Ruajtja e kontrolleve të mira të kontabilitetit në QuickBooks 2012

Kur futni përdorues të shumtë të sistemit të kontabilitetit në QuickBooks 2012, ju rritni nevojën për kontrolle të kontabilitetit. Duke pasur akses në sistemin e kontabilitetit, përdoruesit mund të futin gabime pa dashje në sistemin e kontabilitetit, ose, për fat të keq, disa përdorues mund të mashtrojnë qëllimisht një biznes.

Për këto arsye, disa nga teknikat e kontrollit të kontabilitetit të QuickBooks për të minimizuar gabimet e paqëllimshme dhe për të minimizuar mundësinë për vjedhje:

• Krahasoni rregullisht numërimin e inventarit fizik me të dhënat e kontabilitetit të inventarit. Inventari, për fat të keq, tkurret. Njerëzit - ndonjëherë punonjës, por shpesh pseudo-klientë të tillë si hajdutët e dyqaneve - do të vjedhin inventarin.

  Prandaj, një nga gjërat që duhet të bëni për të minimizuar humbjet e inventarit dhe për të mbajtur shënime të sakta kontabël është të krahasoni rregullisht numërimet fizike të inventarit tuaj me atë që tregojnë të dhënat tuaja të kontabilitetit.

  Një dyqan i vogël komoditeti, për shembull, mund të dëshirojë të krahasojë inventarin e duhanit në baza ditore, inventarin e birrës dhe verës në baza javore dhe të gjithë artikujt e tjerë të inventarit të ushqimeve në baza mujore ose vjetore. Kjo qasje për të numëruar shpesh sendet më të vlefshme dhe më të lehta për t'u vjedhur realizon dy gjëra:

  • Tkurrja e inventarit identifikohet shpejt.

  • Pronari i biznesit mund të minimizojë tkurrjen e inventarit duke identifikuar llojin e inventarit që vidhet më shpesh ose edhe kur inventari vidhet më shpesh.

• Barazoni llogaritë bankare. Një gjë që pronarët e bizneseve duhet të bëjnë është të harmonizojnë llogaritë e tyre bankare. Shpesh, vjedhja e punonjësve nga personeli kontabël ndodh pasi punonjësit kuptojnë se si të shkruajnë çeqe në llogarinë bankare të kompanisë që pronari nuk i sheh. Një mënyrë e sigurt për të gjetur një transaksion fiktive dhe mashtruese është që pronari të rakordojë deklaratën bankare.

  Nëse pronarja rakordon deklaratën bankare, ajo mund të krahasojë kontabilitetin e bankës për llogarinë me të dhënat e kontabilitetit të kompanisë QuickBooks. Çdo mospërputhje e dukshme mund të rregullohet – që do të thotë se të dhënat e kontabilitetit të QuickBooks janë më të sakta. Për më tepër, çdo transaksion i dyshimtë dhe i dyshimtë priret të bëhet i dukshëm kur pronari i biznesit shikon nga afër çeqet.

• Ndani kontabilitetin nga kujdestaria fizike aty ku është e mundur. Në një biznes të vogël, është e vështirë të ndash gjithmonë kontabilitetin për disa aktivitete nga kujdestaria fizike ose përgjegjësia fizike për atë aktivitet. Për shembull, është e vështirë të veçosh kontabilitetin e inventarit nga kujdestaria fizike ose qasja në atë inventar.

  Një nëpunës dyqani, për shembull, mund të jetë lehtësisht në gjendje të vjedhë cigare dhe gjithashtu të rregullojë të dhënat e inventarit përmes shitjeve të kasave për cigare. Sidoqoftë, kudo që mund të veçoni kujdestarinë fizike nga kontabiliteti, ndodh një kontroll i integruar i gabimeve.

  Ju mund t'i kërkoni CPA-së tuaj për ndihmë në gjetjen e mënyrave për të ndarë ruajtjen fizike të aseteve nga detyrat e kontabilitetit dhe kontabilitetit. Dhe ju me të vërtetë duhet ta bëni këtë. Fatkeqësisht, vjedhja e punonjësve është shumë e zakonshme.

• Trajnoni punonjësit në përdorimin e QuickBooks. Ju duhet të trajnoni punonjësit për të përdorur QuickBooks nëse keni një biznes të çdo madhësie për dy arsye themelore:

  • Dikush që di të përdorë QuickBooks ka më pak gjasa të bëjë gabime të paqëllimshme. Pra, nëse mundeni, ka kuptim që t'u ofroni disa punonjësve ndihmë ose trajnim ose të dyja. Këto burime i lejojnë njerëzit të përdorin më komode dhe më saktë veçoritë e QuickBooks për të krijuar informacion financiar që ju lejon të menaxhoni më mirë biznesin tuaj.

  • Të dhënat e çrregullta të kontabilitetit kamuflojnë vjedhjen e punonjësve. Shpesh, një nga gjërat që shihni kur ndodh vjedhja e punonjësve janë të dhënat e ngatërruara të kontabilitetit. Pra, trajnimi nuk do të thotë vetëm regjistrime më të sakta të kontabilitetit, por edhe që ju keni më pak gjasa të keni një mjedis të favorshëm për vjedhje ose përvetësim.

• Mbyllni skedarin tuaj QuickBooks. Nëse merrni një kurs për Parimet e Kontabilitetit, do të mësoni se mbyllja do të thotë një sërë procedurash kontabël nëpër të cilat dikush kalon për të zeruar llogaritë e të ardhurave dhe shpenzimeve.

  Në QuickBooks, mbyllja do të thotë diçka ndryshe. Por ju ende dëshironi të mbyllni skedarin QuickBooks për të ruajtur integritetin e të dhënave tuaja. Ja se si: Zgjidhni komandën Edit→ Preferences, zgjidhni Kontabilitet dhe më pas skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas klikoni butonin e datës së mbylljes Set Data/Fjalëkalimi. Kur QuickBooks ju kërkon, specifikoni një "datë mbylljeje" dhe fjalëkalim.

  Pasi të jepni këtë informacion, QuickBooks ose i ndalon përdoruesit ose i kufizon përdoruesit nga ndryshimi ose futja e transaksioneve të datës përpara datës së mbylljes. (Vetëm personat me fjalëkalim mund të bëjnë ndryshime ose të hyjnë në transaksione me data më të hershme se data e mbylljes.)