Si të bëni kopje rezervë të shpejtë të QuickBooks 2016

Ju jeni të zënë. Nuk keni kohë të mashtroni me QuickBooks. Ju thjesht dëshironi të bëni një punë të pranueshme të kopjimit dhe keni vendosur se sa shpesh planifikoni ta bëni atë. Tingëllon si situata juaj? Pastaj ndiqni këto hapa:

1 Fusni një disk/disk bosh në diskun e duhur.

Mund të bëni kopje rezervë në çdo disk të lëvizshëm, duke përfshirë pajisjet e memories flash, disqet e ngurtë portativë dhe CD-të e shkruajtshme. Megjithatë, vini re se Intuit (prodhuesi i QuickBooks) rekomandon që të mos përdorni komandën e rezervimit të QuickBooks për të zhvendosur një skedar rezervë në një CD.

Në vend të kësaj, Intuit rekomandon që të bëni kopje rezervë të skedarit në hard diskun tuaj dhe më pas të përdorni komandën Windows File Copy për të djegur skedarin në disk. Kjo qasje ka tendencë të zgjidhë disa nga problemet e shkrimit të CD-ve që hasin njerëzit kur kopjojnë drejtpërdrejt në një CD nga QuickBooks.

Mund të bëni kopje rezervë në çdo disk fiks, si p.sh. hard disku juaj ose disku i rrjetit, por avantazhi i një disku të lëvizshëm është se mund ta ruani në ndonjë vend tjetër. Si një kompromis, mund të përdorni gjithashtu një disk rrjeti. Zakonisht nuk dëshironi të përdorni hard diskun tuaj (megjithëse kjo është më mirë se asgjë), sepse një nga fatkeqësitë që mund të ndodhin në të dhënat tuaja të QuickBooks është një dështim i diskut.

Ju gjithashtu mund të rezervoni skedarët tuaj QuickBooks në një zonë ruajtjeje në internet.

2Nëse ruani të dhëna për më shumë se një kompani, sigurohuni që kompania të dhënat e së cilës dëshironi të rezervoni është kompania aktive.

Për të zbuluar nëse kompania e duhur është aktive, thjesht shikoni shiritin e titullit të dritares së aplikacionit QuickBooks, i cili emërton kompaninë aktive. (Nëse nuk ju kujtohet të keni vendosur skedarë të shumtë, mos u shqetësoni. Ndoshta keni vetëm një skedar - rasti i zakonshëm.)

3 Zgjidhni Skedar → Kompani rezervë → Krijo kopje rezervë lokale për të filluar funksionimin e rezervimit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Krijo kopje rezervë.

Nëse përdorni QuickBooks në modalitetin me shumë përdorues, duhet të kaloni në modalitetin me një përdorues përpara se të bëni kopje rezervë të skedarit tuaj. Për ta bërë këtë, zgjidhni Skedar → Kalo në modalitetin me një përdorues.

4 Tregoju QuickBooks se ku dëshiron të kopjosh skedarin e të dhënave QuickBooks.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Krijo kopje rezervë", specifikoni vendndodhjen për kopjen rezervë duke zgjedhur butonin e radios "Rezervimi në linjë" ose "Rezervimi lokal".

Për të rezervuar skedarin tuaj QuickBooks në nivel lokal, zgjidhni opsionin Local Backup.

5 Përshkruani se si QuickBooks duhet të rezervojë skedarin tuaj të të dhënave.

Me kutinë e parë të dialogut Krijoni kopje rezervë ende të shfaqur, klikoni butonin Options. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit, nga e cila ju specifikoni se si dhe kur QuickBooks rezervon skedarin tuaj të të dhënave:

Zgjidh një vendndodhje të paracaktuar. Specifikoni se ku duhet të vendoset skedari rezervë. Ju mund ta bëni këtë ose duke futur emrin e rrugës së dosjes rezervë në kutinë Na tregoni se ku të ruajmë kopjet rezervë (mënyra e vështirë) ose duke klikuar butonin Browse dhe më pas duke përdorur kutinë e dialogut Browse for Folder që Windows shfaq për të zgjedhur një vendndodhja e paracaktuar e rezervimit.

