Rregullimi i gabimeve të faturës me QuickBooks 2005

Ju përdorni formularin e faturës QuickBooks për të faturuar klientët për mallrat që shitni. Askush nuk është i përsosur, kështu që nuk keni nevojë të shqetësoheni për gabimet që bëni gjatë futjes së informacionit në fatura. Megjithatë, nëse e bëni këtë, këtu janë disa mënyra për të rregulluar gabimet e zakonshme.

Nëse fatura shfaqet ende në ekran

Nëse fatura shfaqet ende në ekran, thjesht mund ta zhvendosni kursorin te kutia ose butoni që është i gabuar dhe më pas të rregulloni gabimin. Për shkak se shumica e pjesëve të informacionit që futni në dritaren "Krijoni faturat" janë të shkurtra dhe të ëmbla, mund t'i zëvendësoni lehtësisht përmbajtjet e disa fushave duke shtypur çdo gjë që ekziston. Për të filluar përsëri nga e para, thjesht klikoni butonin Pastro. Për të ruajtur faturën pasi të keni bërë ndryshimet, klikoni Ruaj & Ri.

Nëse keni nevojë të futni një rresht në mes të faturës, kliko me të djathtën për të shfaqur një meny të shkurtoreve dhe zgjidhni Insert Line ose Delete Line nga menyja e shkurtoreve që shfaqet.

Nëse fatura nuk shfaqet në ekran

Nëse fatura nuk shfaqet në ekran, por nuk e keni printuar ende, mund të përdorni butonat Tjetër dhe të Mëparshëm për të faqe nëpër fatura. Kur të arrini tek ai me gabimin, thjesht rregulloni gabimin siç përshkruhet në seksionin e mëparshëm. Nëse bëni një gabim në rregullimin e faturës, mund të klikoni butonin Kthehu për t'u kthyer te fatura e ruajtur. Butoni Revert zëvendëson butonin Clear kur jeni duke parë një faturë ekzistuese - domethënë një faturë që e keni ruajtur tashmë.

Nëse e keni printuar faturën, mund të bëni gjithashtu llojin e ndryshimit të përshkruar në paragrafët e mësipërm. Për shembull, mund të bëni faqe përmes faturave derisa të gjeni atë (tani të printuar) që ka gabimin. Dhe mund ta ndryshoni gabimin dhe të printoni sërish faturën. Ju mund të mos dëshironi të shkoni në këtë rrugë, megjithatë, nëse e keni dërguar tashmë faturën. Ju mund të dëshironi të konsideroni rregullimin e faturës duke lëshuar ose një memo krediti (nëse fatura origjinale është e mbingarkuar) ose një faturë tjetër (nëse fatura origjinale është nën tarifuar). Arsyeja pse mund të dëshironi të lëshoni një memo krediti ose një faturë tjetër është se jeta bëhet jashtëzakonisht e çrregullt nëse ju ose klienti juaj keni kopje të shumta të së njëjtës faturë që qarkullojnë dhe shkaktojnë konfuzion.

Fshirja e një faturë

Ju gjithashtu mund të fshini faturat. Proceduralisht, fshirja e një faturë është e lehtë. Thjesht shfaqni faturën në dritaren Krijoni Faturat dhe zgjidhni Ndrysho –> Fshij faturën. Kur QuickBooks ju kërkon të konfirmoni fshirjen tuaj, klikoni Po. Por së pari lexoni paragrafin e mëposhtëm. Ju mund të mos dëshironi të fshini faturën. . . .

Edhe pse fshirja e faturave është e lehtë, nuk është diçka që duhet ta bëni rastësisht ose për argëtim. Fshirja e një faturë është në rregull nëse sapo e keni krijuar; vetëm ju e keni parë dhe nuk e keni printuar ende. Në këtë rast, askush nuk duhet të dijë se ju keni bërë një gabim. Është sekreti juaj. Por pjesën tjetër të kohës - edhe nëse keni krijuar një faturë që nuk e dëshironi më vonë - duhet të mbani një kopje të faturës në sistemin QuickBooks. Duke vepruar kështu, ju keni një shënim që fatura ekzistonte, gjë që zakonisht e bën më të lehtë përgjigjen e pyetjeve më vonë.

"Por si t'i korrigjoj librat e mi nëse e lë faturën false?" ju pyesni. Pyetje e mirë. Për të korrigjuar të dhënat tuaja financiare për faturën që nuk dëshironi të numëroni më, thjesht anuloni faturën. Fatura mbetet në sistemin QuickBooks, por QuickBooks nuk e numëron sepse humb informacionin e sasisë dhe sasisë. Lajm i mirë - anulimi i një faturë është po aq i thjeshtë sa fshirja e një fature. Thjesht shfaqni faturën në dritaren Krijoni Faturat dhe më pas zgjidhni Edit –> Void Invoice.