Si funksionojnë porositë e blerjeve në QuickBooks 2019

Nëse duhet të porosisni gjëra për biznesin tuaj, merrni parasysh përdorimin e PO-ve. Krijoni QuickBooks PO edhe nëse porositni mallra me telefon ose telegraf ose edhe nëpërmjet World Wide Web - domethënë sa herë që nuk i kërkoni mallrat me shkrim. Plotësimi i PO-ve ju mundëson të përcaktoni se çfarë artikujsh keni me porosi dhe kur do të mbërrijnë artikujt. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të pyesni QuickBooks "Çfarë është në porosi dhe kur do të vijë, gjithsesi?" Kurrë më nuk do t'ju duhet të grumbulloni trurin tuaj për të kujtuar nëse i keni porositur ato sende maxhigash dhe doohickeys.

Dhe kur të vijë fatura, do ta keni tashmë të detajuar në formularin e PO. Gjeje çfarë? Pasi të keni shkruar të gjithë artikujt në PO tuaj, nuk keni nevojë të plotësoni një skedë Artikuj në çekun tuaj kur paguani faturën. Ose, nëse jeni duke paguar faturat me metodën e llogarive të pagueshme, nuk keni nevojë të plotësoni skedën Artikuj në dritaren "Hyni faturat". Kur të mbërrijnë artikujt, gjithçka që duhet të bëni është të njoftoni QuickBooks; artikujt shtohen menjëherë në listën tuaj të inventarit.

Përdorni PO për artikujt që porositni - domethënë për artikujt që do të merrni dhe paguani në të ardhmen. Nëse blini artikuj në banak ose merrni artikuj që nuk i keni porositur, padyshim që nuk keni nevojë për një PO. Ajo që duhet të bëni është të paguani faturën dhe të bëni inventarin e artikujve që sapo keni blerë.

Si të personalizoni një formular për porosi blerjeje në QuickBooks 2019

QuickBooks ju lejon të personalizoni formularin tuaj të PO, duke punuar nga e para për të krijuar një formular të ri PO ose duke punuar nga një shabllon ekzistues i PO.

Për të krijuar një formular PO "nga e para", zgjidhni Shitësit → Krijoni Porositë e Blerjeve dhe klikoni butonin Personalizo Dizajn në skedën Formatimi të kutisë së dialogut që rezulton. QuickBooks shfaq një faqe interneti Intuit që ju udhëzon në hapat për të krijuar formën tuaj shumë të personalizuar.

Për të personalizuar një formular ekzistues PO, zgjidhni Shitësit → Krijo porositë e blerjeve dhe më pas klikoni butonin Personalizo paraqitjen e të dhënave në skedën Formatimi në kutinë e dialogut që rezulton. QuickBooks, në këtë rast, ju kërkon të bëni një kopje të formularit të porosisë së blerjes dhe më pas shfaq kutinë e dialogut "Përshtatje shtesë" (nuk tregohet), e cila siguron butona dhe kuti që mund t'i përdorni për të modifikuar formularin standard të QuickBooks PO në mënyrë që të dhënat ju dëshironi shfaqet dhe etiketohet ashtu siç dëshironi.

Kutia e dialogut "Përshtatje shtesë" ofron një zonë "Pamja paraprake" që mund ta përdorni për të parë se si duken ndryshimet tuaja dhe një buton "Anulo" të cilin mund ta klikoni nëse gjërat dalin tmerrësisht jashtë kontrollit. Për më tepër, kutia e dialogut Përshtatje shtesë ofron një buton Layout Designer, të cilin mund ta klikoni për të hapur dritaren Layout Designer. Dritarja Layout Designer ju lejon të bëheni një artist i vërtetë i paraqitjes dhe të bëni të gjitha llojet e ndryshimeve në PO tuaj thjesht duke lëvizur fushat nëpër faqe me miun tuaj.

Butoni Menaxho Modelet, i disponueshëm gjithashtu në skedën Formatimi, ju lejon të zgjidhni formularin PO që dëshironi të personalizoni kur keni krijuar më parë më shumë se një formular.

