QuickBooks 2012 Pro dhe Premier në një mjedis me shumë përdorues

QuickBooks Pro dhe Premier 2012 ju lejojnë të vendosni disa fjalëkalime për skedarin e të dhënave QuickBooks. Ajo që është vërtet e bukur për këtë është se ju mund t'i thoni QuickBooks të kufizojë disa përdorues dhe fjalëkalime për të bërë vetëm disa gjëra.

Pronari i biznesit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon asaj të bëjë gjithçka. Por një nëpunës i ri i kontabilitetit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon atij vetëm të regjistrojë faturat në sistem.

Për të konfiguruar përdorues dhe fjalëkalime shtesë në edicionet QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier 2012, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën Kompania→ Vendos përdoruesit dhe fjalëkalimet → Vendosni përdoruesit.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve, e cila identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe që aktualisht është i kyçur në sistem.

Tregoju QuickBooks se dëshiron të shtosh një përdorues duke klikuar butonin Shto përdorues.

QuickBooks shfaq kutinë e parë të dialogut Set Up User Password and Access.

Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Jepini çdo përdoruesi për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e parë të përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit të Fjalëkalimit ashtu edhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

Klikoni Next për të vazhduar dhe më pas tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin për përdoruesin e ri.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dytë të dialogut Set Up User Password and Access, tregoni nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat për përdoruesin. Nëse dëshironi të kufizoni aksesin dhe të drejtat (të drejtat janë thjesht gjërat që përdoruesi mund të bëjë), zgjidhni butonin e radios Zonat e zgjedhura të QuickBooks.

Nëse dëshironi që përdoruesi të jetë në gjendje të bëjë çdo gjë, zgjidhni butonin e radios Të gjitha zonat e QuickBooks. Nëse tregoni se përdoruesi i ri duhet të ketë akses në të gjitha fushat e QuickBooks, keni përfunduar me konfigurimin e fjalëkalimit të përdoruesit. Ju mund të kaloni hapat e mbetur.

Klikoni Tjetër për të vazhduar dhe më pas përshkruani aksesin në informacionet dhe detyrat e shitjeve dhe llogarive të arkëtueshme.

Pasi të keni përfunduar hapin 4, QuickBooks shfaq kutinë e tretë të dialogut të Konfigurimit të Fjalëkalimit të Përdoruesit dhe Qasjes. Ky është i pari nga dhjetë kutitë e dialogut që ju përcjellin në një intervistë duke bërë pyetje të hollësishme se çfarë lloj aksesi duhet të ketë çdo përdorues në një zonë të caktuar.

Klikoni Tjetër dhe më pas përshkruani blerjet dhe të drejtat e llogarive të pagueshme.

Pasi të keni përfunduar Hapin 5 duke klikuar "Tjetër", QuickBooks shfaq kutinë e katërt të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit", e cila ju lejon të specifikoni se çfarë aksesi ka ky përdorues i ri në zonat e blerjeve dhe llogarive të pagueshme. Mund të zgjidhni butonin e radios Pa qasje, Qasje e plotë ose Qasje selektive dhe një nga butonat ndihmës të Access Selective.

Klikoni Next dhe më pas përshkruani të drejtat dhe aksesin e mbetur të përdoruesit.

Kur klikoni butonin Tjetër që shfaqet në fund të çdo versioni të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit", QuickBooks shfaq disa versione të tjera të kutisë së dialogut që QuickBooks përdor për t'ju pyetur rreth të drejtave dhe aksesit të përdoruesit.

Ju kufizoni të drejtat në secilën prej këtyre fushave të tjera në të njëjtën mënyrë që bëni për shitjet dhe llogaritë e arkëtueshme dhe blerjet dhe llogaritë e pagueshme. Thjesht jini të zhytur në mendime ndërsa kaloni dhe kufizoni aftësinë e përdoruesit. Ju dëshironi që përdoruesit të kenë të drejtat e nevojshme për të bërë punën e tyre, por ju nuk dëshironi t'u jepni atyre më shumë të drejta sesa kanë nevojë.

Specifikoni nëse përdoruesi mund të ndryshojë ose fshijë transaksionet.

Pasi të keni kaluar në afërsisht një duzinë versionesh të kutive të dialogut "Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin" që pyesin për fusha specifike të kontabilitetit, QuickBooks shfaq versionin "Ndryshimi ose fshirja e transaksioneve" të kutisë së dialogut "Konfiguro fjalëkalimin dhe aksesin e përdoruesit". Në përgjithësi, ju dëshironi të kufizoni aftësitë e një përdoruesi për të ndryshuar ose fshirë transaksionet.

Klikoni Tjetër dhe më pas rishikoni vendimet tuaja për të drejtat.

Pasi të klikoni Next, QuickBooks shfaq versionin përfundimtar të kutisë së dialogut Konfiguro fjalëkalimin e përdoruesit dhe aksesin. Ai identifikon të drejtat e përdoruesit që keni caktuar ose lejuar. Ju mund ta përdorni këtë kuti dialogu për të rishikuar të drejtat që ka dikush. Nëse e kuptoni se i keni caktuar gabimisht të drejtat, klikoni butonin Prapa për t'u kthyer përsëri nëpër kutitë e dialogut në vendin ku keni bërë një gabim.

Pasi të keni përfunduar me rishikimin e të drejtave dhe aksesit të përdoruesit, klikoni Finish.

Nga kjo pikë e tutje, përdoruesi i ri do të jetë në gjendje të përdorë QuickBooks; megjithatë, të drejtat e tij ose të saj janë të kufizuara në atë që keni specifikuar.