QuickBooks 2015: 10 këshilla financiare për pronarët e bizneseve

Pronarët e bizneseve duhet të luajnë një rol aktiv në anën financiare të biznesit për të parandaluar çdo përpjekje për përvetësim ose falsifikim. Rishikoni pasqyrat tuaja financiare të QuickBooks, mbani një sy me vëmendje se ku shkojnë paratë dhe dijeni se kush i trajton financat. Mbani biznesin tuaj të sigurt dhe në rregull duke ndjekur këto dhjetë këshilla financiare.

Nënshkruani të gjitha çeqet tuaja

Kjo nuk është një kritikë kundër kontabilistëve. Megjithatë, në një biznes të vogël, njerëzit (veçanërisht kontabilistët me pagesë të plotë) kanë mundësinë t'ju mashtrojnë lehtësisht. Duke nënshkruar vetë të gjitha çeqet, ju mbani gishtat në pulsin e daljes së parave tuaja. Po, kjo praktikë mund të jetë një sherr - ju duhet të kaloni nëpër dokumente sa herë që nënshkruani një pirg çeqesh - por mbani mend alternativën.

Meqë ra fjala, nëse jeni në një partneritet, duhet të keni të paktën disa partnerë që të nënshkruajnë çeqet - ose të paktën çeqet e mëdha.

Mos firmos një çek në mënyrën e gabuar

Nëse nënshkruani shumë çeqe, mund të tundoheni të përdorni një nënshkrim të shpejtë dhe të furishëm (në mënyrë të pashmangshme të palexueshme). Edhe pse shkarravitja e emrit tuaj në mënyrë të palexueshme ka kuptim të shkëlqyeshëm kur jepni autografe topat e bejsbollit, mos e bëni këtë kur jeni duke nënshkruar çeqe. Një nënshkrim i qartë, veçanërisht ai me ndjenjën e stilit personal, është i veçantë. Një vijë me onde me një kryq dhe disa pika është e lehtë për t'u falsifikuar.

Rishikoni çeqet e anuluara përpara se t'i bëjë llogaritari juaj

Sigurohuni që të rishikoni çeqet tuaja të anuluara (imazhi i çekut që shfaqet në pasqyrën tuaj bankare) përpara se dikush tjetër të shohë pasqyrën mujore bankare.

Ky informacion sigurisht që nuk ka të bëjë me rrahjen e kontabilistëve. Megjithatë, një pronar biznesi mund të përcaktojë nëse dikush falsifikon nënshkrime në çeqe vetëm duke qenë i pari që hap deklaratën bankare dhe duke shqyrtuar secilën nga nënshkrimet në çeqet e anuluara.

Nëse nuk i shqyrtoni çeqet, punonjësit e paskrupullt - veçanërisht kontabilistët që mund të përditësojnë të dhënat e llogarisë bankare - mund të falsifikojnë nënshkrimin tuaj pa u ndëshkuar. Dhe ata nuk do të kapen nëse nuk e tejkalojnë kurrë llogarinë.

Kontrolloni dy herë rakordimin bankar

Një pikë e shpejtë e lidhur: Nëse nuk jeni ju personi që bën rakordimin bankar, sigurohuni që të rishikoni punën e rakordimit të kryer nga kushdo që e bën punën. (Ndoshta llogaritari juaj?) Ky rishikim jo vetëm që do të thotë që një grup tjetër sysh e shohin punën dhe kapin gabimet. Ky rishikim ofron një mundësi më shumë për t'u siguruar që nuk ndodh ndonjë biznes qesharak.

Dhe, oh, një pikë tjetër e sikletshme: nuk ndiheni të prirur të ndiqni dy ose tre procedurat e mëparshme? Atëherë ju - jo banka - mund të hani çdo humbje nga gjëra të tilla si falsifikimi.

Zgjidhni një kontabilist që njeh kompjuterë

Mos u shqetësoni, nuk keni nevojë të kërkoni një kontroll të historisë së FBI-së kur punësoni një llogaritar. Në fakt, nëse përdorni QuickBooks, nuk keni nevojë të punësoni njerëz që janë të njohur me sistemet e kontabilitetit të bizneseve të vogla. Por gjeni njerëz që dinë të mbajnë një libër çeqesh dhe të punojnë me një kompjuter. Ata nuk duhet të kenë problem të kuptojnë QuickBooks.

Sigurisht, ju nuk dëshironi dikë që sapo ra nga kamioni me rrepë. Por edhe nëse punësoni dikë që hyri në qytet me një, nuk do të keni shumë probleme për ta përmirësuar atë person me QuickBooks.

Nëse mundeni, gjeni një kontabilist që di kontabilitetin me hyrje të dyfishtë dhe listën e pagave

Ndërsa në temën e gjetjes së dikujt për të ndihmuar me punën e QuickBooks, këtu janë disa komente mbi aftësitë teknike të kandidatit ideal. … Një kontabilist që e di se mbajtja e kontabilitetit me hyrje të dyfishtë është shumë e dobishme – megjithëse për të qenë të drejtë, një njohuri e tillë ndoshta nuk është thelbësore.

Gjithashtu, nëse mundeni, gjeni dikë që di të bëjë listën e pagave - dhe jo vetëm gjërat e taksave federale të pagave, por edhe biznesi i majmunëve të taksave të pagave shtetërore. (Nëse nuk mund ta gjeni këtë lloj personi, dijeni se lehtë mund t'i transferoni listën e pagave në një shërbim të madh të pagave.)

