Regjistroni faturat tuaja në QuickBooks 2019 në mënyrën e llogarive të pagueshme

Mënyra e pagimit të llogarive të pagueshme (A/P) përfshin dy hapa. E para është një gjë e vogël në anën e vështirë, dhe hapi i dytë është aq i lehtë sa byreku. Së pari, ju regjistroni faturat tuaja. Ju tashmë mund të jeni njohur me përdorimin e skedës Shpenzime dhe skedës Artikuj për të regjistruar faturat. Ju duhet t'i plotësoni ato skeda për metodën A/P gjithashtu nëse dëshironi të shpërndani një faturë për llogaritë, klientët, punët, klasat dhe artikujt.

Pasi të regjistroni faturat tuaja, mund të vazhdoni në hapin e dytë: t'i tregoni QuickBooks 2019 cilat fatura duhet të paguajnë. Më pas QuickBooks shkruan çeqet. Ju i printoni ato. Ju i dërgoni ato me postë.

Për ta bërë metodën A/P të funksionojë, duhet t'i regjistroni faturat ashtu siç vijnë. Kjo nuk do të thotë se duhet t'i paguani ato menjëherë. Duke regjistruar faturat tuaja, ju mund të mbani shënim se sa para keni borxh dhe sa para ka në të vërtetë biznesi juaj. QuickBooks ju kujton se kur duhet të paguhen faturat tuaja, në mënyrë që të mos keni nevojë të shqetësoheni se mos harroni të paguani një faturë.

Kur regjistroni faturat në mënyrën e pagueshme të llogarive, ju jeni duke përdorur kontabilitetin me bazë akruale.

Si të regjistroni faturat në QuickBooks 2019

Kur vjen një faturë, gjëja e parë që duhet të bëni është ta regjistroni atë. Ju mund t'i regjistroni faturat përmes dritares "Hyni faturat" ose regjistrit "Llogaritë e pagueshme". Nëse planifikoni të gjurmoni faturat sipas shpenzimeve dhe artikujve, duhet të përdorni dritaren "Hyni faturat".

Për të regjistruar një faturë përmes dritares "Hyni faturat", ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Shitësit → Futni faturat.

Përndryshe, klikoni ikonën Futni faturat në zonën e Shitësit në faqen kryesore. Figura e mëposhtme tregon dritaren Enter Bills. Pa dyshim që vini re se gjysma e sipërme e kësaj dritareje duket shumë si një çek, dhe kjo për shkak se shumë nga informacionet që vendosni këtu përfundojnë në çekun që shkruani për të paguar faturën tuaj. (Nëse shihni fjalën Kredi në krye të formularit dhe jo Faturë, zgjidhni butonin e opsionit Bill në këndin e sipërm majtas. Ju gjithashtu mund ta përdorni këtë ekran për të futur memorandume krediti nga shitësit.)

Dritarja "Hyni faturat".

2. Zgjidhni emrin e shitësit që po paguani.

Nëse dëshironi t'ia paguani këtë faturë një shitësi që është tashmë në listën e shitësve, klikoni shigjetën poshtë në fund të linjës së shitësit dhe zgjidhni shitësin. (Më pas QuickBooks mbush automatikisht dritaren Enter Bills me aq informacion sa mund të mbajë mend.) Nëse ky shitës është i ri, QuickBooks ju kërkon të shtoni ose konfiguroni shpejt disa informacione rreth shitësit: adresën, kufirin e kreditit, kushtet e pagesës dhe kështu me radhë. Ju e jepni këtë informacion në dritaren e Shitësit të Ri.

Nëse keni një ose më shumë porosi blerje të paplotësuara me shitësin që zgjidhni, QuickBooks ju pyet nëse dëshironi të merrni kundrejt një porosie blerjeje. Klikoni Po nëse e bëni këtë ose Jo nëse nuk e bëni. Nëse zgjidhni të merrni kundrejt një porosie blerjeje, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Purchase Orders, siç tregohet. Ai liston porositë e hapura të blerjeve që keni regjistruar. Kur zgjidhni një ose më shumë urdhra blerjesh për të marrë, QuickBooks plotëson artikujt dhe shumat nga këto porosi për ju, të cilat ju mund t'i modifikoni sipas nevojës. Kur të përfundoni me kutinë e dialogut Hap porositë e blerjeve, klikoni OK për t'u rikthyer te dritarja Enter Bills.

Pagesa e një faturë kundrejt një urdhri blerjeje.

