Si konvertohen listat e desktopit të QuickBooks në QuickBooks Online

Kur punoni me disa lista kompanish të QuickBooks desktop, disa fusha shndërrohen në QuickBooks Online (QBO), por të tjerat jo. Ky seksion është i organizuar nga lista e QuickBooks për desktop. Përfshihen gjithashtu disa informacione se si funksionon inventari në QBO.

Lista e klientëve dhe e punës

Kur bëhet fjalë për konvertimin, fushat në listën Customer:Job të produktit të desktopit QuickBooks ndahen në tre kategori:

• Fushat që konvertohen përfshijnë kutinë e kontrollit: Klienti, Emri i Kompanisë, Z./Zonja/?, Emri, Fillestari i mesëm, Mbiemri, Telefoni, FAX, Telefoni alternativ, Email, Nr. i rishitjes, Kushtet dhe A është i tatueshëm.

• Fushat që konvertohen me përjashtime përfshijnë faturën në adresë (përveç shënimit), dërgimin në adresë (përveç shënimit), Mënyra e preferuar e pagesës (përveç nga QuickBooks 2003 ose më vonë), Informacioni i Kartës së Kreditit (përveç nga QuickBooks 2003 ose më vonë) dhe Shënimi (lart deri në 4000 karaktere).

• Fushat që nuk konvertohen përfshijnë Kontakt, Alt. Kontakti, Lloji i klientit, Përfaqësimi, Niveli i Çmimit, Artikulli tatimor, Fushat e personalizuara, Llogaria dhe Limiti i Kreditit. Vini re gjithashtu se klientët e statusit joaktiv konvertohen si aktivë.

Pas konvertimit, ju mund t'i modifikoni klientët për t'i bërë ata joaktivë.

Për më tepër, këto fusha "Vetëm Pro" nuk konvertohen: statusi i punës, data e fillimit, mbarimi i parashikuar, data e përfundimit, përshkrimi i punës dhe lloji i punës.

Lista e artikujve

Në transaksione, nëntotalet shfaqen në rreshta të veçantë me tekst në fushën Memo që tregon se janë një nëntotale.

Artikujt e grupit nuk konvertohen; në vend të kësaj, çdo artikull në grup shfaqet në një linjë detajesh dhe linjat me sasi zero shfaqen në fillim dhe në fund të grupit për të identifikuar artikujt që ishin pjesë e grupit. Rreshti i sipërm tregon emrin e grupit dhe rreshti i poshtëm tregon përshkrimin e grupit.

Artikujt e grupit të taksave mbi shitjet nuk konvertohen, por ju mund të konfiguroni artikujt e kombinuar të taksës së shitjeve në QBO. QBO nuk mbështet kodet tatimore me tre karaktere të lidhura me artikujt.

Lista e punonjësve

Informacioni në listën e punonjësve të edicionit të QuickBooks desktop konvertohet në QuickBooks Online, por QBO ruan vetëm informacionin e mëposhtëm:

• Z./Znj.

• Emri

• Fillestar i mesëm

• Mbiemri

• Adresë

• Print Si

• Telefoni

• Numri i Sigurimeve Shoqërore

• Adresa e emailit

• Data e punësimit

• Data e lëshimit

Lista e shitësve

Fushat e mëposhtme të listës së shitësve nuk konvertohen:

• Kontaktoni

• Kontakt alternativ

• shënim

• Joaktiv

• Lloji i shitësit

• Limiti i kreditit

• Identiteti i taksave

• 1099 statusi

• Fushat e personalizuara

Inventari

QBO mbështet nevojat bazë të inventarit; nëse drejtoni një biznes shërbimi ose shisni mallra të gatshme, QBO duhet të jetë në gjendje të mbështesë nevojat tuaja për inventar. Artikujt e inventarit konvertohen si artikuj të dyanshëm në QBO me çmime dhe kosto, por pa sasi. Ja se si QuickBooks Online konverton pjesët dhe transaksionet e inventarit:

• QBO krijon nën-artikuj të rinj të quajtur Asetet e Inventarit dhe COGS për çdo artikull të inventarit të përdorur në një transaksion. Megjithëse emrat e këtyre nën-artikujve nënkuptojnë se ato janë llogari, ato nuk janë. Këta artikuj përmbajnë të njëjtin përshkrim si artikulli i tyre mëmë, por kanë, përkatësisht, llogarinë e aktivit të inventarit dhe llogarinë COGS të lidhur me to. Konvertimi i përdor ato për të siguruar që raportet të jenë të sakta pas konvertimit.

