Regjistrimi i faturave tuaja me QuickBooks 2003

Kur vjen një faturë, gjëja e parë që duhet të bëni është ta regjistroni atë. Ju mund t'i regjistroni faturat përmes dritares "Hyni faturat" ose regjistrit "Llogaritë e pagueshme". Nëse planifikoni të gjurmoni faturat sipas shpenzimeve dhe artikujve, duhet të përdorni dritaren "Hyni faturat".

Për të regjistruar një faturë përmes kutisë së dialogut Enter Bills, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Shitësit –> Futni faturat.

Ose, si alternativë, zgjidhni Shitësit nga lista e Navigatorëve dhe më pas klikoni ikonën Futni faturat. Pa dyshim që vini re se gjysma e sipërme e kësaj dritareje duket shumë si një çek - kjo është për shkak se shumë nga informacionet që vendosni këtu përfundojnë në çekun që shkruani për të paguar faturën tuaj. (Nëse shihni fjalën Kredi në krye të formularit dhe jo Faturë, klikoni butonin e opsionit Bill në këndin e sipërm majtas. Ju gjithashtu mund ta përdorni këtë ekran për të futur kredi nga shitësit.)

2. Zgjidhni emrin e shitësit që po paguani.

Nëse dëshironi t'ia paguani këtë faturë një shitësi që është tashmë në listën e shitësve, thjesht klikoni shigjetën poshtë në fund të linjës së shitësit dhe zgjidhni shitësin. (QuickBooks më pas mbush automatikisht dritaren Enter Bills me aq informacion sa mund të mbajë mend.) Por nëse ky shitës është i ri, QuickBooks ju kërkon të Shto Shpejtë ose Konfiguro disa informacione rreth shitësit - adresën, kufirin e kreditit, kushtet e pagesës, dhe kështu me radhë. Ju e jepni këtë informacion në dritaren e Shitësit të Ri.

Nëse keni një ose më shumë porosi blerje të paplotësuara me shitësin që zgjidhni, QuickBooks ju pyet nëse dëshironi të merrni kundrejt një porosie blerjeje. Klikoni Po nëse e bëni këtë ose Jo nëse nuk e bëni. Nëse zgjidhni të merrni kundrejt një porosie blerjeje, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Open Purchase Orders. Ai thjesht rendit porositë e hapura të blerjeve që keni regjistruar. Kur zgjidhni një ose më shumë urdhra blerjesh për të marrë, QuickBooks plotëson artikujt dhe shumat nga këto porosi për ju, të cilat ju mund t'i modifikoni sipas nevojës.

Për të krijuar një porosi blerjeje, e cila është vetëm një regjistrim i artikujve që porositni nga shitësit, zgjidhni Shitësit –> Krijo porositë e blerjeve. Kur QuickBooks shfaq dritaren Krijo porositë e blerjeve, përshkruani porosinë tuaj. Ju printoni dhe modifikoni urdhrat e blerjeve në të njëjtën mënyrë si printoni faturat dhe shënimet e kreditit.

3. Zgjidhni kushtet e pagesës që përshkruajnë se kur duhet të paguhet fatura.

Në rreshtin "Kushtet", hapni listën rënëse dhe zgjidhni kushtet e pagesës (nëse informacioni nuk është tashmë aty nga momenti kur konfiguruat shitësin).

4. (Opsionale) Futni një memo për të përshkruar faturën.

Mund të futni një shënim në kutinë Memo. Shënimi që futni shfaqet në regjistrin A/P.

5. Zhvendoseni kursorin poshtë te kolona Llogaria e skedës Shpenzimet dhe futni emrin e llogarisë së shpenzimeve.

Shanset janë që ju dëshironi të vendosni emrin e një llogarie shpenzimesh që është tashmë në skemën e llogarive. Nëse është kështu, klikoni shigjetën poshtë për të parë një listë të të gjitha llogarive tuaja. Ju ndoshta duhet të lëvizni poshtë listës për të arritur te llogaritë e shpenzimeve (një mënyrë e shpejtë për të lëvizur poshtë listës është të filloni të shkruani emrin e llogarisë - ju shkoni direkt poshtë listës). Klikoni llogarinë që përfaqëson kjo faturë (me shumë mundësi është Furnizimet ose diçka e tillë).