Për të krijuar një porosi blerjeje, e cila është një rekord i artikujve që porositni nga shitësit, zgjidhni Shitësit → Krijo porositë e blerjeve. Kur QuickBooks shfaq dritaren Krijo porositë e blerjeve, përshkruani porosinë tuaj. Meqë ra fjala, ju printoni dhe modifikoni urdhrat e blerjeve në të njëjtën mënyrë si printoni faturat dhe shënimet e kreditit.

3. Zgjidhni kushtet e pagesës që përshkruajnë se kur duhet fatura.

Në linjën "Kushtet", hapni menunë rënëse dhe zgjidhni kushtet e pagesës (nëse informacioni nuk është tashmë aty nga momenti kur konfiguruat shitësin).

4. (Opsionale) Futni numrin e referencës së shitësit.

Nëse vendosni numrin e referencës së shitësit për faturën - ndoshta vetëm numrin e faturës ose numrin e llogarisë suaj - numri i referencës printohet në kupon që është pjesë e çekut të printuar.

5. (Opsionale) Futni një memo për të përshkruar faturën.

Mund të futni një shënim në kutinë e tekstit Memo. Shënimi që futni shfaqet në regjistrin A/P.

6. Zhvendosni kursorin poshtë te kolona Llogaria e skedës Shpenzimet dhe futni emrin e llogarisë së shpenzimeve.

Shanset janë të mira që dëshironi të futni emrin e një llogarie shpenzimesh që është tashmë në skemën e llogarive. Nëse është kështu, klikoni shigjetën poshtë për të parë një listë të të gjitha llogarive tuaja. Ju ndoshta duhet të lëvizni poshtë listës për të arritur te llogaritë e shpenzimeve. (Një mënyrë e shpejtë për të lëvizur poshtë listës është të filloni të shkruani emrin e llogarisë; ju shkoni direkt poshtë listës.) Klikoni llogarinë që përfaqëson kjo faturë. (Me shumë mundësi, është Furnizime ose diçka e tillë.)

Nëse keni nevojë të krijoni një kategori të re llogarie shpenzimesh për këtë faturë, zgjidhni "Shto të re" në krye të listës. Ju shihni kutinë e dialogut "Llogaria e re" (nuk shfaqet). Plotësoni informacionin dhe klikoni OK.

Po nëse paratë që po paguani për shkak të kësaj faturë mund të ndahen në dy, tre ose katër llogari shpenzimesh? Thjesht klikoni poshtë llogarisë që sapo keni futur. Shfaqet shigjeta poshtë. Klikoni atë për të hyrë në një llogari tjetër shpenzimi, dhe një tjetër, dhe një tjetër nëse keni nevojë.

7. Nëse është e nevojshme, kaloni në kolonën Shuma dhe ndryshoni numrat.

Nëse po e ndani këtë faturë në disa llogari, sigurohuni që numrat në kolonën Shuma t'i shtohen totalit të faturës.

8. (Opsionale) Futni fjalë shpjegimi ose mençurie në kolonën Memo.

9. (Opsionale) Cakto shpenzimet për një klient: Job.

Nëse planifikoni të rimbursoheni për këto shpenzime, ose nëse thjesht dëshironi të gjurmoni shpenzimet tuaja sipas punës, shkruani klientin që do t'ju rimbursojë. Vendosni një shumë për secilën llogari nëse është e nevojshme. Mund të përdorni shigjetën poshtë për të gjetur klientët dhe më pas klikoni mbi ta. Nëse caktoni një Customer:Job, ju gjithashtu keni mundësinë t'i faturoni klientit këto shpenzime ose artikuj që blihen. Për ta bërë këtë, klikoni në kolonën e Faturueshme dhe duhet të shihni një shenjë kontrolli tani. Herën tjetër që ta faturoni këtë punë, duhet të shihni opsionin për t'i shtuar këta artikuj në faturë automatikisht.

10. (Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klasë.

Ju gjithashtu mund të gjurmoni shpenzimet sipas klasës duke bërë shënime në kolonën Klasa. Vini re shigjetën e zakonshme poshtë dhe klikoni atë për të parë një listë të klasave. (Ju nuk e shihni një kolonë Class nëse nuk i keni thënë QuickBooks se dëshironi të përdorni klasa.)

Nëse dëshironi që QuickBooks të gjurmojë shpenzimet sipas klasës, mund ta konfiguroni që ta bëjë këtë. Për të konfiguruar QuickBooks për të gjurmuar shpenzimet, zgjidhni Edit → Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën e Kontabilitetit, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas zgjidhni kutinë e kontrollit Përdorni ndjekjen e klasës.

Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur shpenzimet.

11. Përdorni skedën Artikuj për të regjistruar artikujt e ndryshëm që përfaqëson fatura.

Klikoni në skedën Artikuj. Futni artikujt që keni blerë dhe çmimet që keni paguar për to.

