Ruani kontrolle të mira të kontabilitetit në QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 ofron teknika kontrolli që një pronar biznesi ose menaxher biznesi mund të përdorë për të minimizuar gabimet e paqëllimshme dhe për të minimizuar mundësinë për vjedhje që ndodhin kur shumë përdorues kanë akses. Këtu janë disa ide të shkëlqyera:

• Krahasoni rregullisht numërimin e inventarit fizik me të dhënat e kontabilitetit të inventarit. Për fat të keq, inventari tkurret. Njerëzit - ndonjëherë punonjës, por shpesh pseudoklientë, të tillë si hajdutët e dyqaneve - vjedhin inventarin. Prandaj, një gjë që duhet të bëni, si për të minimizuar humbjet e inventarit, ashtu edhe për të mbajtur shënime të sakta kontabël, është të krahasoni rregullisht numërimet fizike të inventarit tuaj me atë që tregojnë të dhënat tuaja të kontabilitetit. Një dyqan i vogël komoditeti, për shembull, mund të dëshirojë të krahasojë inventarin e duhanit në baza ditore, inventarin e birrës dhe verës në baza javore dhe të gjithë artikujt e tjerë të inventarit të ushqimeve në baza mujore ose vjetore. Kjo qasje për të numëruar shpesh sendet më të vlefshme dhe më të lehta për t'u vjedhur realizon dy gjëra:
  • Tkurrja e inventarit identifikohet shpejt.
  • Pronari i biznesit mund të minimizojë tkurrjen e inventarit duke identifikuar llojin e inventarit që vidhet më shpesh ose edhe kur inventari vidhet më shpesh.
• Barazoni llogaritë bankare. Një gjë që duhet të bëjnë pronarët e bizneseve, për mendimin tim, është të harmonizojnë llogaritë e tyre bankare. Shpesh, vjedhja e punonjësve nga personeli kontabël ndodh pasi punonjësit kuptojnë se si të shkruajnë çeqe në llogarinë bankare të kompanisë që pronari nuk i sheh. Një mënyrë e sigurt për të gjetur një transaksion fiktive dhe mashtruese është që pronari të rakordojë deklaratën bankare. Nëse pronarja rakordon deklaratën bankare, ajo mund të krahasojë kontabilitetin e bankës për llogarinë me të dhënat e kontabilitetit të kompanisë QuickBooks. Çdo mospërputhje e dukshme mund të rregullohet, që do të thotë se të dhënat e kontabilitetit të QuickBooks janë më të sakta. Për më tepër, çdo transaksion i dyshimtë dhe i dyshimtë priret të bëhet i dukshëm kur pronari i biznesit shikon nga afër çeqet.
• Ndani kontabilitetin nga kujdestaria fizike aty ku është e mundur.Në një biznes të vogël, është e vështirë të ndash gjithmonë kontabilitetin për disa aktivitete nga kujdestaria fizike ose përgjegjësia fizike për atë aktivitet. Është e vështirë të veçosh kontabilitetin e inventarit nga ruajtja fizike ose qasja në atë inventar. Një nëpunës dyqani, për shembull, mund të jetë lehtësisht në gjendje të vjedhë cigare dhe gjithashtu të rregullojë të dhënat e inventarit përmes shitjeve të kasave për cigare. Sidoqoftë, kudo që mund të veçoni kujdestarinë fizike nga kontabiliteti, ndodh kontrollimi i integruar i gabimeve. Personi që bën kontabilitetin kontrollon në mënyrë indirekte kujdesin fizik të aktivit nga ana e kujdestarit fizik. Nëse kujdestari fizik është duke vjedhur kuti cigaresh, për shembull, ky fakt shfaqet kur llogaritari krahason të dhënat e kontabilitetit me llogaritë fizike të inventarit. Në mënyrë të ngjashme, dikush që nuk ka akses në para dhe në llogarinë bankare nuk mund të vjedhë lehtësisht para, edhe nëse ai ka akses të plotë në të dhënat e kontabilitetit të parave të gatshme. Ju mund t'i kërkoni CPA-së tuaj për ndihmë në gjetjen e mënyrave për të ndarë ruajtjen fizike të aseteve nga detyrat e kontabilitetit dhe kontabilitetit. Dhe ju me të vërtetë duhet ta bëni këtë. Fatkeqësisht, vjedhja e punonjësve është shumë e zakonshme.
• Trajnoni punonjësit në përdorimin e QuickBooks. Ju duhet të trajnoni punonjësit për të përdorur QuickBooks nëse keni një biznes të çdo madhësie për dy arsye themelore:
  • Dikush që di të përdorë QuickBooks ka më pak gjasa të bëjë gabime të paqëllimshme. QuickBooks nuk është i vështirë për t'u përdorur, por gjithashtu nuk është diçka që mund ta mësosh dashje-s'du pa asnjë ndihmë. Disa transaksione janë mjaft të ndërlikuara, veçanërisht për biznese të caktuara. Pra, nëse mundeni, ka kuptim të ofroni ndihmë ose trajnim për punonjësit, ose të dyja. Këto burime i lejojnë njerëzit të përdorin veçoritë e QuickBooks në mënyrë më të rehatshme dhe më të saktë për të krijuar informacion financiar që ju lejon të menaxhoni më mirë biznesin tuaj.
  • Të dhënat e çrregullta të kontabilitetit kamuflojnë vjedhjen e punonjësve. Shpesh, një gjë që shihni kur ndodh vjedhja e punonjësve janë të dhënat e ngatërruara të kontabilitetit. Për këtë arsye, ju mund të gjendeni në një situatë në të cilën punonjësit e trajnuar dobët krijojnë një sistem kontabiliteti të çrregullt që mundëson vjedhjen e punonjësve. Pra, trajnimi do të thotë jo vetëm që do të keni të dhëna më të sakta kontabël, por gjithashtu do të keni më pak gjasa të keni një mjedis të favorshëm për vjedhje ose përvetësim.
• Mbyllni skedarin tuaj QuickBooks. Nëse merrni një kurs për Parimet e Kontabilitetit, do të zbuloni se mbyllja nënkupton një sërë procedurash kontabiliteti që dikush kryen për të zeruar llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve, në mënyrë që duke filluar nga viti i ri, të ardhurat dhe shpenzimet të mund të llogariten lehtësisht. Në QuickBooks, duke u mbyllurdo të thotë diçka ndryshe. Por ju ende dëshironi të mbyllni skedarin QuickBooks për të ruajtur integritetin e të dhënave tuaja. Ja se si: Zgjidhni komandën Edit –> Preferences, zgjidhni Kontabilitet, zgjidhni skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas klikoni butonin e datës së mbylljes Set Data/Fjalëkalimi. Kur QuickBooks ju kërkon, specifikoni datën e mbylljes dhe fjalëkalimin. Pasi të jepni këtë informacion, QuickBooks ndalon ose kufizon përdoruesit nga ndryshimi ose futja e transaksioneve të datës përpara datës së mbylljes. (Vetëm personat me fjalëkalim mund të bëjnë ndryshime ose të hyjnë në transaksione me data më të hershme se data e mbylljes.)
• Menaxhoni sistemin tuaj të kontabilitetit QuickBooks. Më vjen keq të raportoj se shumë pronarë biznesesh nuk e shohin sistemin e kontabilitetit si diçka më shumë se një mjet për të prodhuar fatura, çeqe pagash dhe informacione të kërkuara për deklarimin vjetor të taksave. Fatkeqësisht, kjo marrëdhënie e largët me sistemin e kontabilitetit do të thotë që pronarët e bizneseve shpesh nuk ndjejnë shumë nevojë për të menaxhuar në mënyrë aktive atë që ndodh me sistemin e kontabilitetit.