Nëse keni nevojë të krijoni një kategori të re llogarie shpenzimesh për këtë faturë, zgjidhni nga krye të listës. Ju shihni kutinë e dialogut "Llogaria e re". Plotësoni informacionin dhe klikoni OK.

Po nëse paratë që po paguani për shkak të kësaj faturë mund të ndahen në dy, tre ose katër llogari shpenzimesh? Thjesht klikoni poshtë llogarisë që sapo keni futur. Shfaqet shigjeta poshtë. Klikoni atë për të hyrë në një llogari tjetër shpenzimi, dhe një tjetër, dhe një tjetër, nëse dëshironi.

6. Shtypni në kolonën Shuma, nëse është e nevojshme, dhe ndryshoni numrat.

Nëse po e ndani këtë faturë në disa llogari, sigurohuni që numrat në kolonën Shuma të mblidhen me totalin e faturës.

7. (Opsionale) Futni fjalë shpjegimi ose mençurie në kolonën Memo.

8. (Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klient: Job.

Nëse planifikoni të rimbursoheni për këto shpenzime, ose nëse thjesht dëshironi të gjurmoni shpenzimet tuaja sipas punës, shkruani klientin që do t'ju rimbursojë. Vendosni një shumë për secilën llogari, nëse është e nevojshme. Mund të përdorni shigjetën poshtë për të gjetur klientët dhe më pas klikoni mbi ta.

9. (Opsionale) Caktoni shpenzimet për një klasë.

Ju gjithashtu mund të gjurmoni shpenzimet sipas klasës duke bërë shënime në kolonën Klasa. Vini re shigjetën e zakonshme poshtë dhe klikoni atë për të parë një listë të klasave. (Ju nuk e shihni një kolonë Class nëse nuk i keni thënë QuickBooks se dëshironi të përdorni klasa.)

Nëse dëshironi që QuickBooks të gjurmojë shpenzimet sipas klasës, mund ta konfiguroni që ta bëjë këtë. Për të konfiguruar QuickBooks për të gjurmuar shpenzimet, zgjidhni Edit –> Preferences. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Preferencat, klikoni ikonën e Kontabilitetit, klikoni në skedën Preferencat e Kompanisë dhe më pas shënoni kutinë e kontrollit Përdorni ndjekjen e klasës.

Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur shpenzimet.

10. Përdorni skedën Artikuj për të regjistruar artikujt e ndryshëm që përfaqëson fatura.

Klikoni në skedën Artikuj. Futni artikujt që keni blerë dhe çmimet që keni paguar për to.

Nëse e kuptoni që pas plotësimit të pjesshëm të faturës se fatura me të vërtetë paguan një porosi blerjeje, klikoni butonin Zgjidh PO, i cili shfaqet në skedën Artikuj të dritares Enter Bill.

Nga lista rënëse e Shitësit, klikoni emrin e shitësit që ju dërgoi faturën. Në listën e porosive të hapura të blerjeve, klikoni në kolonën në të majtë për të vendosur një çek pranë porosisë së blerjes (ose porosive) për të cilën po paguani. Mjaft e lehtë? Klikoni OK kur të keni mbaruar dhe QuickBooks plotëson automatikisht skedën Artikuj për ju.

11. Kaloni te kolona Item dhe vendosni një emër për artikullin.

Vini re shigjetën poshtë në këtë kolonë. Klikoni atë për të parë listën e artikujve. A shfaqet artikulli për të cilin po paguani në këtë listë? Nëse po, klikoni atë artikull. Nëse jo, zgjidhni nga krye të listës dhe plotësoni dritaren e artikullit të ri.

12. Plotësoni pjesën tjetër të rreshtave të artikujve në skedën Artikuj.

Këtu mund të futni të gjithë artikujt që po blini. Sigurohuni që skeda Artikuj të tregojë me saktësi artikujt që po blini, kostot dhe sasitë e tyre. Nëse dëshironi, klikoni butonin Rillogaritni për të mbledhur artikujt.

13. Ruani faturën.

Klikoni Save & New për të ruajtur të dhënat tuaja të faturës dhe më pas futni një faturë tjetër. Ose klikoni Ruaj & Mbyll për të regjistruar faturën tuaj, por për të mos paguar një faturë tjetër.