Nëse e kuptoni pas përfundimit të pjesshëm të faturës se fatura me të vërtetë paguan një porosi blerjeje, klikoni butonin Zgjidh PO, i cili shfaqet në shiritin kryesor të dritares "Hyni faturat".

Nga menyja rënëse Shitësi, zgjidhni emrin e shitësit që ju dërgoi faturën. Në listën e porosive të hapura të blerjes, klikoni në kolonën në të majtë për të vendosur një shenjë pranë porosisë së blerjes (ose porosive) për të cilën po paguani. Mjaft e lehtë? Klikoni OK kur të keni mbaruar; QuickBooks plotëson automatikisht skedën Artikuj për ju.

12. Kaloni te kolona Item dhe vendosni një emër për artikullin.

Vini re shigjetën poshtë në këtë kolonë. Klikoni atë për të parë listën e artikujve. A shfaqet artikulli për të cilin po paguani në këtë listë? Nëse po, klikoni atë artikull. Nëse jo, zgjidhni Shto të Re nga krye të listës dhe plotësoni dritaren e artikullit të ri.

13. Plotësoni pjesën tjetër të rreshtave të artikujve në skedën Artikuj.

Këtu mund të futni të gjithë artikujt që po blini. Sigurohuni që skeda Artikuj të tregojë me saktësi artikujt që po blini, kostot dhe sasitë e tyre. Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur artikujt.

14. Ruani faturën.

Klikoni Save & New për të ruajtur të dhënat tuaja të faturës dhe më pas futni një faturë tjetër. Ose klikoni Ruaj & Mbyll për të regjistruar faturën tuaj, por jo për të futur një faturë tjetër.

Ashtu si në rastin me dritaret e lidhura me klientët (si dritarja Krijoni faturat), QuickBooks shfaq informacion historik për një shitës në shiritin anësor të djathtë. Mund të kaloni ndërmjet shitësit dhe transaksioneve, të ekzekutoni raporte të shpejta dhe të lidheni shpejt me faturat, faturat dhe shënimet e tjera të mëparshme ose të papaguara për një klient me të cilin bëni biznes.

Si të futni faturat tuaja në QuickBooks 2019 në mënyrë të shpejtë

Ju gjithashtu mund të futni faturat drejtpërdrejt në regjistrin e llogarive të pagueshme. Kjo metodë është më e shpejtë, por e bën më të vështirë ndjekjen e shpenzimeve dhe artikujve.

Nëse dëshironi të futni faturat drejtpërdrejt në regjistrin e llogarive të pagueshme, ndiqni këto hapa:

1.   Zgjidhni Listat → Grafiku i Llogarive ose klikoni ikonën Grafiku i Llogarive në faqen kryesore.

Hapet skema e llogarive.

2. Hapni llogarinë e llogarive të pagueshme.

Kur QuickBooks shfaq grafikun tuaj të llogarive, klikoni dy herë në llogarinë e llogarive të pagueshme në listë. Ju shihni dritaren e regjistrimit të llogarive të pagueshme, siç tregohet. Kursori është në fund të regjistrit, gati dhe pret që të futni faturën tjetër.

Dritarja e regjistrimit të llogarive të pagueshme.

3. Plotësoni informacionin për faturën tuaj.

Futni të njëjtin informacion që do të kishit nëse do të plotësoni dritaren "Shkruani faturat". Në kutinë e tekstit Shitësi, klikoni shigjetën poshtë dhe zgjidhni një emër nga menyja rënëse e Shitësit.

Nëse futni një emër shitësi që QuickBooks nuk e njeh, shihni kutinë e mesazhit "Shitësi nuk u gjet" dhe QuickBooks ju kërkon të jepni informacion për këtë shitës të ri misterioz. Kliko Shto Shpejtë që programi të mbledhë informacionin nga regjistri ndërsa e plotëson, ose kliko Set Up për të parë kutinë e dialogut të Shitësit të Ri.

Ju duhet të zgjidhni një emër llogarie. Ju ndoshta mund të gjeni atë të duhurin në menynë rënëse Llogaria; nëse nuk mundeni, futni një nga tuajat. Ju shihni kutinë e mesazhit "Llogaria nuk u gjet" dhe QuickBooks ju kërkon të plotësoni informacione për këtë llogari të re.

Nëse vendosni gjatë plotësimit të regjistrit që dëshironi të rimbursoheni për këtë çek ose që dëshironi të gjurmoni shpenzimet dhe artikujt, klikoni butonin Ndrysho transaksionin për të parë dritaren Futni faturat. Kur të përfundoni plotësimin e dritares, klikoni Ruaj & Ri. Jeni kthyer aty ku keni filluar: në dritaren Llogaritë e pagueshme.

