Qëllimi i kontabilitetit për të punuar me QuickBooks 2012

Gjëja më e rëndësishme për të kuptuar në lidhje me kontabilitetin në mënyrë që të përfitoni sa më shumë nga puna juaj në QuickBooks 2012 është se ajo ofron informacion financiar për palët e interesuara. Çdo funksion kontabiliteti i përshkruar këtu kryhet me shkathtësi nga secili prej versioneve të QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier dhe QuickBooks Enterprise.

Palët e interesuara janë njerëzit që bëjnë biznes ose ndërveprojnë me një firmë; ato përfshijnë menaxherët, punonjësit, investitorët, bankat, shitësit, autoritetet qeveritare dhe agjencitë që mund të taksojnë një firmë. Nevojat për informacion të këtyre palëve të interesuara përcaktojnë se çfarë duhet të bëjë një sistem kontabiliteti.

Nevojat për informacion të menaxherëve, investitorëve dhe sipërmarrësve

Kategoria e parë e palëve të interesuara përfshin menaxherët e firmës, investitorët dhe sipërmarrësit. Ky grup ka nevojë për informacion financiar për të përcaktuar nëse një biznes po fiton para. Ky grup kërkon gjithashtu çdo informacion që jep njohuri nëse një biznes po rritet apo po kontraktohet dhe sa i shëndetshëm apo i sëmurë është.

Për të përmbushur detyrimet dhe detyrat e tij, ky grup shpesh ka nevojë për informacion të detajuar. Për shembull, një menaxher ose sipërmarrës mund të dëshirojë të dijë se cilët klientë janë veçanërisht fitimprurës - ose jofitimprurës. Një investitor aktiv mund të dëshirojë të dijë se cilat linja produktesh po rriten ose po kontraktohen.

Një grup i lidhur kërkesash informacioni ka të bëjë me mbajtjen e regjistrave të aktiveve dhe detyrimeve. Një aktiv është diçka që firma zotëron, të tilla si para, inventari ose pajisje. Një detyrim është një borxh ose detyrim që firma i detyrohet, të tilla si huatë bankare dhe llogaritë e pagueshme.

Natyrisht, dikush në një firmë - ndoshta një menaxher, kontabilist ose kontabilist - duhet të ketë të dhëna shumë të detajuara të shumës së parave të gatshme që firma ka në llogaritë e saj bankare, inventarin që firma ka në magazinë ose në raftet e saj. dhe pajisjet që firma zotëron dhe përdor në operacionet e saj.

Dikush që punon në një biznes, menaxhon një biznes ose investon në mënyrë aktive në një biznes ka nevojë për informacion të mirë të përgjithshëm në lidhje me çështjet financiare të firmës dhe, në shumë raste, informacion shumë të detajuar në lidhje me aktivet e rëndësishme (të tilla si paratë e gatshme) dhe detyrimet (si p.sh. kredi bankare).

Nevojat informative të kreditorëve të jashtëm

Një kategori e dytë e palëve të interesuara përfshin firmat e jashtme që i japin para një biznesi dhe agjencitë e raportimit të kredisë që ofrojnë informacion për këta huadhënës. Për shembull, bankat duan të dinë për çështjet financiare dhe gjendjen financiare të një firme përpara se të japin hua. Sistemi i kontabilitetit duhet të prodhojë informacionin financiar që kërkon një bankë për të shqyrtuar një kërkesë për kredi.

Çfarë informacioni duan huadhënësit? Huadhënësit duan të dinë se një biznes është fitimprurës dhe gëzon një fluks parash pozitiv. Fitimet dhe flukset pozitive të parasë i lejojnë një biznesi të shlyejë me lehtësi borxhin. Një bankë ose një huadhënës tjetër gjithashtu dëshiron të shohë asete që mund të likuidohen, në një skenar të rastit më të keq, për të paguar një kredi - dhe gjithashtu borxhe të tjera që mund të përfaqësojnë një pretendim mbi aktivet e firmës.

Shitësit gjithashtu zakonisht kërkojnë informacion financiar nga një firmë. Një shitës shpesh i jep hua para një firme duke i dhënë kredi tregtare. Ajo që vlen të përmendet për këtë është se shitësit ndonjëherë kërkojnë kontabilitet të veçantë.

Për shembull, një nga kategoritë e shitësve me të cilët merret një kompani si Wiley Publishing, Inc., janë autorët. Për t'i paguar një autori honorarin që ai ose ajo i takon, Wiley bën një sasi të mjaftueshme pune për të llogaritur shumat e honorarëve për njësi dhe më pas raporton dhe ua kthen këto shuma autorëve.

Firmat e tjera ndonjëherë kanë kërkesa të ngjashme për raportimin financiar për shitësit. Përfituesit e ekskluzivitetit (si burri ose gruaja që zotëron dhe drejton McDonald's-in lokal) paguajnë një tarifë ekskluziviteti bazuar në të ardhurat. Shitësit me pakicë mund të kryejnë kontabilitet dhe raportim të veçantë në mënyrë që të gëzojnë zbritje dhe stimuj nga prodhuesit e produkteve që ata shesin.

Nevojat për informacion të agjencive qeveritare

Palët e parashikueshme të interesit që kërkojnë informacion financiar nga një biznes janë agjencitë qeveritare federale dhe shtetërore me juridiksion mbi firmën. Për shembull, çdo biznes në Shtetet e Bashkuara duhet të raportojë mbi të ardhurat, shpenzimet dhe fitimet e tij në mënyrë që firma të mund të llogarisë saktë tatimin mbi të ardhurat që i takon qeverisë federale dhe më pas ta paguajë atë taksë.

Firmat me punonjës duhet gjithashtu t'i raportojnë qeverisë federale dhe shtetërore për pagat e paguara për ata punonjës - dhe taksat e pagave bazuar në metrika, të tilla si numri i punonjësve, pagat e paguara për punonjësit dhe përfitimet e papunësisë të kërkuara nga punonjësit e kaluar.

Sigurimi i këtij lloj informacioni financiar për agjencitë qeveritare përfaqëson një detyrë kryesore të sistemit të kontabilitetit të një firme.

Nevojat informative të gjenerimit të formave të biznesit

Përveç raportimit financiar të përshkruar në paragrafët e mësipërm, sistemet e kontabilitetit zakonisht kryejnë një detyrë tjetër kryesore për bizneset: prodhimin e formave të biznesit. Për shembull, një sistem kontabiliteti pothuajse gjithmonë prodhon çeqet e nevojshme për të paguar shitësit.

Përveç kësaj, një sistem kontabiliteti përgatit faturat dhe kontrollet e listës së pagave. Sistemet më të sofistikuara të kontabilitetit, të tilla si ato të përdorura nga firmat e mëdha, përgatisin shumë forma të tjera biznesi, duke përfshirë porositë e blerjeve, deklaratat mujore të klientëve, memorandumet e kredisë për klientët, faturat e shitjeve, e kështu me radhë.