Si të plotësoni një urdhër blerje në QuickBooks 2019

Ndoshta nuk keni nevojë për gizmos, doohickeys ose ndonjë artikull tjetër në listën tuaj të artikujve dhe jeni gati t'i rirenditni këto gjëra - çfarëdo qofshin ato. Ndiqni këto hapa për të plotësuar një PO:

1. Zgjidhni Shitësit → Krijo Urdhër Blerje.

Mund të klikoni gjithashtu ikonën Porositë e Blerjeve në ekranin bazë, ose të klikoni në zonën e Transaksioneve të reja të Qendrës së Shitësit dhe më pas të zgjidhni Porositë e Blerjeve. Ju shihni dritaren Krijo porositë e blerjeve, e cila është e ngjashme me figurën e treguar. Vini re se detajet e sakta të kësaj dritare varen nga mënyra se si e personalizoni formularin tuaj të PO.

Dritarja e krijimit të porosive të blerjeve.

2. Zgjidhni një shitës nga menyja rënëse Shitësi.

Klikoni shigjetën poshtë për të parë një listë të shitësve tuaj. Klikoni një shitës për të parë emrin dhe adresën e tij në kutinë e Shitësit. Nëse nuk mund ta gjeni emrin e shitësit në menynë tuaj, zgjidhni Shto të Re nga menyja dhe më pas plotësoni informacionin rreth shitësit në kutinë e dialogut që rezulton Shitësi i ri. Klikoni OK kur të keni mbaruar me kutinë e dialogut.

3. Nëse gjurmoni inventarin tuaj sipas klasës, zgjidhni një klasë nga menyja rënëse Klasa.

Dritarja "Krijo porosi blerjeje" mund të mos ketë një meny rënëse të Klasit. Nëse nuk ka, dhe dëshironi që të ketë një të tillë, duhet të konfiguroni QuickBooks për të gjurmuar shpenzimet sipas klasës. Për ta bërë këtë, hapni skedarin QuickBooks në modalitetin me një përdorues si administrator. Pastaj zgjidhni Edit→ Preferences dhe klikoni ikonën e Kontabilitetit në listën në të majtë. (Mund t'ju duhet gjithashtu të klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë.) Së fundi, zgjidhni kutinë e kontrollit Përdorni ndjekjen e klasës dhe më pas klikoni OK.

4. (Opsionale) Zgjidhni një Përfaqësim, një datë të pritshme dhe një FOB nëse i përdorni ato në PO tuaj.

Mund t'ju duhet të plotësoni fusha të tjera përpara se të arrini te përshkrimet artikull pas artikulli në fund. Përsëri, këto fusha mund të mos shfaqen nëse nuk keni treguar se i dëshironi ato në formularin tuaj.

5. Kaloni te kolona Artikull dhe filloni të vendosni artikujt që po porositni.

Futja e artikujve është pjesa më e rëndësishme e krijimit të një PO. Kur kaloni në kolonën Artikull, ajo kthehet në një meny rënëse. Klikoni shigjetën e saj poshtë për të parë listën e artikujve. Mund t'ju duhet të lëvizni te artikulli që dëshironi të futni. Një mënyrë e shpejtë për të lëvizur te artikulli është të shkruani shkronjat e para të emrit të artikullit. Nëse shkruani emrin e një artikulli që nuk është në listën e artikujve, QuickBooks pyet nëse dëshironi ta konfiguroni këtë artikull. Nëse po, klikoni Set Up dhe më pas plotësoni kutinë e dialogut New Item.

Futni sa më shumë artikuj që dëshironi në kolonën Artikull. QuickBooks plotëson një përshkrim artikulli për ju, por ju mund të modifikoni çdo gjë që vendos në kolonën e Përshkrimit, nëse është e nevojshme. Në kolonën Sasia, tregoni se sa nga secili artikull ju nevojitet.

6. Nëse dëshironi, plotësoni fushën "Mesazhi i shitësit" - por patjetër plotësoni fushën "Memo".

Fusha "Mesazhi i shitësit" është vendi ku i vendosni një mesazh palës që merr porosinë tuaj. Mund të shkruani Më jepni këto gjëra pronto!

Pavarësisht se çfarë bëni, sigurohuni që të plotësoni fushën Memo. Ajo që shkruani në këtë fushë shfaqet në kutinë e dialogut Open Purchase Orders dhe ky informacion është mënyra më e sigurt për ju që të identifikoni se për çfarë shërben kjo PO. Futni diçka domethënëse që mund ta kuptoni dy javë, tre javë ose një muaj nga tani, kur paguani për artikujt që po porositni.

