Si të balanconi një llogari bankare në QuickBooks 2021

Balancimi i një llogarie bankare është jashtëzakonisht i lehtë në QuickBooks. Në fakt, do të shkoj aq larg sa të them se nëse keni ndonjë problem, ato rrjedhin nga . . . mirë, mbajtje e ngadaltë e të dhënave që i parapriu përdorimit të QuickBooks .

Mjaft me këtë sharje. Unë filloj duke përshkruar se si e pajtoni një llogari.

Jepni QuickBooks informacion nga pasqyra bankare

Në një rakordim, siç ndoshta e dini, ju i krahasoni të dhënat tuaja të një llogarie bankare me të dhënat e bankës për të njëjtën llogari. Ju duhet të jeni në gjendje të shpjegoni çdo ndryshim midis dy llogarive - zakonisht duke treguar çeqet që keni shkruar dhe që nuk janë pastruar ende. (Ndonjëherë, depozitat bien në të njëjtën kategori; ju regjistroni një depozitë dhe e dërgoni atë me postë, por banka nuk e ka kredituar ende llogarinë tuaj.)

Hapi i parë, pra, është dhënia e informacionit të llogarisë së bankës tek QuickBooks. Ju e merrni këtë informacion nga deklarata juaj mujore. Jepni QuickBooks shifrat që i nevojiten, si më poshtë:

1. Zgjidhni Banking→Rakoncil, ose klikoni ikonën Reconcile në ekranin bazë.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Fillimi i pajtimit, siç tregohet.

Nëse keni disa llogari bankare, mund t'ju duhet të zgjidhni llogarinë që dëshironi të rakordoni.

Kutia e dialogut Fillimi i pajtimit

2. Nëse llogaria bankare e treguar nuk është ajo që dëshironi të rakordoni, hapni menynë rënëse Llogaria dhe zgjidhni llogarinë e duhur.

3. Shkruani datën e pasqyrës bankare në kutinë e tekstit Data e deklaratës.

Ju mund të rregulloni një datë një ditë në një kohë duke përdorur tastet plus (+) dhe minus (–). Ju gjithashtu mund të klikoni butonin "Kalendari" në fundin e djathtë të kutisë së tekstit "Data e deklaratës" për të zgjedhur një datë nga kalendari.

Shihni fletën e mashtrimit në internet për një listë me truket e tjera sekrete të redaktimit të datave.

4. Verifikoni gjendjen e hapjes së pasqyrës bankare.

QuickBooks shfaq një shumë në seksionin Bilanci fillestar i ekranit.

5. Vendosni bilancin përfundimtar nga pasqyra juaj bankare në kutinë e tekstit Bilanci përfundimtar.

6. Shkruani tarifën e shërbimit të bankës.

Nëse pasqyra bankare tregon një tarifë shërbimi dhe nuk e keni futur tashmë, zhvendoseni kursorin në kutinë e tekstit Tarifa e shërbimit dhe shkruani shumën. (Lloji 10 për një tarifë shërbimi prej 10 dollarësh, për shembull.)

7. Futni një datë transaksioni për transaksionin e tarifës së shërbimit.

QuickBooks i shton një muaj datës së tarifës së shërbimit që nga hera e fundit që jeni pajtuar. Nëse kjo datë nuk është e saktë, shkruani të saktën.

8. Cakto tarifën e shërbimit të bankës në një llogari.

Futni llogarinë e shpenzimeve të cilës i caktoni tarifat e shërbimit bankar në kutinë e parë të tekstit "Llogaria" - atë pranë kutisë së tekstit "Data". Aktivizoni menynë rënëse duke klikuar shigjetën poshtë, theksoni kategorinë duke përdorur tastet e shigjetave dhe më pas shtypni Enter. Unë do të vë bast çdo gjë që ju t'i regjistroni këto tarifa në llogarinë e Tarifave të Shërbimit Bankar që QuickBooks konfiguron si parazgjedhje.

Nëse i keni thënë QuickBooks se gjithashtu dëshironi të gjurmoni shumat e të ardhurave dhe shpenzimeve duke përdorur klasa, QuickBooks shton kutitë e tekstit të Klasës në kutinë e dialogut Filloni Reconciliation në mënyrë që të mund të mblidhni këtë informacion.

9. Futni të ardhurat nga interesi i llogarisë.

Nëse llogaria fitoi interes për muajin dhe nuk e keni futur tashmë këtë shifër, shkruani një shumë në kutinë e tekstit Interesi i fituar.

10. Shkruani një datë transaksioni për transaksionin e të ardhurave nga interesi.

Ju tashmë e dini se si të futni data. Unë nuk do t'ju mërzit duke e shpjeguar përsëri (por shikoni hapin 3 nëse keni probleme).

11. Cakto interesin në një llogari.

Në kutinë e dytë të tekstit të llogarisë, futni llogarinë së cilës duhet t'i caktohet interesi i kësaj llogarie. Vë bast që ta regjistroni këtë në llogarinë e të ardhurave nga interesi, e cila është afër fundit të menysë rënëse të Llogarisë. Për të zgjedhur një kategori nga menyja Llogaria, aktivizoni menunë duke klikuar shigjetën poshtë, nënvizoni kategorinë dhe më pas shtypni Enter.

