QuickBooks 2013 Pro dhe Premier në një mjedis me shumë përdorues

QuickBooks Pro dhe Premier 2013 ju lejojnë të vendosni disa fjalëkalime për skedarin e të dhënave QuickBooks. Ajo që është me të vërtetë e bukur për këtë është se ju mund t'i thoni QuickBooks të lejojë disa përdorues dhe fjalëkalime të bëjnë vetëm disa gjëra.

Pronari i biznesit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon asaj të bëjë gjithçka. Por një nëpunës i ri kontabël, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon atij vetëm të regjistrojë faturat në sistem.

Për të konfiguruar përdorues dhe fjalëkalime shtesë në edicionet QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier 2013, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën Kompania→ Vendos përdoruesit dhe fjalëkalimet → Vendosni përdoruesit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve. Kutia e dialogut "Përdoruesit dhe rolet" identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe rolet që QuickBooks mund të plotësojnë kur përdorin QuickBooks. Lista e përdoruesve, në skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut, gjithashtu identifikon se kush është aktualisht i kyçur në sistem.

Tregoju QuickBooks se dëshiron të shtosh një përdorues duke klikuar butonin Shto përdorues.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Set Up User Password and Access.

Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Jepini çdo përdoruesi për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi. Ju e bëni këtë duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit të Fjalëkalimit ashtu edhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

Identifikoni rolin(et) e përdoruesit.

Përdorni kutinë e listës së roleve të disponueshme për të zgjedhur rolet (ose detyrat) që përdoruesi plotëson. Më pas shtoni rolin e zgjedhur në listën e roleve të caktuara të përdoruesit duke klikuar butonin Shto. Për të zhvendosur një rol nga një përdorues, zgjidhni rolin nga kutia e listës së roleve të caktuara dhe më pas klikoni Hiq.

Kutia e Përshkrimi në fund të kutisë së dialogut "Përdoruesi i ri" përshkruan rolin në më shumë detaje, duke përfshirë llojin e përdoruesit të QuickBooks të cilit zakonisht mund t'i caktohet roli i zgjedhur.

(Opsionale) Ndryshoni rolet sipas nevojës.

Ju mund të rregulloni rolet që ju, me ndihmën e QuickBooks, i caktoni. Për ta bërë këtë, zgjidhni skedën Rolet në kutinë e dialogut Users and Roles, klikoni rolin që dëshironi të ndryshoni dhe klikoni butonin Edit. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Edit Role, zgjidhni një aktivitet kontabël ose zonë nga lista Zona dhe Aktivitetet dhe më pas përdorni butonat e Nivelit të Qasjes në Zonë për të specifikuar se çfarë mund të bëjë një përdorues me rolin e zgjedhur.

Mund të tregoni që përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur butonin e radios Asnjë. Mund të tregoni se përdoruesi duhet të ketë akses të plotë duke zgjedhur butonin e radios Full. Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e pjesshëm dhe më pas kontrolloni ose zgjidhni kutitë Krijo, Modifiko, Fshi, Printo dhe Shiko bilancin sipas nevojës. Klikoni OK për të ruajtur çdo ndryshim dhe për t'u kthyer në kutinë e dialogut Përdoruesit dhe Rolet.

Mund të shihni se çfarë aksesi ka fillimisht çdo rol duke zgjedhur një nga hyrjet në listën Zona dhe Aktivitetet. QuickBooks përdor butonat dhe kutitë e Nivelit të Qasjes në Zonë për të treguar cilësimet aktuale për rolin.

(Opsionale) Rishikoni lejet tuaja të përdoruesit.

Pasi të konfiguroni një përdorues, duhet (për të qenë të kujdesshëm) të rishikoni lejet që i keni dhënë përdoruesit. Për ta bërë këtë, klikoni skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut View Permissions (nuk shfaqet), zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Display për të parë dritaren View Permissions, e cila shfaq një listë shumë të detajuar të asaj që përdoruesi mund dhe nuk mund të bëjë.

(Opsionale) Rishikoni modifikimet e rolit tuaj.

Nëse bëni ndryshime në lejet e një roli, ndoshta dëshironi t'i rishikoni ato ndryshime. Për ta bërë këtë, klikoni skedën Lista e roleve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni rolin dhe klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të kutisë së dialogut Lejet e shikimit që liston rolet që ju dhe QuickBooks keni vendosur.

Zgjidhni rolin që dëshironi të rishikoni dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet. QuickBooks shfaq një version tjetër të dritares së Lejet e shikimit me një listë të detajuar të asaj që dikush me rol mund dhe nuk mund të bëjë.

Pasi të keni përfunduar me rishikimin e lejeve të përdoruesve dhe roleve, klikoni Mbyll për të mbyllur çdo dritare të hapur dhe më pas klikoni butonin Anulo ose Mbyll për të mbyllur çdo kuti dialogu të hapur.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri mund të përdorë QuickBooks; megjithatë, të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.

Kontabilistët shpesh duan të shohin të drejtat që kanë përdorues të veçantë. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse auditoheni nga CPA-ja juaj si pjesë e mbylljeve vjetore. (Ju mund të auditoheni nëse banka kërkon pasqyra financiare të audituara, për shembull.) Dritarja e Lejeve të Shikimit të QuickBooks është një mënyrë e shkëlqyeshme për t'i parë këto të dhëna në internet dhe nëse dëshironi të printoni një kopje të informacionit të lejeve, gjithçka që duhet të bëni është klikoni butonin Print të dritares.