni kopje rezervë:

• Bëje të lehtë. Unë e përmend këtë në rekomandimin tim në lidhje me opsionin rezervë në internet, por pika meriton të përmendet përsëri. Gjëja më e rëndësishme që mund të bëni në lidhje me kopjen rezervë të skedarëve të të dhënave QuickBooks është kjo: Bëni kopje rezervë të lehtë. Kjo ndoshta nënkupton marrjen në konsideratë të opsionit në internet, por nëse shkoni në vend, dëshironi të keni një pajisje ruajtëse me densitet të lartë dhe të lëvizshme që mund ta përdorni me kompjuterin që përdorni për të ekzekutuar QuickBooks. Unë përdor një USB flash drive të vogël. Zgjidhni se cila pajisje funksionon më mirë për ju, por ju patjetër dëshironi një pajisje ruajtëse të ngjashme të lehtë për t'u përdorur. Në këtë rast, easy do të thotë që ka më shumë gjasa të ndodhë kopjimi.
• Rezervoni rregullisht. Unë rekomandoj që të bëni kopje rezervë sa herë që futni transaksione në skedarin e të dhënave QuickBooks. Natyrisht, nëse rezervimi përfaqëson shumë punë, nuk do të dëshironi ta bëni atë. Por nëse keni një mënyrë të thjeshtë për të krijuar kopje rezervë dhe një pajisje ruajtëse të përshtatshme për të bërë kopje rezervë, mundeni - dhe duhet - të bëni kopje rezervë rregullisht. Dita nuk është shumë e shpeshtë.
• Ruani një kopje rezervë të skedarit të të dhënave QuickBooks jashtë vendit. Një pikë e fundit e rëndësishme që vlen të përmendet: Shumë nga ngjarjet që mund të shkatërrojnë ose korruptojnë skedarin tuaj të të dhënave janë specifike për kompjuterin tuaj, si p.sh. një dështim i hard drive-it, një virus, një aksident përdoruesi, e kështu me radhë. Megjithatë, disa nga ngjarjet që mund të korruptojnë ose shkatërrojnë skedarin tuaj të të dhënave QuickBooks janë specifike për vendndodhjen. Zjarri, përmbytja ose vjedhja mund t'ju bëjnë të humbni skedarin e të dhënave QuickBooks dhe rezervimin e tij. Për këtë arsye, ju dëshironi të ruani një kopje të rezervës jashtë vendit. Në fund të javës, për shembull, mund të dëshironi të vendosni flash drive-in në xhepin e këmishës ose çantën tuaj dhe ta çoni në shtëpi. Sigurohuni që nëse diçka korrupton ose shkatërron skedarin e të dhënave QuickBooks, e njëjta gjë nuk shkatërron gjithashtu skedarin rezervë të të dhënave QuickBooks.