12. Klikoni butonin Vazhdo.

QuickBooks shfaq dritaren Reconcile, siç tregohet.

Dritarja e pajtimit

Shënoni çeqet dhe depozitat e pastruara

Në dritaren Reconcile, ju tregoni QuickBooks se cilat depozita dhe çeqe janë zhdoganuar në bankë. (Referojuni deklaratës suaj bankare për këtë informacion.) Ndiqni këto hapa:

1. Identifikoni depozitën e parë që është pastruar.

Ju e dini se si ta bëni këtë, jam i sigurt. Thjesht shikoni deklaratën bankare për të gjetur depozitën e parë të listuar.

2. Shënoni depozitën e parë të zhdoganuar si të zhdoganuar.

Lëvizni nëpër transaksionet e listuara në seksionin Depozitat dhe Kreditë e Tjera të dritares së Pajtimit, gjeni depozitën dhe më pas klikoni mbi të. Përndryshe, mund të nënvizoni depozitën duke përdorur butonat Tab ose me shigjeta dhe më pas shtypni shiritin e hapësirës. QuickBooks vendos një shenjë kontrolli përpara depozitës për ta shënuar atë si të pastruar dhe përditëson bilancin e pasqyrës së pastruar.

Nëse keni një numër të madh depozitash për të pastruar dhe mund t'i identifikoni shpejt, klikoni butonin Shënoni të gjitha dhe më pas thjesht hiqni shënimin e transaksioneve që nuk janë në pasqyrën bankare. Për të hequr shënimin e një transaksioni, klikoni atë. Shenja e kontrollit zhduket.

3. Regjistroni çdo depozitë të pastruar, por të munguar.

Nëse nuk mund të gjeni një depozitë në dritaren e Pajtimit, nuk e keni futur ende në regjistër. Unë vetëm mund të hamendësoj pse nuk e keni futur. Ndoshta thjesht ke harruar. Mbyllni ose çaktivizoni dritaren Reconcile duke klikuar butonin Leave. Tani hapni regjistrin dhe vendosni depozitën në regjistër në mënyrën e zakonshme. Për t'u rikthyer në dritaren e Pajtimit, ose rihapni atë ose riaktivizoni atë. Ose, nëse dëshironi, zgjidhni Banking→ Krijoni Depozita dhe hapni ekranin e depozitave pikërisht në krye të dritares së Pajtimi. Regjistroni depozitën dhe më pas klikoni butonin Ruaj & Mbyll. Kur hapni sërish dritaren e Pajtimit, depozita shfaqet në zonën Depozitat dhe Kreditë e tjera.

4. Përsëritni hapat 1–3 për të gjitha depozitat e listuara në pasqyrën bankare.

Sigurohuni që datat të përputhen dhe shumat e depozitave të jenë të sakta. Nëse nuk janë, kthehuni te transaksionet për t'i korrigjuar ato. Për të arritur në një transaksion, klikoni butonin Shko te. Ju shihni dritaren Shkruaj Çeqe ose Bëni Depozita ku transaksioni ishte regjistruar fillimisht. Bëni korrigjimet atje dhe më pas klikoni Ruaj & Mbyll. Ju ktheheni në dritaren e Pajtimit.

5. Identifikoni kontrollin e parë që është fshirë.

Pa djersë, apo jo? Thjesht gjeni çekun ose tërheqjen e parë të shënuar në pasqyrën bankare.

QuickBooks ju mundëson të renditni transaksionet e listuara në dritaren "Rakordoni" duke klikuar titujt e kolonave në seksionin Çeqet dhe Pagesat dhe në seksionin Depozitat dhe Kreditë e tjera. Ju mund të dëshironi të eksperimentoni pak me këtë veçori të dobishme. Renditja dhe riorganizimi i transaksioneve - veçanërisht në llogaritë bankare me vëllim të lartë transaksionesh - shpesh lehtëson punën e rakordimit të një llogarie bankare.

6. Shënoni kontrollin e parë të pastruar si të fshirë.

Lëvizni nëpër transaksionet e renditura në seksionin Çeqet dhe Pagesat e dritares së Pajtimit; gjeni kontrollin e parë; dhe pastaj klikoni atë. Ju gjithashtu mund ta nënvizoni atë duke shtypur Tab dhe një tast me shigjetë. Më pas shtypni shiritin e hapësirës. QuickBooks fut një shenjë kontrolli për të etiketuar këtë transaksion si të pastruar dhe përditëson bilancin e pasqyrës së pastruar.

7. Regjistroni çdo kontroll të munguar, por të pastruar.

Nëse nuk mund të gjeni një çek ose tërheqje në QuickBooks, mendoni se çfarë? Nuk e keni futur ende në regjistër. Mbyllni ose çaktivizoni dritaren Reconcile duke klikuar butonin e saj Larg ose duke aktivizuar një dritare tjetër. Pastaj shfaqni regjistrin dhe shkruani çekun ose tërheqjen. Për t'u rikthyer në dritaren e Pajtimit, rihapni ose riaktivizoni atë. Ose mund të zgjidhni Banking→Write Checks, krijoni çekun djathtas në krye të dritares Reconcile dhe më pas klikoni Save & Close për t'u kthyer në ekranin Reconcile dhe vazhdoni nga vendi ku e keni lënë.

