Ruajtja e dokumenteve në QuickBooks 2012

Njerëzit ndonjëherë pyesin se sa kohë duhet të mbajnë raportet e vjetra të QuickBooks, kopjet e faturave dhe pjesë të tjera të informacionit të kontabilitetit. Fatkeqësisht, nuk ka vërtet një përgjigje të vetme për këtë. Megjithatë, këtu janë disa gjëra për të menduar:

• Merrni parasysh nëse pala tjetër në një transaksion do të dëshirojë ndonjëherë informacionin. Për shembull, nëse po grindeni në mënyrë kronike me një shitës nëse keni paguar ndonjë faturë, ka kuptim të qëndroni tek ato fatura të shitësit dhe çdo regjistrim i pagesës suaj për aq kohë sa mund të vazhdojë debati.

  Kjo do të thotë që çdo dokument që dokumenton faturat dhe pagesat e shitësit nuk duhet domosdoshmërisht të mbahet nëse nuk keni ndonjë problem.

• Merrni parasysh kërkesat e kontabilitetit tatimor. Sipas ligjit (shumë njerëz nuk e kuptojnë këtë), një biznesi duhet të mbajë të dhënat e kontabilitetit në mënyrë që të raportojë fitimet, humbjet, të ardhurat dhe zbritjet e tij tek Shërbimi i të Ardhurave të Brendshme. Kjo do të thotë që çdo gjë që ju nevojitet për të llogaritur fitimet tuaja ose për të vërtetuar elementët e llogaritjeve tuaja duhet të ruhet.

  Sidoqoftë, ekziston një statut kufizimesh që zakonisht zgjat tre vjet nga data kur keni dorëzuar për herë të fundit deklaratën. Kjo do të thotë që, në shumicën e rasteve, nuk keni nevojë të mbani dokumente që janë më të vjetra se tre vjet pas kthimit me të cilin lidhet.

  Me fjalë të tjera, nëse keni të dhëna nga viti 2007 dhe keni dorëzuar deklaratën tatimore të vitit 2007 më 15 mars 2008, deri më 16 mars 2011, nuk duhet (në shumicën e rasteve) të mbani të gjitha ato dokumente të vjetra. Statuti i kufizimeve dikton që ju duhet të jeni në gjendje të hidhni gjërat e vjetra.

  Një fjalë e kujdesshme është e nevojshme sepse ekzistojnë një sërë përjashtimesh nga ky statut tre-vjeçar i kufizimeve:

  • Nëse keni qenë vërtet të ngathët dhe për shkak të ngadalësisë suaj keni hequr të ardhurat bruto mbi 25 për qind të asaj që tregon kthimi juaj, statuti i kufizimeve është i barabartë me gjashtë vjet.

  • Nëse nuk është paraqitur asnjë deklaratë ose është paraqitur një deklaratë mashtruese, nuk ekziston statuti i kufizimeve.

  • Shtetet pa taksa mbi të ardhurat (si Uashingtoni) përdorin një sërë rregullash të ndryshme dhe mund të përdorin një statut më të gjatë kufizimesh. Uashingtoni, për shembull, thotë se statuti i kufizimeve zgjat katër vjet, jo tre.

• Merrni parasysh të dhënat e vjetra që mund t'ju nevojiten në të ardhmen për të llogaritur një artikull për deklaratën tuaj tatimore. Këto duhet të mbahen. Për shembull, nëse keni blerë një fabrikë 30 vjet më parë, mbani ato të dhëna blerjeje deri në 3 (ose 6) vjet pasi ta keni shitur fabrikën.

• Konsideroni se në disa industri ekzistojnë rregulla ose rregullore të tjera për ruajtjen e dokumenteve. Për shembull, nëse jeni mjek, ju mbani të dhënat tuaja të vjetra të pacientit - dhe kjo mund të përfshijë informacionin e kontabilitetit të pacientit - për më shumë se vetëm tre vjet. Këto rregulla të tjera të ruajtjes së dokumenteve ndryshojnë sipas industrisë. Zbuloni se cilat janë rregullat për industrinë tuaj.

Si i kuptoni këto sugjerime të paqarta? Dilni me një supozim të përafërt për sa kohë mendoni se duhet të qëndroni me gjëra.

Ju mund të dëshironi të mendoni dy herë për hedhjen e të dhënave financiare. Ju mund të dëshironi të copëtoni dokumentet së pari. Meqë ra fjala, disa dyqane furnizimesh me arkë të mëdha ofrojnë shërbime të copëtimit në dyqan për çmime të arsyeshme.