Në krye të dritares "Krijo porositë e blerjeve" është kutia e kontrollit "Printo më vonë", e cila ju tregon nëse dëshironi ta printoni këtë PO. Nëse dëshironi të printoni PO, sigurohuni që kjo kuti e kontrollit të jetë zgjedhur. Pasi të printoni PO, shenja e kontrollit zhduket nga kutia.

7. Kliko Print për të printuar PO.

Nëse kjo PO është një nga shumë që keni plotësuar dhe dëshironi të printoni disa në të njëjtën kohë, klikoni shigjetën poshtë butonit Print dhe zgjidhni Batch nga menyja rënëse. Megjithatë, përpara se të printoni PO, mund të dëshironi të klikoni shigjetën poshtë poshtë butonit Print dhe zgjidhni Parapamje për të parë se si do të duket PO kur ta printoni. QuickBooks ju tregon një kopje në ekran të PO. Shpresoj që të duket në rregull.

Ju përdorni butonin Historia pasi të merrni artikujt që i keni renditur me kaq kujdes në PO. Pasi të merrni artikujt dhe të regjistroni marrjen e tyre, klikimi i këtij butoni i thotë QuickBooks që t'ju japë të gjithë historinë e një artikulli - kur e keni porositur dhe kur e keni marrë.

Sa për butonat e tjerë në krye, unë mendoj se ju e dini se çfarë janë ata.

8. Klikoni Save & New ose Save & Close për të regjistruar PO.

QuickBooks ruan PO dhe shfaq një dritare të re, të zbrazët PO, në të cilën mund të futni një porosi tjetër.

Si të kontrolloni porositë e blerjeve në QuickBooks

Ju regjistroni PO-të. Kalojnë disa javë dhe ju pyesni veten: "A i kam porositur ato doohickey nga Acme?" Zgjidhni Raportet → Blerjet → Hapni Urdhërat e Blerjeve për të parë një raport që liston PO-të e pazgjidhura. Ose klikoni në Qendrën e Raporteve, zgjidhni Blerjet në kolonën e majtë, klikoni butonin Pamja e listës në këndin e sipërm djathtas për të marrë një listë aktuale të raporteve të blerjeve dhe më pas klikoni raportin Hapur porositë e blerjeve. Përndryshe, ju mund të përdorni karuselin e Qendrës së Raporteve për të faqe nëpër raportet në një kategori. Për të përdorur karuselin, zgjidhni "Blerjet" në kolonën e majtë, kliko butonin "Pamja e karuselit" (pranë butonit "Pamja e listës") dhe më pas kliko imazhin e grupit të raporteve që shfaqet në të majtë ose në të djathtë të figurës së përzgjedhur. raporti.

Si të merrni artikujt e porosive të blerjes në QuickBooks

Pasi doohickeys dhe gizmos tuaj të kenë mbërritur me tren me deve, ju duhet të regjistroni marrjen e artikujve dhe t'i shtoni ato në listën tuaj të artikujve.

Dy gjërat e para që duhet të bëni janë të vini re nëse gjërat kanë ardhur me një faturë dhe më pas të vendosni se si dëshironi të paguani për të. Këto vendime janë të njëjtat që duhet të merrni nëse merrni mallra pa plotësuar më parë një PO.

Ju regjistroni artikujt PO që merrni në të njëjtën mënyrë që regjistroni artikujt e tjerë që merrni:

• Nëse paguani për artikujt PO me çek, përdorni dritaren "Shkruani çeqet".
• Nëse i merrni artikujt PO pa faturë, përdorni dritaren Krijoni Faturat e Artikujve.
• Nëse i merrni artikujt PO me një faturë, përdorni dritaren Futni faturat.

Pavarësisht nga dritarja që po përdorni, kur zgjidhni shitësin që ju ka shitur artikujt PO, QuickBooks ju njofton se ekzistojnë PO të hapura për shitësin dhe ju pyet nëse dëshironi të merrni kundrejt një PO. Sigurisht që po. ( Merr kundër thjesht do të thotë të krahasosh atë që ke porositur me atë që ke marrë.) Kur klikoni Po, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Purchase Orders, siç tregohet këtu. Zgjidhni PO(t) që po merrni kundër dhe më pas klikoni OK. QuickBooks plotëson skedën Artikuj për të treguar të gjitha gjërat që keni porositur. Nëse ajo që tregon QuickBooks nuk është ajo që keni marrë, mund t'ju duhet të bëni rregullime.

Kutia e dialogut "Hap porositë e blerjeve".