8. Përsëritni hapat 5–7 për të gjitha tërheqjet e listuara në pasqyrën bankare.

Këto hapa nuk zgjasin shumë. Përputhja e llogarisë time çdo muaj më merr rreth dy minuta. Nuk po bëj shaka dhe as ekzagjeroj. Me dy minuta, dua të them vërtet dy minuta.

Nëse diferenca është e barabartë me zero

Pasi të shënoni të gjitha çeqet dhe depozitat e pastruara, diferenca midis bilancit të pastruar për llogarinë dhe bilancit përfundimtar të deklaratës bankare duhet të jetë zero. Vini re që thashë se duhet - nuk do.Dritarja e sfondit në figurën e mësipërme është një dritare Reconcile në të cilën çdo gjë është e dobët. Shihni se ka zero diferencë në këndin e poshtëm djathtas të dritares "Rakordi" në figurën e mësipërme? Kjo do të thotë se llogaria juaj bankare dhe skedari QuickBooks janë të sinkronizuara. Nëse diferenca është e vogël, kërkoni për diferenca të vogla midis shumave të çeqeve në regjistër dhe çeqeve aktuale të zhdoganuara në pasqyrën bankare. Nëse gjeni një mospërputhje me një çek të caktuar, klikoni butonin Shko te për të shkuar te çeku dhe për të ndryshuar shumën. Klikoni Save & Close për t'u kthyer menjëherë në dritaren e Pajtimit.

Kutia e dialogut Zgjidh raportin e pajtimit

Nëse diferenca është e barabartë me zero, ju keni mbaruar. Klikoni butonin Pajto tani. QuickBooks shfaq një kuti mesazhi urimi (shih figurën më lart) që ju thotë se pajtimi ka përfunduar. Si shpërblim për të qenë një djalë apo vajzë kaq e mirë, kutia e mesazheve ju pyet nëse dëshironi të printoni një Përmbledhje pa pagesë, me të gjitha shpenzimet ose raportin e pajtimit të detajeve. Klikoni Përmbledhje ose Detaje dhe më pas klikoni OK nëse dëshironi të printoni raportin; përndryshe, thjesht klikoni Mbyll.

Nuk mund të vendosni nëse do të printoni raportin e barazimit? Nëse nuk jeni një kontabilist biznesi ose një kontabilist që po rakordon një llogari bankare për dikë tjetër - punëdhënësin ose klientin tuaj, për shembull - nuk keni nevojë të printoni raportin e rakordimit. Gjithçka që bën printimi është të provojë se e keni pajtuar llogarinë. (Në thelb, kjo provë është arsyeja pse duhet të printoni raportin nëse jeni kontabilist ose kontabilist. Personi për të cilin po rakordoni llogarinë do ta dijë që ju e keni bërë punën tuaj dhe do të ketë një copë letër për t'iu referuar për më vonë me ndonjë pyetje.) Gjithashtu, ju gjithmonë mund të ktheheni dhe të printoni raportin më vonë, nëse është e nevojshme. Për t'iu qasur raporteve të rakordimit që QuickBooks ka ruajtur, zgjidhni Raportet → Banka → Barazimi i mëparshëm.

Tani çdo depozitë, tërheqje dhe kontroll që keni pastruar shënohet me një shenjë kontrolli në regjistrin tuaj. Nëse nuk më besoni, hapni regjistrin dhe zbuloni.

Nëse diferenca nuk është e barabartë me zero

Nëse diferenca nuk është e barabartë me zero, ju keni një problem. Nëse klikoni butonin Pajtoje tani, QuickBooks ju shfaq kutinë e dialogut të Rregullimit të Pajtuar, të paraqitur më poshtë. Kjo kuti dialogu ju tregon se sa e pabalancuar është llogaria juaj dhe ju pyet nëse dëshironi të rregulloni llogarinë tuaj të parregulluar.

Kutia e dialogut Reconcile Adjustment

Klikoni butonin "Kthehu te Pajtimi" nëse dëshironi të ktheheni në dritaren "Rakordimi" dhe të filloni kërkimin për transaksionin që mungon ose është futur gabimisht.

Nëse dëshironi të detyroni të dy shumat të bien dakord, klikoni OK. Të detyrosh të dy shumat të bien dakord nuk është një ide shumë e mirë. Për ta bërë këtë, QuickBooks shton një transaksion të pastruar të barabartë me diferencën.

Shtyrja e një barazimi (duke klikuar butonin Lini Pajtuar) dhe moszgjedhja për të rregulluar gjendjen e llogarisë bankare është zakonisht qasja më e mirë, sepse mund ta lokalizoni dhe korrigjoni problemin më vonë, kur të keni sy të freskët. Pastaj mund të rifilloni pajtimin dhe të përfundoni punën tuaj. (Ju rifilloni një pajtim në të njëjtën mënyrë si e filloni atë.)