• Pas çdo rreshti të inventarit në faturat e konvertuara, faturat e shitjeve, memorandumet e kreditit dhe në disa fatura, çeqe dhe transaksione me kartë krediti që përmbanin artikuj inventar, QBO krijon dy linja të reja detajesh duke përdorur nën-artikujt e rinj që përfaqësojnë aktivin e inventarit dhe shumat COGS .

Për transaksionet e papaguara ose pjesërisht të paguara që përmbajnë artikuj të inventarit, raportet e bazës së parave të gatshme me një shumë COGS në QBO do të jenë të ndryshme nga raportet me bazë parash me një shumë COGS në QuickBooks desktop. Raportet mbi bazën e parave të gatshme për transaksionet e inventarit të paguara plotësisht ose transaksionet jo të inventarit do të jenë të njëjta në QBO dhe QuickBooks desktop.

Pasi të konvertoni inventarin nga një kompani desktopi QuickBooks në QBO, nuk mund të filloni thjesht të përdorni inventarin në QBO. Ju duhet të kaloni një proces pastrimi. Mund të gjeni detaje të shkëlqyera mbi procesin e pastrimit në videon " Si të zgjidhim çështjet e inventarit të konvertimit të postës në QBO ".

Në përgjithësi, konvertimi krijon nën-artikuj të rinj si një masë e përkohshme me qëllimin e vetëm për t'u siguruar që raportet tuaja janë të sakta. Pas konvertimit, ju gjeni, në Grafikun e Llogarive, një llogari Inventari të konvertuar nga kompania juaj e desktopit QuickBooks. Më pas, kur aktivizoni inventarin dhe gjurmimin e sasisë në dorë në QBO, QBO krijon një llogari tjetër të Inventarit - atë që ju përdorni duke vazhduar përpara ndërsa punoni në QBO.

Për të vendosur vlerësimin e saktë të dollarit të inventarit në llogarinë e inventarit të krijuar nga QBO dhe për të bërë që artikujt tuaj të inventarit të përditësojnë llogarinë e duhur të inventarit në vijim - atë të krijuar nga QBO - do t'ju duhet të redaktoni çdo artikull të inventarit (jo nën-artikujt e krijuar gjatë konvertimit) dhe plotësoni sasinë e duhur në dorë.

Ky proces rezulton në dyfishimin e vlerës së inventarit duke e shfaqur atë si në llogarinë e inventarit të krijuar nga kompania juaj e desktopit QuickBooks gjatë konvertimit ashtu edhe në llogarinë e inventarit që krijon QBO. Për të korrigjuar mbivlerësimin, do të përdorni një hyrje në ditar që heq dollarët nga llogaria e inventarit të desktopit të QuickBooks.

Por, përpara se të korrigjoni vlerën e inventarit dhe pasi të keni redaktuar çdo artikull, mund dhe duhet të fshini nën-artikujt e krijuar gjatë konvertimit.

Për shkak se ju duhet ta bëni procesin e pastrimit artikull pas artikulli, nëse keni qindra artikuj të inventarit, mund t'ju duket e gjithë kjo dërrmuese. Si alternativë, mund të zgjidhni të mos konvertoni inventarin dhe, në vend të kësaj, të ndiqni udhëzimet që gjenden në video. Videoja sugjeron që të importoni listën e artikujve, por jo detajet për secilin artikull. Në vend të kësaj, vendosni detajet e secilit artikull në QBO. Për qindra artikuj, importimi vetëm i informacionit të listës ndoshta do të jetë më i shpejtë dhe më i pastër.

Vetëm importimi i informacionit të listës ka një anë negative: Ju humbisni të dhënat historike të lidhura me artikujt tuaj të inventarit. Por asgjë nuk ju ndalon të mbani kompaninë tuaj të desktopit QBO për momentet kur mund t'ju duhet ajo histori.