Shihni butonin Splits? Ky buton Splits funksionon njësoj si butoni Splits në dritaren e regjistrimit të llogarisë bankare. Kur klikoni Splits, QuickBooks ofron rreshta shtesë për futjen e informacionit të shpenzimeve dhe klasës.

4. Kur të plotësoni të gjitha informacionet, klikoni Regjistro.

Butoni Restore, i vendosur pikërisht djathtas në Record, është aty në rast se plotësoni regjistrin, por vendosni që dëshironi të filloni përsëri nga e para përpara se të regjistroni transaksionin. Klikoni "Rivendos" për të pastruar informacionin në ekran dhe do të keni një listë të pastër.

Si të fshini një faturë në QuickBooks 2019

Supozoni se ju e futni aksidentalisht të njëjtën faturë dy herë ose futni një faturë që ishte menduar vërtet për biznesin fqinj. (Vetëm sepse po i gjurmoni faturat me kompjuter nuk do të thotë se nuk duhet t'i shikoni më gjërat me kujdes.) Ja se si të fshini një faturë që keni futur në regjistrin e llogarive të pagueshme:

1. Gjeni faturën në regjistrin e llogarive të pagueshme duke përdorur një nga metodat e mëposhtme:

• Nëse e dini përafërsisht se në cilën ditë keni futur faturën, mund të lëvizni nëpër listë për ta gjetur atë. Regjistrimet janë renditur sipas renditjes së datës. (Zgjidhni kutinë e zgjedhjes me 1 rresht për të shfaqur çdo faturë në një rresht dhe jo në dy rreshta për të bërë lëvizjen të shkojë më shpejt.)
• Nëse nuk e mbani mend datën, zgjidhni Ndrysho → Gjeni.

Dhe tani, kthehuni te dritarja e regjistrimit të llogarive të pagueshme që keni në progres…

2. Zgjidhni faturën që dëshironi të fshini duke klikuar kudo në faturë.

3. Zgjidhni Edit → Fshi faturën.

QuickBooks konfirmon që vërtet dëshironi ta fshini transaksionin. Nëse klikoni OK, ajo fshin me kujdes faturën nga regjistri A/P.

Më kujto ta paguaj atë faturë, apo jo?

Mund të lidhni një fije rreth gishtit tuaj, por mënyra më e mirë për t'u siguruar që i paguani faturat në kohë është t'ju kujtojë QuickBooks. Në fakt, ju mund ta bëni kutinë e mesazheve Reminders gjëja e parë që shihni kur filloni QuickBooks.

Për të rregulluar opsionet rikujtuese të QuickBooks, duhet të jeni të identifikuar si administrator në modalitetin me një përdorues. Pastaj zgjidhni Edit→ Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën Reminders në listën në të majtë dhe më pas klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë për të hyrë në kutinë e dialogut të paraqitur këtu.

Seksioni Reminders në kutinë e dialogut Preferences.

Sigurohuni që të jetë zgjedhur butoni i opsionit "Shfaq përmbledhjen" ose "Shfaq listën" (nuk mund të zgjedhësh "Mos më kujto dhe të presësh të marrësh një rikujtues") dhe më pas njofto veten disa ditë përpara se të duhet të paguash faturat duke shtypur një numër (10 është parazgjedhja dhe zakonisht funksionon mirë) në kutinë e tekstit Ditët para datës së caktuar, e vendosur në kolonën "Më kujto".

Nëse zgjidhni opsionin Show Summary (butoni i parë në të djathtë të opsionit), ju merrni një përmbledhje të faturave që ju detyroheni sa herë që filloni QuickBooks. Nëse zgjidhni Trego Listën (butoni i dytë në të djathtë të opsionit), do të merrni detajet për secilën faturë.

Ju mund të dëshironi të rishikoni dritaren Reminders kur filloni QuickBooks ose hapni një skedar të ri kompanie. Dritarja liston kujtesat (të tilla si formularët që duhet të printoni dhe pagesat që duhet të transmetoni) dhe ju tregon se cilat fatura të papaguara duhet të paguani. Ju mund ta shihni këtë listë duke zgjedhur Kompani → Përkujtues. Ki parasysh se mund t'i thuash gjithashtu QuickBooks të shfaqë çdo rikujtues kur hap skedarin e kompanisë. Për ta bërë këtë, zgjidhni komandën Edit → Preferences, klikoni Reminders, klikoni Preferencat e mia dhe më pas zgjidhni kutinë e kontrollit Show Reminders Reminders when Opening a Company File.