Planifikoni sistemin tuaj të ri QuickBooks 2012

Nëse kuptoni disa elemente të përgjithshme – çfarë bën kontabiliteti dhe çfarë bëjnë sistemet e kontabilitetit – që në fillim, do të zbuloni se procesi i konfigurimit të QuickBooks 2012 ka shumë më tepër kuptim.

Çfarë bën kontabiliteti

Mendoni se çfarë bën kontabiliteti. Njerëzit mund të debatojnë për detajet e vogla, por shumica do të pajtoheshin që kontabiliteti bën katër gjërat e mëposhtme të rëndësishme:

• Mat fitimet dhe humbjet

• Raportet mbi gjendjen financiare të një firme (asetet, detyrimet dhe vlera neto e saj)

• Ofron regjistrime të detajuara të aktiveve, detyrimeve dhe llogarive të kapitalit të pronarit

• Ofron informacion financiar për palët e interesuara, veçanërisht për menaxhmentin

Çfarë bëjnë sistemet e kontabilitetit

Tani hidhni një vështrim të shkurtër se çfarë bëjnë zakonisht sistemet e kontabilitetit - ose të paktën ato që bëjnë sistemet e kontabilitetit të biznesit të vogël:

• Përgatitni pasqyra financiare, duke përfshirë pasqyrat e të ardhurave, bilancet dhe raportet e tjera të kontabilitetit.

• Gjeneroni forma biznesi, duke përfshirë çeqet, çeqet e pagave, faturat, deklaratat e klientëve, e kështu me radhë.

• Mbani regjistrime të detajuara të llogarive kryesore, duke përfshirë paratë, llogaritë e arkëtueshme (shumat që klientët i detyrohen një firme), llogaritë e pagueshme (shumat që një firmë u detyrohet shitësve të saj), artikujt e inventarit, aktivet fikse, etj.

• Kryen funksione të specializuara të menaxhimit të informacionit. Për shembull, në industrinë botuese, botuesit e librave shpesh u paguajnë autorizim autorëve. Pra, kontabiliteti i honorareve është një detyrë që sistemet e kontabilitetit të botuesve të librave zakonisht duhet ta bëjnë.

Çfarë bën QuickBooks 2012

Në rregull, pasi të kuptoni se çfarë bën kontabiliteti dhe çfarë bëjnë zakonisht sistemet e kontabilitetit, mund të shihni me një perspektivë se çfarë bën QuickBooks:

• Prodhon pasqyra financiare

• Gjeneron shumë forma të zakonshme biznesi, duke përfshirë çeqet, çeqet e pagave, faturat e klientëve, deklaratat e klientëve, memorandumet e kreditit dhe urdhrat e blerjes

• Mban të dhëna të detajuara të një sërë llogarish kryesore: paratë e gatshme, llogaritë e arkëtueshme, llogaritë e pagueshme dhe inventarin në cilësime të thjeshta

QuickBooks bën tre nga katër gjërat që do të prisnit të bënte një sistem kontabiliteti. QuickBooks nuk ofron materiale të specializuara të kontabilitetit. Për shembull, QuickBooks nuk bën kontabilitet të honorareve.

Çfarë nuk bën QuickBooks 2012

Pra, QuickBooks bën tre nga katër gjërat që bëjnë sistemet e kontabilitetit, por nuk bën gjithçka. QuickBooks është shpesh një zgjidhje kontabël jo e plotë. Prandaj, jini të kujdesshëm në përcaktimin e pritshmërive tuaja. Ju gjithashtu, zakonisht, duhet të gjeni zgjidhje për disa nga kërkesat tuaja të veçanta të kontabilitetit.

QuickBooks u jep përdoruesve dhe bizneseve shumë fleksibilitet. Pra, duke u rikthyer te shembulli i mëparshëm, një botues librash mund të bëjë shumë nga ato që duhet të bëjë për kontabilitetin e honorarëve në QuickBooks. Kjo punë e kontabilitetit të honorareve thjesht kërkon një sasi të caktuar rrëmujë pasi biznesi po krijon QuickBooks.

Sidoqoftë, QuickBooks (ose të paktën versionet më të njohura të QuickBooks) vuan nga disa dobësi të rëndësishme:

• QuickBooks Pro nuk ofron një mënyrë të mirë për të trajtuar prodhimin e inventarit. Sidoqoftë, QuickBooks Premier dhe QuickBooks Enterprise Solutions mbështesin kontabilitetin e thjeshtë të prodhimit. (Këto versione të QuickBooks ju ndihmojnë të llogarisni procesin e shndërrimit të lëndëve të para në mallra të gatshme.)

• Vetëm QuickBooks Enterprise Solutions trajton situatën e ruajtjes së inventarit në shumë vende. Me fjalë të tjera, QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier thjesht tregojnë, për shembull, se keni 3000 miniaplikacione. Nuk ju lejon të mbani gjurmët e faktit që keni 1000 miniaplikacione në magazinë, 500 miniaplikacione në dyqanin A dhe 1500 miniaplikacione në dyqanin B.

Përkundër faktit se QuickBooks mund të jetë një zgjidhje jo e plotë dhe mund të mos e trajtojë inventarin ashtu siç dëshironi ose keni nevojë, QuickBooks është ende një zgjidhje shumë e mirë. Ajo që bën QuickBooks, e bën shumë mirë. Merrni parasysh faktin se QuickBooks do të jetë rreth e rrotull për një kohë të gjatë, të gjatë.

Ka shumë më tepër gjasa që një produkt softuerësh kontabël me 600 përdorues, për shembull, të ndërpritet në vend të një produkti si QuickBooks, i cili ka 4,000,000 klientë.