Rregulloni mirë operacionin e rezervimit. Kutia e dialogut "Opsionet e rezervimit" ofron disa kuti kontrolli që mund t'i përdorni për të rregulluar mirë operacionin e vjetër të rezervimit të QuickBooks. Kutia e kontrollit Shtoni datën dhe kohën e kopjes rezervë në emrin e skedarit, nëse zgjidhet, bën pikërisht atë që thotë. Kutia e kontrollit të Kufizoni numrin e kopjeve rezervë në këtë dosje në [X] i thotë QuickBooks të kufizojë numrin e kopjeve rezervë të skedarit tuaj QuickBooks që ruan në dosjen rezervë. Numri i paracaktuar i kopjeve rezervë të mbajtur në dorë është tre; kjo duhet të jetë mirë.

Specifikoni rregullin e kujtesës rezervë. Mund të zgjidhni kutinë e zgjedhjes "Më kujto të bëj kopje rezervë kur mbyll skedarin tim të kompanisë çdo [X] herë" për t'i treguar QuickBooks se duhet t'ju kujtojë herë pas here të bëni kopje rezervë. Si parazgjedhje, QuickBooks ju kujton çdo të katërtën herë që mbyllni një skedar të dhënash, por mund ta zëvendësoni vlerën në kutinë e tekstit për të specifikuar një frekuencë tjetër rikujtuese rezervë.

Zgjidhni një opsion verifikimi të të dhënave. QuickBooks ofron tre opsione të verifikimit të të dhënave: Verifikimi i plotë (i sigurt, por i ngadalshëm), Verifikimi më i shpejtë (i shpejtë por jo aq i plotë) dhe Pa verifikim (ju kursen pak kohë tani në rrezikun e problemeve të mëdha më vonë). Opsioni i verifikimit të plotë është ajo që rekomandon QuickBooks.

Kur të përfundoni me kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit, klikoni OK dhe më pas Next. QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Krijo kopje rezervë.

6 Përcaktoni kur QuickBooks duhet të rezervojë skedarin tuaj të të dhënave.

Kutia e dytë e dialogut e magjistarit të rezervimit ofron butona opsionesh që përdorni për të planifikuar kur dëshironi të bëni kopje rezervë. Për shembull, për të treguar se dëshironi të bëni kopje rezervë në vend, zgjidhni butonin e radios "Ruaj tani".

Shënim: Herën e parë që krijoni kopje rezervë të skedarit tuaj QuickBooks duke përdorur komandën Krijoni kopje rezervë, QuickBooks nuk ju pyet se kur duhet të rezervojë skedarin tuaj të të dhënave. QuickBooks thjesht rezervon skedarin e të dhënave, duke e kapërcyer këtë hap.

7 Konfirmoni vendndodhjen dhe emrin e skedarit rezervë.

Me kutinë e dytë të dialogut të magjistarit të rezervimit të shfaqur, klikoni Next. QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj kopjen rezervë.

Vetëm për të qenë në anën e sigurt, konfirmoni që emri i skedarit dhe vendndodhja e dosjes të paraqitura në kutinë e dialogut "Ruaj kopjen rezervë" janë të sakta. Nëse vendndodhja e dosjes nuk është e saktë, zgjidhni një vendndodhje të re dosjeje nga lista rënëse Ruaj në. Nëse emri i skedarit nuk është i saktë, modifikoni emrin e treguar në kutinë e tekstit Emri i skedarit.

8 Klikoni Ruaj.

QuickBooks rezervon skedarin tuaj të të dhënave dhe shfaq një kuti mesazhi që ju tregon se ka bërë kopje rezervë të skedarit tuaj. Mesazhi jep gjithashtu emrin e skedarit rezervë dhe vendndodhjen e dosjes.