Një opinion i bazuar në më shumë se 30 vjet përvojë pune si CPA është se ky qëndrim është i gabuar. Një sistem kontabiliteti duhet të jetë një mjet që ju përdorni për të menaxhuar më mirë biznesin tuaj. Dhe mund të jetë kështu. Por nëse do të jetë një mjet për menaxhimin më të mirë të biznesit tuaj, ju duhet të menaxhoni sistemin. Me fjalë të tjera, ju sugjeroj me respekt që të merrni përgjegjësinë për t'u siguruar që punonjësit të trajnohen për të bërë gjërat që mbrojnë sistemin tuaj të kontabilitetit (si p.sh. kopjimi i skedarit të të dhënave) dhe që të siguroheni që ata të kryejnë procedurat e duhura të kontabilitetit çdo muaj dhe vjetor baza (të tilla si dërgimi i të gjitha faturave, rakordimi i llogarive bankare, pastrimi i transaksioneve të çrregullta, e kështu me radhë).

Kjo përgjegjësi menaxheriale nuk duhet të jetë e rëndë. Ju mund të siguroheni lehtësisht që njerëzit po bëjnë ato lloj gjërash që supozohet të bëjnë duke krijuar disa lista kontrolli të thjeshta. Tabela e mëposhtme tregon një listë mostër mujore të detyrave të kontabilitetit.

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit mujor

Kjo tabelë tregon një mostër listë të detyrave të kontabilitetit vjetor. Ju mund t'i përdorni këto tabela si pika fillestare për të ndërtuar listën tuaj të gjërave që nëpunësi i kontabilitetit ose menaxheri i zyrës duhet të bëjë çdo muaj ose në fund të çdo viti.

Shembull i listës së detyrave të kontabilitetit vjetor