Rishikoni rregullisht pasqyrat tuaja financiare

Prodhoni dhe shikoni rregullisht pasqyrën e fitimit dhe humbjes që QuickBooks gjeneron pa mundim. Bëhuni të zakonshëm për të parë bilancin tuaj me listat e aktiveve dhe detyrimeve. Eksploroni dhe gjeni një ose dy raporte që ju japin njohuri të dobishme për ritmet dhe rimat e biznesit tuaj. (Meqë ra fjala, çdo gabim që bëni do të shfaqet si shifra budallaqe në bilancin tuaj.)

Ndoshta, ju mund të mbani një kontroll mjaft të fortë mbi operacionin duke parë dy ose tre raporte lehtësisht të kuptueshme. Dhe duke i parë rregullisht këto pasqyra financiare - le të themi një ose dy herë në javë - ju e ktheni sistemin tuaj të kontabilitetit në një mjet të dobishëm si për të dalluar mundësitë joshëse ashtu edhe për të shmangur kurthe të rrezikshme.

Ja një mënyrë për të drejtuar bizneset tuaja duke parë tre raporte të QuickBooks:

• Një deklaratë fitimi dhe humbjeje që krahason numrat e vitit aktual dhe atij të vitit të kaluar (kështu që ju mund të shihni se si po ecni në vitin aktual në krahasim me vitin e kaluar)

• Përmbledhja e llogarive të arkëtueshme po vjetërohet (kështu që ju mund të shihni se cilët klientë dhe klientë janë në vonesë)

• Bilanci i gjendjes (kështu që ju mund të monitoroni paratë tuaja dhe kapitalin qarkullues dhe të dalloni çdo gjë qesharake)

Zgjidhni një sistem kontabël të përshtatshëm

Kur përdorni QuickBooks, ju përdorni ose kontabilitetin në bazë të parave të gatshme ose kontabilitetin me bazë akruale. Kontabiliteti i bazuar në para është i mirë kur fluksi hyrës i parasë së një biznesi pasqyron shitjet e tij dhe fluksi i tij i parasë pasqyron shpenzimet e tij. Megjithatë, kjo situatë nuk është rasti në shumë biznese. Për shembull, një ndërtues me kontratë shtëpish për një familje, mund të ketë para të gatshme (duke marrë hua nga bankat), por mund të mos bëjë para. Përndryshe, një pronar dyqan pengjesh që jep hua me interes 22 për qind, mund të fitojë para, edhe nëse paratë derdhen çdo ditë nga biznesi.

Si rregull i përgjithshëm, kur jeni duke blerë dhe shitur inventar, kontabiliteti me bazë akruale funksionon më mirë se kontabiliteti me bazë parash. Sidoqoftë, kontabiliteti i bazuar në para të gatshme zakonisht shtyn tatimet mbi të ardhurat.

Nëse QuickBooks nuk funksionon për biznesin tuaj

QuickBooks është një program i shkëlqyer i kontabilitetit të biznesit të vogël. Por nëse QuickBooks duket se nuk i përshtatet nevojave tuaja - nëse, për shembull, keni nevojë për një program që funksionon më mirë për një prodhues ose që përfshin ndonjë veçori të veçantë specifike të industrisë - mund të dëshironi një nga më të komplikuarit (por edhe më të fuqishëm ) paketat e kontabilitetit të biznesit të vogël.

Përpara se të hidheni nga QuickBooks Pro ose QuickBooks Premier, sigurohuni që të shikoni versionin Enterprise Solutions të QuickBooks, i cili kushton më shumë, por funksionon edhe për bizneset më të mëdha. Versioni Enterprise i QuickBooks duket dhe funksionon pothuajse identikisht me versionet "e rregullt". Nëse e njihni QuickBooks Pro ose QuickBooks Premier, në përputhje me rrethanat, ju tashmë e njihni (ose kryesisht e dini) QuickBooks Enterprise.

Nëse versioni Enterprise i QuickBooks nuk funksionon, mund të dëshironi të flisni me kontabilistin tuaj për paketat specifike të industrisë. (Për shembull, nëse jeni një printer komercial, disa shitës mund të kenë zhvilluar një paketë të veçantë kontabël vetëm për printera komercialë.)

Mbajini gjërat të thjeshta

Kur menaxhoni çështjet financiare të biznesit të vogël, mbajini gjërat sa më të thjeshta që të jetë e mundur. Në fakt, mbajini çështjet e biznesit tuaj mjaft të thjeshta sa të mund të dalloni lehtësisht nëse po bëni para dhe nëse biznesi është i shëndetshëm.

Kjo këshillë për thjeshtësinë mund të tingëllojë e çuditshme, por ndonjëherë njerëzit shumë të zgjuar mund të ndërtojnë struktura financiare komplekse monstruoze për bizneset e tyre, duke përfshirë marrëveshjet e komplikuara të qiradhënies, partneritetin labirint dhe strukturat e korporatave, dhe marrëveshjet e sofistikuara të ndarjes së fitimit dhe ndarjes së kostove me bizneset e tjera. Këto marrëveshje financiare super të sofistikuara nuk prodhojnë fitim kur merrni parasysh të gjitha kostot. Për më tepër, aranzhime të tilla komplekse pothuajse gjithmonë kthehen në dhimbje koke menaxhimi dhe mbajtja e të dhënave.