QuickBooks 2012 Enterprise Solutions në një mjedis me shumë përdorues

QuickBooks 2012 ju lejon të konfiguroni disa fjalëkalime për skedarin e të dhënave QuickBooks 2012. Ajo që është vërtet e bukur për këtë është se ju mund t'i thoni QuickBooks 2012 të kufizojë disa përdorues dhe fjalëkalime për të bërë vetëm disa gjëra.

Pronari i biznesit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon asaj të bëjë gjithçka. Por një nëpunës i ri i kontabilitetit, për shembull, mund të ketë një fjalëkalim që i lejon atij vetëm të regjistrojë faturat në sistem.

Nëse më shumë se një person do të përdorë QuickBooks 2012, ju dëshironi të vendosni fjalëkalime shtesë. Për ta bërë këtë në QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni komandën Kompani → Përdoruesit → Vendosni përdoruesit dhe rolet.

QuickBooks 2012 shfaq kutinë e dialogut Lista e përdoruesve, siç tregohet në ilustrimin e mëposhtëm. Kutia e dialogut "Përdoruesit dhe rolet" identifikon çdo përdorues për të cilin është konfiguruar qasja në QuickBooks dhe rolet që QuickBooks mund të plotësojnë kur përdorin QuickBooks. Lista e përdoruesve, e cila shfaqet në skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut, gjithashtu identifikon se kush është aktualisht i kyçur në sistem.

Tregojini QuickBooks 2012 që dëshironi të shtoni një përdorues duke klikuar butonin Ri.

Kur klikoni këtë buton, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut "Përdoruesi i ri", siç tregohet.

Identifikoni përdoruesin dhe jepni një fjalëkalim.

Ju duhet t'i jepni çdo përdoruesi për të cilin po vendosni një fjalëkalim një emër përdoruesi. Ju e bëni këtë duke futur një emër të shkurtër - ndoshta emrin e përdoruesit - në kutinë Emri i përdoruesit. Pasi të identifikoni përdoruesin, futni fjalëkalimin e përdoruesit si në kutinë e tekstit të Fjalëkalimit ashtu edhe në kutinë e tekstit "Konfirmo fjalëkalimin".

Identifikoni rolin(et) e përdoruesit.

Përdorni kutinë e listës së roleve të disponueshme për të zgjedhur rolet (ose detyrat) që përdoruesi plotëson. Më pas shtoni rolin e zgjedhur në listën e roleve të caktuara të përdoruesit duke klikuar butonin Shto. Figura e mëposhtme tregon përdoruesin Susan me Kontabilist të listuar si një rol të caktuar. Për të hequr një rol nga një përdorues, zgjidhni rolin nga kutia e listës së roleve të caktuara dhe më pas klikoni Hiq.

(Opsionale) Ndryshoni rolet sipas nevojës.

Ju mund të rregulloni rolet që ju, me ndihmën e QuickBooks, i caktoni. Për ta bërë këtë, zgjidhni skedën Rolet në kutinë e dialogut Users and Roles dhe më pas klikoni rolin që dëshironi të ndryshoni dhe butonin Edit.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Edit Role (shih ilustrimin më poshtë), zgjidhni një aktivitet kontabël ose zonë nga lista Zona dhe Aktivitetet dhe më pas përdorni butonat e Niveli i Qasjes në Zonë për të specifikuar se çfarë mund të bëjë një përdorues me rolin e zgjedhur.

Ju mund të tregoni që përdoruesi nuk duhet të ketë akses duke zgjedhur aksesin Asnjë, i plotë ose i pjesshëm nëpërmjet butonit të duhur të radios. Nëse përdoruesi duhet të ketë akses të pjesshëm, ju zgjidhni butonin e pjesshëm dhe më pas kontrolloni ose zgjidhni kutitë Krijo, Modifiko, Fshi, Printo dhe Shiko bilancin sipas nevojës. Klikoni OK për të ruajtur çdo ndryshim në role dhe për t'u kthyer në kutinë e dialogut "Përdoruesit dhe rolet".

Si rregull i përgjithshëm, kur bëhet fjalë për kontrollet e kontabilitetit, ju dëshironi të siguroni sasinë minimale të aksesit. Nëse dikush nuk ka nevojë për qasje në skedarin e të dhënave QuickBooks për detyrat e përditshme, duhet të zgjidhni butonin Asnjë.

Sa më shumë aftësi t'i jepni për të kontrolluar në sistemin tuaj të kontabilitetit, aq më i madh është rreziku që dikush të mund të futë gabime në sistem dhe aq më e lehtë do t'ia bëni që dikush t'ju vjedhë.

(Opsionale) Rishikoni lejet tuaja të përdoruesit.

Pasi të konfiguroni një përdorues, duhet (për të qenë të kujdesshëm) të rishikoni lejet që i keni dhënë përdoruesit. Për ta bërë këtë, klikoni skedën Lista e përdoruesve të kutisë së dialogut Përdoruesit dhe Rolet, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Shiko Lejet.

Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Shiko Lejet, zgjidhni përdoruesin dhe më pas klikoni butonin Display. Ilustrimi i mëposhtëm tregon dritaren e lejeve të shikimit, e cila shfaq një listë shumë të detajuar të asaj që përdoruesi mund dhe nuk mund të bëjë.